Kategoria: Asiaa lapioitavaksi – projektinhallinta ja asiantuntija-artikkelit

Oletko tyytyväinen nykyisen tilaus-toimitusketjusi suorituskykyyn? Onko arki yhtä tulipalojen sammuttelua? Oletko tunnistanut mahdollisten haasteiden todelliset syyt? Ovatko mahdolliset korjaavat toimenpiteet tuottaneet haluttua tulosta? Ovatko toimenpiteet kohdistuneet oikeisiin asioihin? 

Jos olet tyytyväinen, niin hienoa! Jos sen sijaan näet parannettavaa, niin ota kuppi kahvia ja jatka lukemista. Vastauksia tilaus-toimitusketjun hallinnan kehittämiseen antavat Sematin Senior Project Manager Janne Jarva ja projektiliiketoiminnasta vastaava Pasi Niemi. Jannella yli viidentoista vuoden kokemus logistiikkaan, huoltopalveluihin ja tuotantoon liittyvistä tehtävistä teknologiateollisuudessa ja Pasilla puolestaan on yli 35 vuoden kokemus operatiivisissa johtotehtävistä puolustusvoimissa ja puolustusvälineteollisuuden parissa.  

Miksi panostus tilaus-toimitusketjun hallintaan kannattaa? 

Tilaus-toimitusketjun (TiTo) hallinta muodostaa yrityksen yhden merkittävimmistä menestystekijöistä ja tilaus-toimitusketjun häiriöillä onkin haitalliset seuraukset yrityksen kannattavuuteen. Pahimmillaan häiriötilanne voi johtaa toiminnan keskeytymiseen tai jopa loppumiseen kokonaan. 

“Haasteet tilaus-toimitusketjussa voivat aiheutua esimerkiksi sopimusten puutteellisuudesta, heikoista kilpailutuksista tai tietojärjestelmien käyttöön liittyvistä puutteista. Näiden lisäksi henkilöstön osaamispuutteet voivat aiheuttaa haasteita samoin kuin onnettomuudet tai muut ennakoimattomat tilanteet, mitkä vaikuttavat esimerkiksi logistisiin ketjuihin”, Janne Jarva summaa tyypillisimpiä häiriötekijöitä.  

Varautumisella ja ennakoivalla toimenpiteillä voidaan pienentää häiriöistä johtuvien taloudellisten tai toiminnallisten riskien konkretisoitumista. Aktiivisella tilaus-toimitusketjun kehittämisellä yrityksen suorituskyky kasvaa ja toiminnan sopeutuminen yllättäviin tilanteisiin paranee, kun haasteet ovat tiedossa ja niihin on varauduttu tai tehty korjaavia toimenpiteitä.  

“Usein organisaatioissa pullonkaulat toimitusketjuissa kyllä tiedostetaan, mutta muutosten toteuttamiseen vaadittavia resursseja ei ole käytettävissä. Näissä tilanteissa ulkopuolisen asiantuntijan käyttäminen on kustannustehokasta. Lisäksi ulkopuolinen asiantuntija pystyy arvioimaan tilannetta neutraalisti ja näkemään haasteet selkeämmin”, Pasi Niemi kertoo. 

Häiriöt globaaleissa toimitusketjuissa ovat kasvaneet viime vuosien aikana ja yritysten tulisi varautua häiriöihin entistä tarkemmin esimerkiksi pohtimalla tuotannon siirtoa maasta toiseen. Tilaus-toimitusketjun hallinnan kehittäminen antaakin yrityksille mahdollisuuden tarkastella toimintaansa kriittisesti, jolloin saatetaan havaita, että toiminnan ulkoistaminen tai hankinta ulkomailta ei aina ole kannattavin vaihtoehto kokonaisuuden kannalta.  

“Tilaus-toimitusketjun hallinnan kehittämisprosessin lopputulemana saattaakin olla päätös siirtää tuotanto Suomeen ja samalla kasvattaa kotimaista osaamista ja työpaikkojen määrää, sekä tilaus-toimitusketjun luotettavuutta kokonaisuudessaan”, Pasi sanoo.  

Tilaus-toimitusketjun hallinnan kehittämisen keskeiset askeleet  

Jos yrityksen tilaus-toimitusketjun hallintaa haluaa lähteä kehittämään, mistä kannattaa lähteä liikkeelle? Kokosimme neljän kohdan listan keskeisistä toimenpiteistä, millä tilaus-toimitusketjun hallintaa voi kehittää  

1. Selvitä nykytilanne

Ensimmäinen askel on nykytilanteen selvittäminen, jonka pohjalta tilaus-toimitusketjun hallintaa voidaan lähteä kehittämään. Nykytilan kartoitus on tehtävä rehellisesti ja prosessin heikot kohdat ovat tärkeä kartoittaa perusteellisesti. Harvan mielestä oman yrityksen heikkouksien penkominen on kivaa ja omalle toiminnalle tuppaa sokeutumaan, ja siksi ulkopuolisen asiantuntijan käyttäminen on hyödyllistä. Asiaan perehtynyt asiantuntija osaa tarkastella asioita faktoihin pohjautuen. 

2. Löydä merkittävimmät kehityskohteet 

Selvitä toimiiko tilaus-toimitusketjusi hallinta, jos poikkeustilanne tulee eteen. Testaamalla nähdään toimivatko prosessit suunnitellusti, tukevatko ohjeet ja muu dokumentaatio poikkeustilanteesta selviytymistä ja miten organisaatio reagoi tällaisessa tilanteessa. Yhteistyössä asiantuntijan kanssa menestystekijät ja kehityskohteet tulevat selkeästi havainnoitua ja tältä pohjalta korjaavien toimenpiteiden tekeminen on helpompaa. 

3. Tee suunnitelma korjaavista toimenpiteistä 

Miksi vain selvittää haasteet, jos niille ei tee mitään? Selkeät toimenpiteet havainnoitujen heikkojen kohtien korjaamiseksi on syytä suunnitella tarkkaan. Usein homma kuitenkin jää, sillä yrityksen sisäisesti siihen ei löydy omalta väeltä tarpeeksi aikaa. Ulkopuolisen ammattilaisen kanssa korjaavat toimenpiteet saadaan suunniteltua joutuisasti ja asiakaslähtöisesti.  

4. Toimenpiteiden toteuttaminen 

Koko paletin vaikein osuus: suunniteltujen toimenpiteiden toteuttaminen. Esimerkiksi ohjeiden ja sopimusten muuttaminen ja uusien prosessien jalkauttaminen on työlästä ja vaatii pitkäjänteistä työtä. Yhdessä asiantuntijan kanssa projektimaisesti tehtynä toimenpiteiden toteuttaminen varmistaa niiden valmiiksi saattamisen ja käyttöönottamisen. 

Koska aina löytyy parannettavaa, on tilaus-toimitusketjun jatkuva kehittäminen tärkeää. Korjaavien toimenpiteiden vaikuttavuutta on tärkeää seurata selkeiden mittareiden avulla ja samalla monitoroida mahdollisten uusien toimintamallien käyttöönoton toteutumista.  

Miksi valita ulkoinen kumppani tilaus-toimitusketjun hallinnan kehittämiseksi?  

Kuulostaako kehittäminen omatoimisesti raskaalta? Haluaisitko sen olevan vaivatonta ja helppoa? 

Ulkoisen kumppanin avulla kehittäminen on helppoa ja sinä voi keskittyä ydinliiketoimintaasi. Kumppanin kanssa kehittäminen ei myöskään vie organisaation resursseja ja ammattitaitoinen kumppani tuo tarvittavan osaamisen mukanaan. 

Tilaus-toimitusketjun kehittämiseen erikoistunut palvelukokonaisuutemme (Semat ARM) avulla yrityksesi tilaus-toimitusketjun hallittavuus saadaan selvitettyä ja palvelukokonaisuus skaalautuu yrityksesi kokoon ja tarpeeseen sopivaksi. Käytössämme on tilaus-toimitusketjun hallinnan kehittämiseen omat työkalut, joiden pohjalta voidaan yksiselitteisesti tunnistaa tilaus-toimitusketjuun liittyvät haasteet ja tekijät.  

“Todennamme tilaus-toimitusketjusi hallinnan nykytilan, kartoitamme mahdolliset riskit poikkeamatilojen hallinnan arvioinnilla, luotsaamme ja tuemme muutoksissa. Toimitusketjujen pullonkaulojen poistamiseksi ja muiden haasteiden selättämiseksi tarjoamme konkreettisia ratkaisuja”, kertoo Janne. 

“Semat on tunnettu vankasta osaamisestamme teknologiateollisuuden piirissä. Osalla projektipäälliköistämme on vuosien kokemus muun muassa tuotantoteknologian siirtoprosesseista. Erityisosaamiseemme kuuluu projektien johtamisen lisäksi kyky pureutua projektien muihin tukitoimintoihin käytännön tasolla”, Pasi sanoo. 

Kiinnostuitko? Ota meihin yhteyttä helposti chatin kautta tai esimerkiksi soittamalla

Vastuullisuustyö kuuluu kaikille yrityksille ja erityisesti kiristyvien raportointivelvoitteiden takia myös pk-yritysten on syytä kiinnittää asiaan huomiota.

Yritysvastuu eli Corporate Responsibility (CR) koostuu yli lainsäädännön vaatimusten menevistä vapaaehtoisista toimista, joilla organisaatio toteuttaa ekologista, sosiaalista ja taloudellista vastuutaan. Yritysvastuu kuuluu kaikille yrityksille ja se perustuu yrityksen arvoihin, missioon ja visioon. 

Suurin osa yrityksistä tekee jo vastuullisuustyötä huomaamattaan. Kuitenkin järjestelmällisessä yritysvastuutyössä yrityksellä on suunnitelma, jossa on selkeät tavoitteet, mittarit ja askelmerkit, miten tavoitteeseen päästään. Vastuullisuustyön kehittämisessä keskitytäänkin aina yrityksen toiminnan olennaisiin vaikutuksiin, riskeihin ja mahdollisuuksiin. Keskittymällä olennaiseen saadaan vastuullisuustyössäkin aikaan parhaat mahdolliset tulokset ja konkreettista hyötyä yrityksille ja yhteiskunnalle. Vastuullisuustyö on maraton, jossa jokaisella askeleella on merkitystä. 

Miksi tehdä yritysvastuun kehittämistä? 

Yksi tärkeimmistä syistä, miksi yritysten kannattaa selvittää oman yritysvastuunsa tila ja tehdä vastuullisuusstrategia, on lisääntyvä säätely. EU:n asettamat raportointivelvoitteet (mm. Corporate Sustainability Reporting Directive = CSRD-direktiivi, EU-taksonomia) laajenevat koskemaan yrityksiä, jotka täyttävät vähintään kaksi kolmesta kriteeristä: yrityksellä on yli 250 työtekijää, sen liikevaihto on yli 40 M€ tai yrityksen tase on yli 20 M€. Näiden yritysten raportointivelvollisuus alkaa vuonna 2025 eli tiedonkeruu on aloitettava vuoden 2025 alussa. Kuitenkin raportointivelvollisuus alkaa koskemaan yrityksiä, jotka työllistävät yli 500 henkeä, jo vuonna 2024. Näiden yritysten osalta nyt onkin viimeiset hetket saada homma käyntiin.  

Mutta miksi myös pk-yritysten tulisi kiireen vilkkaa alkaa tekemään järjestelmällistä yritysvastuutyötä?

Raportointivelvollisuuden piirissä olevat yritykset tulevat vaatimaan kumppaneiltaan ja hankintaverkostoiltaan tietoja vastuullisuuteen liittyvistä toimista esimerkiksi vastuullisuusraporttien muodossa. Pahimmassa tapauksessa tietojen puute voi johtaa kumppanuuksien päättymiseen ja vaarantaa yrityksen jatkuvuuden. Kiristyvä säätely vaikuttaa myös rahoitusmahdollisuuksiin, sillä EU-taksonomian avulla pyritään tunnistamaan kestäväksi katsotut rahoitus- ja investointikohteet ja rahoituslaitokset tulevat vaatimaan myös pk-yrityksiltä tietoja yrityksen vastuullisuuteen liittyen. 

Laajentuvien vaatimusten lisäksi yritysvastuutyö tarjoaa mahdollisuuden tehostaa yrityksen toimintaa ja voi tuoda kustannussäästöjä esimerkiksi parantuneen resurssitehokkuuden myötä. Myös henkilöstön hyvinvointiin panostaminen parantaa työviihtyvyyttä, joka vuorostaan näkyy esimerkiksi sairaspoissaolojen vähentymisenä, ja tuo yritykselle kustannussäästöjä. 

Vastuullisuustyöhön liittyy myös viestinnällinen aspekti: yritys on houkuttelevampi yhteistyökumppani ja työpaikka, kun yrityksen toiminta on todennetusti vastuullista ja siitä viestitään selkeästi.  

Miten liikkeelle yritysvastuutyön kanssa?

Kuten kaikki Sematin toiminnankehittämiseen liittyvät palvelut myös yritysvastuun kehittämiseen liittyvät palvelut alkavat nykytilan kartoituksella. Nykytilan kartoituksen jälkeen yritykselle muodostetaan yritysvastuustrategia, joka on perusta yrityksen vastuullisuustyön kokonaisuudelle. Yritysvastuustrategiassa määritetään vastuullisuustyön painopisteet, tavoitteet, vastuut ja toteutustavat. Tämän jälkeen yritykselle voidaan tehdä yrityksen tarpeen mukaan esimerkiksi hiilijalanjäljen laskenta, CSRD-strategia, taksonomiastrategia tai yrityksen vastuullisuusraportti. 

”Vastuullisuustyö kuuluu kaikille yrityksille, sillä paikoilleen ei auta jäädä tässäkään asiassa. Järjestelmällinen yrityksen toiminnan kehittäminen myös vastuullisuuden saralla on mahdollisuus erottua ja hankkia etumatkaa. Vastuullisuus ei ole vain eettinen valinta, vaan myös liiketoiminnan kannalta välttämätön tekijä ja mahdollisuus, joka luo pitkäaikaista arvoa yrityksille ja niiden kautta koko yhteiskunnalle”, summaa yhteistyökumppanimme Jukka Niemi, vastuullisuusasiantuntija, Käkikuu Oy.

Kiinnostuitko? Ole meihin helposti yhteydessä chatin tai yhteydenottolomakkeen kautta.

Ulkoistaa vai eikö ulkoistaa? 

Yrityksen omasta tiimistä saattaa puuttua projektiin liittyvää osaamista tai tarvittava määrä henkilöitä projektin ajaksi, jolloin ulkoistaminen voi olla viisas ratkaisu. 

Toisaalta ulkoistamiseen liittyy myös omia kommervenkkeja, kuten oikean kumppanin löytäminen ja siihen liittyvät lisäkulut. 

Mikä siis neuvoksi? 

Vastaamme tähän kysymykseen tässä artikkelissa, perustuen Jani Rathgeberin, Sematin toimitusjohtajan jakamiin ajatuksiin. 

Milloin ulkoistaminen kannattaa ja milloin se ei kannata? 

“Sematin pitkän kokemuksen myötä olemme huomanneet, että projektitoiminnan ulkoistamisen keskeisemmät syyt liittyvät usein oikean osaamisen löytämiseen. Yrityksen listoilta saattaa puuttua kyseiseen projektiin soveltuva projektijohtaja tai muu projektiin oleellisesti liittyvä henkilö, kuten aikatauluttaja taikka projektikoordinaattori,” sanoo Rathgeber. 

Uuden henkilöstön rekrytoiminen on aikaa vievä prosessi, johon täytyy sijoittaa resursseja myös varsinaisen projektin ulkopuolelta. Ulkoistamisen kautta oikeat tekijät löytyvät nopeasti, ja tarvittaessa heitä voidaan myös vaihtaa projektin aikana, ja kulut rajoittuvat vain itse projektin piiriin. 

“Ulkoistamista kannattaa siis harkita tilanteissa, joissa organisaatio haluaa varmistaa erityisosaamisen saatavuuden ilman sitoutumista pysyviin rekrytointeihin. Mikäli projekti vaatii osaamista yrityksen ydintoiminnan ulkopuolelta, kannattaa tarkistaa kumppanilta, josko projektiin löytyisi sopivia tekijöitä,” jatkaa Rathgeber. 

Ulkoistaminen kannattaa myös tilanteissa, jossa projektijohdolta tarvitaan erityistä kokemusta ja vankkaa otetta johtamiseen. Ulkoistamisen kautta projektiin voidaan valita niin osaamisen kuin kokemuksenkin kannalta sopiva henkilö tai sopivat henkilöt johdon tehtäviin. 

Ulkoistaminen voi puolestaan olla tarpeetonta tilanteessa, jossa projektiin löytyy jo valmiiksi kaikki tarvittava asiantuntevuus, eikä osaamisen tarpeisiin liity suurta vaihtelua.  

“Käymme aina projektin kokonaisuuden kumppanin kanssa läpi ennen asiakkuuden aloittamista. Tähän kuuluu ulkoistuksen tarpeen kartoittaminen, ja parhaan mahdollisen ulkoistamisen yhteistyömallin löytäminen,” sanoo Rathgeber. 

Projektitoiminnan ulkoistamisen 4 keskeisintä etua

Jos ulkoistamiseen päädytään, mitkä sitten ovat sen keskeisimmät edut? Mitä ulkoistamiselta voi odottaa, ja mitä sitä suunnittelevan kannattaa ottaa huomioon? Listasimme tähän hyödyt, joita projektitoiminnan ulkoistamisessa useimmiten nähdään. 

1. Laaja-alainen näkemys ja kokemus  

Ulkoistamisen myötä organisaatio saa käyttöönsä monipuolista kokemusta eri toimialoilta, tuoden arvokasta ulkoista näkemystä projektitoimintaan. Projektinjohtamisen ulkoistaminen voi tuoda projektiin johtajuuden osaamista ja käytäntöjä eri aloilta, mahdollistaen parhaaksi todettujen keinojen hyödyntämisen juuri kyseisen projektin aikana.  

“Tietyissä tapauksissa jopa koko projektiryhmän ulkoistaminen voi olla järkevin vaihtoehto, jos projekti on luonteeltaan kertaluontoinen ja siihen tarvitaan vankkaa kokemusta ja erityisosaamista, jolle ei ole tarvetta projektin jälkeen,” sanoo Rathgeber. 

2. Kustannustehokkuus ja läpinäkyvyys

Ulkoistaminen mahdollistaa kustannusten tarkan ennakoinnin, ja ulkoistetun työvoiman standardoidut dokumentointitavat tuovat läpinäkyvyyttä resurssien käyttöön. Projektitoiminnan osittainen tai kokonaisvaltaisempi ulkoistaminen selkeyttää projektin kustannusrakennetta ja edistää tehokasta resurssien käyttöä.  

“Sematin projektijohtajilta vaaditaan aina, että kaikki projektityö raportoidaan tarkasti siten, että kun työ on tehty kaikki dokumentit ovat helposti löydettävissä. Tämä on ainoa tapa meidänkin osoittaa jälkeenpäin, että työ on tehty hyvin ja kulut pidetty aisoissa. Toisin sanoen läpinäkyvä ja tehokas raportointi on sekä meidän oman liiketoimintamme että kyseessä olevan projektin kannalta varsin oleellista,” sanoo Rathgeber. 

3. Nopea ja joustava reagointi henkilöstötarpeiden muutoksiin

Ulkoistamisella varmistetaan oikean osaamisen löytäminen projektiin sen alkaessa, sekä sen koko elinkaaren aikana. Ulkoistuksen tuoman laajan käytettävissä olevan osaajapoolin myötä projektin sopeutumiskyky lisääntyy ja sen saa käynnistettyä tiukassakin aikataulussa. Kädenmitan päästä löytyvät ammattilaiset tuovat myös ratkaisun projektiin, jossa henkilöstöä saatetaan joutua lisäämään tai vaihtamaan projektin eri vaiheissa. 

“Ulkoistuksella tuodaan projektiin ennen kaikkea uusia näkemyksiä ja toimintatapoja. Laajentamalla osaamisen poolia yrityksen sisäisen henkilöstön ulkopuolelle päästään hyödyntämään erityyppistä osaamista, sekä uusia näkökulmia,” sanoo Rathgeber. 

4. Rekrytoinnin riskien minimointi 

Yrityksen oman henkilöstön laajentamiseen liittyy aina tiettyjä riskejä. Voi käydä, että palkatun henkilön osaaminen ei vastaakaan työn vaatimuksia, tai henkilö ei sovi yhteen yrityksen kulttuuriin. Toisaalta työntekijällä on voinut saada työstä väärän kuvan, ja hän päättää joko päättää työnsuhteen tai ei löydä motivaatiota suoriutua tehtävistä kunnolla. 

Joka tapauksessa virherekrytointi tuottaa aina yritykselle ylimääräistä työtä ja välttämättömiä kuluja. Tässä ulkoistaminen on hyvä keino minimoida rekrytoinnin riskit: ulkoistettu henkilö ei ole missään vaiheessa yrityksen omilla palkkalistoilla, jolloin osaajan valintaan liittyvät riskit jäävät kokonaan ulkoistusta tarjoavan yrityksen kontolle. 

“Ulkoistaessa kaikki henkilön valintaan liittyvät riskit ja kustannukset rajoittuvat ulkoistuksen sopimuksen ajalle. Jos osaajasta on meille maksettu, niin osaaja projektiin myös löydetään. Joskus tämä voi vaatia tekijän vaihtamista tai lisäkäsien liittämistä projektiin sen alkamisen jälkeenkin,” sanoo Rathgeber. 

Ulkoista luotettavasti Sematin kanssa 

Sematin projektipalvelut, projektipäälliköistä projektien tukifunktioiden osaajiin, ovat suunniteltu projektin jokaisen tarpeen täyttämiseen. Olemme auttaneet asiakkaitamme kaiken kokoisissa projekteissa ja olleet mukana jos jonkinlaisten tulipalojen sammuttamisessa – onhan tämä ydinosaamistamme. 

Toimimme ennen kaikkea asiakkaidemme kumppanina sekä neuvonantajana. Emme ainoastaan tarjoa projektiin tarvittavaa osaamista vaan tuomme myös näkemystä projektien suunnitteluun ja niiden toteutukseen.  

Käymme jokaisen projektin alkaessa läpi mikä malli toimisi kyseisessä tapauksessa parhaiten, ja minkälainen kulurakenne tukisi projektin tavoitteita parhaimmalla tavalla. 

Kartoituksen ja suunnittelun jälkeen käymme yhdessä läpi eri vaihtoehtoja projektin rooleihin. Sitten toimitamme projektin omistajalle tiedot sekä ansioluettelot projektiin soveltuvista henkilöistä, joista hommaan valitaan parhaat tekijät.  

Käytettävissä olevista henkilöistä voidaan myös valita backup-rooleja, mikäli projektiin saatetaan tarvita lisäkäsiä tai vaihtopelaajia sen eri vaiheissa. 

Aloita keskustelu kanssamme ottamalla suoraan yhteys tiimiimme:

Jokainen projektinjohtoa hoitanut tietää, kuinka kriittistä projekteissa on niiden saumaton jatkuvuus, aikataulussa pysyminen ja tavoitteisiin pääseminen, tilanteessa kuin tilanteessa.

Kun eteen sattuu henkilöstövaihdos, päiviä ei ole hukattavaksi, saati sitten viikkoja tai kuukausia. Kulut juoksevat, paine on kova, ja paljon on pelissä – oli kyse sitten satojen tuhansien tai satojen miljoonien projektista.

Kesä ja kärpäset pistävät erityisesti projektinjohdon raapimaan päätään.

Kesäaikaan lomitukset ja henkilöstönvaihdokset aiheuttavat nimittäin hyvin usein haasteita, jotka voi kampittaa hyvällä suunnittelulla.

Tässä artikkelissa annamme vuosikymmenten kokemuksemme syvällä rintaäänellä 5 parasta vinkkiämme siihen, miten vältät katastrofit ja varmistat projektisi saumattoman jatkumon myllerrysten aikana.

Mutta ensin: mikäli nyt hiki nousee otsalle ja toteat tulipalon jo syttyneen, ei hätää. Semat palvelee ja auttaa sammuttamaan tulipalot. Pikainen tarve ja sen täyttäminen on meille arkipäivää, myös kesäisin.

Kun projektipäällikkö tai projektijohtaja sairastuu yllättäen tai ilmoittaa ottaneensa vastaan uuden pestin, ei aikaa ole hukattavaksi. Korvaajan rekrytointi kestää yksinkertaisesti liian kauan, koko rekryprosessi ja irtisanomisajat huomioiden. Ratkaisu on vuokraprojektipäällikkö tai -johtaja.

Sematin listoilla ovat Suomen kokeneimmat, ihmisjohtajuustaidoista tunnetut projektipäälliköt ja projektijohtajat. Ulkoinen projektipäällikkö tai -johtaja on mahdollista saada aloittamaan niinkin pian, että huokaiset helpotuksesta aiemmin kuin arvaatkaan. Olemme vain yhden puhelinsoiton päässä – oli lomasesonki tai ei. Löydät suorat puhelinnumerot ja meiliosoitteet artikkelin lopusta.

Ja nyt, kun tiedät avun oleva lähellä, vedetään hetki syvää henkeä, ja otetaan haltuun viisi konkreettista vinkkiä, joiden avulla henkilöstövaihdostilanteet yms. muuttujat projekteissa hoidetaan mahdollisimman kivuttomasti jatkoa ajatellen.

1. Asioiden dokumentointi

Valitettavan usein tärkeät asiat ovat lähtevän/lomailevan/sairastavan henkilön sähköpostissa. Ja pahimmillaan vain kyseisen henkilön päässä. Projekteissa on syytä varmistaa, että tapana on dokumentoida kaikki, palaverimuistioista alkaen. Kaikki oleellinen tieto kannattaa tallentaa pilvipalveluun, verkkolevyille tms. turvalliseen paikkaan, jotta tiedostoihin pääsee tarvittaessa käsiksi muutkin. Myös tietosuoja pitää huomioida.

Mikäli henkilöstövaihdostilannetta voi ennakoida, kannattaa saman tien varmistaa tiedon eteenpäin kulku.

2. Kattava perehdytys

Kun ulkoinen projektipäällikkö, projektijohtaja tai muu henkilö aloittaa, paras toimintatapa olisi, jos hän ehtisi hetken työskennellä vanhan tekijän kanssa yhtä aikaa. Tällöin tiedon siirto tapahtuu luontevimmin. Limittäin tapahtuvasta henkilöstövaihdoksesta on paljon hyviä kokemuksia, mutta tämä edellyttää tietysti lähtevän henkilön yhteistyökykyä ja -halukkuutta.

Perehdytystä tarvitaan muiltakin organisaation funktioilta, jotta talo, sen toimintamallit, kulttuuri, järjestelmät yms. tulevat heti alussa mahdollisimman tutuiksi. Selkeä perehdytyssuunnitelma ja -aikataulu on järkevä toimintatapa.

3. Käytännön asiat

Tilaa kone ja tunnukset asap. IT-osastoon kannattaa olla saman tien yhteydessä, kun on tiedossa uusi henkilö. Tietokoneen, puhelimen ja eri tunnusten tilaus ja luonti voi kestää yllättävän kauan.

4. Projektijohdon ja avainhenkilöiden sijaisten nimeäminen

Kukaan ei ole korvaamaton. Ihan kuten monessa projektinkin osasessa tai vaiheessa on plan B, niin jos vain suinkin mahdollista, olisi kaikille kriittisille projektissa mukana oleville henkilöille mietittävä mahdollinen korvaaja tai varahenkilö.

Kun vuokraat projektipäällikön tai -johtajan Sematilta, sinun ei itse tarvitse huolehtia tästä. Meillä on aina nimetty back up olemassa. Elämä voi yllättää ja heitellä, ja koskaan ei tiedä mitä huominen tuo tullessaan; varsinkaan projektin usein hyvin jännittävillä ja tapahtumarikkailla taipaleilla.

Mutta kun hankit ulkoisen projektipäällikön tai projektijohtajan Sematilta, sinulla on yksi stressinaihe vähemmän.

5. Ripeä toiminta

Viimeinen muttei missään nimessä vähäisin vinkki: kun korviisi kantautuu tieto henkilön lomasta, lähtemisestä tai sairastumisesta, toimi heti. Tartu puhelimeen ja soita saman tien Sematin Janille tai Pasille. Suorat numerot ja meiliosoitteet löydät artikkelin lopusta.

Mitä nopeammin otat yhteyttä, sitä ripeämmin me aloitamme oman prosessimme täydellisen mätchin löytämiseksi. Meillä on palkkalistoilla 22 projektinjohdon ja projektinhallinnan konkaria, ja näiden lisäksi laaja pool profiililtaan samantasoisia henkilöitä, jotka ovat vain puhelinsoiton päässä.

Nopeimmillaan uusi henkilö starttaa teillä jo ensi viikolla. Esimerkiksi viime vapun aikaan tapahtui seuraavaa: esittelimme kandidaatin asiakkaalle vappua edeltävänä torstaina. Asiat etenivät ja perjantaina tehtiin sopimukset. Henkilö aloitti asiakkaalla vapun jälkeisenä tiistaina.

Emme kuitenkaan voi tietenkään taata aina yhtä salamannopeaa toimintaa. Asiat sujuvat kuten vappuna silloin, kun kaikki tähtimerkit ovat kohdallaan. Joskus juuri sopivan henkilön löytäminen kestää kauemmin.

Meille Sematilla nopeuttakin tärkeämpi arvo on nimittäin laadukkuus kaikessa. Emme koskaan tee matchejä ripeys edellä, vaan priorisoiden sopivuuden, oikeanlaisen taustan ja profiilin. Emme kuitenkaan tuijota substanssiosaamista, vaan enemmän henkilön ihmisten- ja projektinjohtotaitoja. Monilla listoillamme onkin jopa toimitusjohtajatason kokemusta.

Tarvetta ulkoiselle projektinjohdolle?

Siinä parhaat vinkkimme pienten ja suurten kriisien välttämiseksi projektinjohdossa! Ja vaikka nyt olisitkin jo myrskyn silmässä, me lupaamme, että valoa on näkyvissä ja juuri teille sopiva vuokraprojektipäällikkö tai -johtaja siintää jo kiikarissamme.

Ota yhteyttä, kun haluat vähemmän puhetta, enemmän tekoja ja tuloksia.

Jani Rathgeber
Managing Director
Myynti ja asiakkuudet
Puh. +358 40 506 8116

Pasi Niemi
Vice President, Project Business
Projektiliiketoiminta
Puh. +358 40 869 6745

”She is the future”, on kitaristi Carlos Santana sanonut Erja Lyytisestä. Lyytinen, 44, on suomalainen blueskitaristi, laulaja ja lauluntekijä, joka niittää suurta suosiota maailmalla. Maailman arvostetuimpana kitaralehtenä pidetty Guitar Player nosti hänet juuri isosti esiin uusimmassa numerossaan.

Vuonna 2020 hänet valittiin maailman tällä hetkellä toiseksi parhaaksi kitaristiksi brittiläisen Total Guitar -lehden äänestyksessä. Vuonna 2017 hän voitti parhaan kitaristin palkinnon European Blues Awardseissa Englannissa.

Bändi on asiantuntijaorganisaatio

Ammattimuusikon työ on vaativaa asiantuntijatyötä ja hyvällä johtamisella on suuri merkitys myös yhtyeen sisällä. Tiimityöskentely on oltava saumatonta, jotta homma toimii.

– On haaste toimia yhtyeessä solistina ja samaan aikaan bändin johtajana, kertoo Lyytinen.

– Kun työskennellään taiteellisessa ympäristössä, täytyy muistaa, että ympärillä on paljon luovia, herkkiä persoonia. Kovat ratkaisut ja päätökset saattavat pahimmassa tapauksessa pilata taiteellisen luomisen tai jopa koko keikkakokemuksen.

Soittaessa bändin sisäinen kemia on oleellinen asia. Sen lisäksi, että äänen volyymi on balanssissa, yhtyeen henkinen ilmapiiri täytyy olla balanssissa. Soittajien välinen eripura, tai vastaavasti vahva henkinen yhteys luovat vireen, joka näkyy ja kuuluu, vähintäänkin bändin muille jäsenille, jos ei myös yleisölle.

Tiiminsä johtajana Lyytinen on vastuussa siitä, että bändin sisäiset kemiat ovat kunnossa, kaikkia arvostetaan ja kuunnellaan, ja kohtelu on tasavertaista. Rajat työnteon ja hauskanpidon välillä ovat myös häilyviä verrattaessa esimerkiksi toimistotyöhön.

– Yhtyeenä matkustamme yhdessä tuntikausia samassa keikkabussissa välillä hyvinkin vaativissa olosuhteissa, kertoo Lyytinen.

– Ristiriitatilanteet tulevat useimmiten vastaan juuri silloin, kun unta on takana vähän, olosuhteet ovat haastavat ja koko tiimiin kohdistuu painetta ulkopuolelta. Silloin punnitaan hyvä johtaminen. Minun asiani on siinä hetkessä ottaa tilanne haltuun.

Vaikka kiertueella olisikin erillinen kiertuemanageri, vastuu yllättävistä tilanteista, kuten keikkabussin hajoamisesta tai festivaalijärjestäjien sopimusrikkomuksista, selviäminen jää myös usein bändin johtajalle.

Yksi hyvän tiimin tärkeimmistä tunnusmerkeistä on yhteinen päämäärä ja tämä pätee myös musiikkialalla. Lyytisen mukaan on tärkeää, että hänen tiimiinsä kuuluvat ihmiset haluavat olla mukana juuri hänen yhtyeessään ja haluavat kasvaa yhdessä parantaen suoritustaan sekä yksilö- että tiimitasolla keikasta toiseen.
– Hyvä johtaja muistaa myös tiiminsä palkitsemisen, kertoo Lyytinen.

Suullinen palaute on tärkeää, jotta tiimin jokainen jäsen tietää olevansa olennainen osa kokonaisuutta. Tämä edistää hyvää työilmapiiriä ja lisää työhyvinvointia.

– Ei tarvita kuin yksi tyyppi, joka pystyy pilaamaan koko ilmapiirin omalla negatiivisella suhtautumisellaan. Hyvä bändi on siis myös hyvä tiimi, joka etenee yhteisenä rintamana keikkatantereella.

Kiertueen järjestäminen projektina

Keikkakiertueiden järjestämiseen liittyy paljon etukäteissuunnittelua, järjestelyitä ja taloudellista panostusta. Huomioitavia asioita on paljon – muun muassa keikkapaikkojen väliset matkustusajat ja muut logistiikkaan liittyvät asiat, keikkapaikkojen eroavaisuudet ja tilat, äänentoistolaitteiden kuljetus ja huolto, markkinointi, yhtyeen harjoittelut, hotellivaraukset ja ruokailut.

Lyytisen yritys, Bluesland Productions, tuottaa hänen kiertueensa. Kiertueita suunnitellessa tehdään tarkat budjetit.

– Excel ei valehtele, vaan kertoo hyvin koruttomasti, kannattaako jokin kiertue vaikkapa taloudellisesti, kertoo Lyytinen.

– Tärkeää on myös punnita sitä seikkaa, että joskus taloudellisesti kannattamaton kiertue on kuitenkin promootiomielessä hyvä liike. Tällöin seuraavan vuoden Excel-taulukko näyttääkin jo edellistä paremmalta. Teemme yleensä melkoisen tarkkoja suunnitelmia kiertueille ja otamme myös tietoisia riskejä.

Kuten projekteissa yleensä, saattaa eteen tulla arvaamattomia haasteita, joiden ratkaiseminen vaatii nopeita päätöksiä.

– Parisen vuotta sitten Ranskassa sunnuntai-iltapäivästä autostamme puhkesi rengas eikä korjaamoa löytynyt. Siirsimme välttämättömät soittimet tilataksiin ja hurautimme 200 kilometrin matkan keikkapaikalle keikkabussin jäädessä ranskalaisen autokorjaamon pihalle.

Keikka alkoi ikävästä yllätyksestä huolimatta ajallaan.

Lyytinen kokee tärkeimpien onnistumistekijöiden olevan suunnittelun ja budjetissa pysymisen lisäksi hyvin suunniteltu markkinointi ja se, että silloin kun rauta on kuumaa, täytyy myös takoa.

– Tärkeintä on kuitenkin yhdessä musisoiminen keikalla ja yleisöltä saatu palaute keikkakiertueen onnistumisesta musiikillisesti. Sekä tietenkin se, että kiertueen viimeisenä päivänä kanssasi keikkabussissa istuu tyytyväistä, vaikkakin väsynyttä porukkaa.

Inspiraatiota elämän iloista ja suruista

Inspiraatiota sävellystyöhönsä Lyytinen kertoo saavansa kaikkialta ympäriltään – omasta elämästään ja kokemistaan tunteista, olivat ne sitten suruja tai iloja.

– Minulla on aika ollut vahva sisäinen palo tehdä musiikkia, eikä se ole onneksi näyttänyt laantumisen merkkejä, kertoo Lyytinen.

– On upeaa päästä studioon äänittämään omaa musiikkia bändin kanssa treenijakson jälkeen. Kappaleiden saaminen äänilevylle on huikea palkinto tehdystä työstä.

Muusikon lempityökalut

Kitara on Lyytisen työkalu. Hän kertoo omistavansa parisenkymmentä erilaista sähkökitaraa, ja lisäksi pari akustista ja pari resonaattorikitaraa.

– Lempisoittimikseni ovat muodostuneet G&L merkin Asat Z-3 Semihollow, HOS Electro Reso ”Erja Lyytinen Signature” ja Eric Johnson Fender Stratocaster.

Listan ensimmäinen kitara on ollut mukanani lähes kaikilla ulkomaan keikoillani ja on siinä mielessä erittäin läheinen instrumentti. Olemme itkeneet ja nauraneet yhdessä aina Rovaniemeltä Intian Bangaloreen saakka. Lisäksi kitara on upeannäköinen kiiltävän sinisen bodyn ja peilipleksin vuoksi, kehaisee Lyytinen.

Hän kertoo tykkäävänsä upeannäköisistä soittimista.

– Kitaroissa saa olla glitteriä!

Kotimaisen kitaravalmistajan, HOS Guitarsin, Lyytiselle valmistama uniikki resonaattorikitara on usein mukana hänen soolokeikoillaan.
– Siitä saan loihdittua esiin myös perinteistä resonaattorikitarasaundia, joka sopii slide-soittoon mainiosti. Fenderin Stratocastereista taas koen saavani blueseimman saundin ja tämä Eric Johnsonin malli on yksi lempikitaroistani soittaessani perinteistä kitaraa.

Erja Lyytinen soitti yksityisen akustisen keikan Sematin henkilöstölle ja sidosryhmille perjantaina 21.5. Hänen kanssaan tapahtumassa soittavat basisti Tatu Back ja rumpali Iiro Laitinen.