Toiminnan kehittämistä voi tehdä monella tavalla ja paras tapa riippuu aina kehityskohteesta, kohdeorganisaatiosta ja sen toimintakulttuurista. Työntutkimus on toiminnan ja erityisesti työn tuottavuuden kehittämisen yksi, kiitelty ja kiisteltykin, työkalu. Työntutkimus on jo rutiinia teollisuudessa ja logistiikka-alalla, mutta se soveltuu oikeastaan ympäristöön kuin ympäristöön, kunhan tutkimuksen toteuttava taho osaa soveltaa metodeja ja työkaluja tilanteen ja asiakastarpeiden mukaan.
Artikkelissa työntutkimuksen saloihin meitä johdattavat Sematin Senior Project Manager Janne Jarva ja projektiliiketoiminnasta vastaava Pasi Niemi. Jannella yli viidentoista vuoden kokemus logistiikkaan, huoltopalveluihin ja tuotantoon liittyvistä tehtävistä teknologia- ja puolustusvälineteollisuudessa. Pasilla puolestaan on yli 35 vuoden kokemus operatiivisissa johtotehtävistä puolustusvoimissa ja puolustusvälineteollisuuden parissa.
Mitä on työntutkimus?
“Pohjimmiltaan työntutkimus on työntekemisen edellytysten toteutumisen tutkimista. Tutkimuksessa tunnistetaan asiat, jotka vaikeuttavat työntekoa. Tavoitteena on tehdä työntekemisestä helpompaa, sujuvampaa ja turvallisempaa. Kuten sanottua työntutkimus on yksi työkalu toiminnankehittämisessä”, kertoo Sematin Janne Jarva.
“Liian usein työntutkimus koetaan edelleen siten, että ‘ensin tulee kellokalle, sitten tulee kenkää’. Siitähän ei ole kysymys. Tällainen käsitys on kaikuja ‘vanhan liiton’ ympäristöistä”, Pasi Niemi lisää.
Jotta tällaiselta väärinkäsitykseltä vältytään, on tärkeää käydä työtutkimuksen tarkoitus ja kriteeristö läpi yhdessä henkilöstön kanssa ennen työntutkimuksen aloittamista ja vielä uudemman kerran tutkimusta tehtäessä. Tämä mahdollistaa myös hyvän vuorovaikutuksen syntymisen tutkimukseen osallistujan ja tutkijan välille, jolloin tutkimukseen osallistuja jakaa myös omaa tietouttaan/mielipiteitään kehitystyön hyväksi.
Yritysten ja organisaatioiden operatiivisen johdon tahtotila on pitää pyörät pyörimässä, tehdä asioita jatkuvasti paremmin ja turvallisemmin. Tuottamatonta työtä ja suoranaista hukkaa pyritään minimoimaan joko itselähtöisesti tai ulkoisten tekijöiden ohjaamana. Kilpailu on alalla kuin alalla nykyään kovaa.
Käytännön tasolla hukkaa aiheuttaa monikin asia, joista yleisimpiä ovat teollisuuden parissa esimerkiksi työkalujen jatkuva etsiminen, varaosien hakeminen varastoista tai puutteet varaosissa tai työkaluissa. Lisäksi varsin yleisiä aikasyöppöjä ovat tietojärjestelmäongelmat, suunnittelematon työstä toiseen siirtyminen ja eteen tulevat lisätyöt. Näitä asioita voidaan sujuvasti selvittää työntutkimuksen avulla.
“On tärkeää korjata oikeita asioita, eikä vain ihmetellä, miksi joku työntekijöistä seisoo koneensa vieressä mitään tekemättä”, Pasi kertoo ja lisää: “Seisoskelu voi johtua osapuutteista, työkalujen soveltumattomuudesta ko. työhön tai puutteellisesta perehdytyksestä, ohjeistuksesta… Syitä on lukemattomia.”
“Harvoin syynä on yksittäinen työntekijä, vaan ongelma on nimenomaan työn tekemisen edellytyksissä”, Janne jatkaa.
Mitä on tärkeää tietää työntutkimuksesta?
Oleellista on, että tilaajaorganisaatio ja tutkimuksen toteuttaja tietävät, mitkä ovat työntutkimuksen tavoitteet, mitä toimeksiantoon kuuluu, mitä ollaan tutkimassa ja mitä on rajattu ulkopuolelle, ja tietysti miksi työntutkimusta ollaan toteuttamassa.
“Toisin sanoen tilaajan täytyy tietää, mitä on ostamassa, ja toteuttajan mitä on myymässä. Siksi alussa tehtävät yhteiset kickoff-tilaisuudet ovat kultaakin kalliimpia, että yhteinen käsitys saadaan muodostettua kaikille osapuolille. Parhaat hyödyt työntutkimuksesta saadaan, kun toiminta on selkeää ja läpinäkyvää kaikille”, kertoo Pasi.
Tärkeää on, että kohdeyrityksessä ymmärretään, mitä työntutkimus on, mitkä sen tavoitteet ovat ja mitä sillä on saavutettavissa.
Mitä etua työntutkimus tuo mukanaan?
Työtutkimus tuo mukaan monia etuja. Usein tutkimus tuo esille selkeitä kehityskohteita, joita on mahdollista lähteä korjaamaan. Samalla varmistetaan, että korjaavat toimenpiteet kohdistuvat oikeisiin asioihin, sillä esimerkiksi johdon näkemys ongelmista voi olla erilainen kuin mitä ne oikeasti ovat. Lisäksi työntutkimus voi antaa tarkkuutta hinnoitteluun ja parantaa myös asiakastyytyväisyyttä tehostuvan työn ja läpinäkyvyyden kautta.
Ulkopuoliset silmät havainnoivat asioita myös tuoreesta näkökulmasta. Työntutkimuksessa saattaa noustakin esimerkiksi työturvallisuuteen tai yrityksen toimintakulttuuriin vaikuttavia asioita, joita muokkaamalla työturvallisuutta ja -viihtyvyyttä saadaan kehitettyä.
Mitä etua ulkoinen asiantuntija tuo työntutkimukseen?
Sematin työntutkimusta tekevillä asiantuntijoilla on laaja kokemus muun muassa kokoonpanoteollisuudessa sekä huolto- ja korjaustoiminnasta. Näin ollen he ymmärtävät erilaisten toimintaympäristöjen ominaisuuksia, mikä osaltaan parantaa työntutkimuksen luotettavuutta ja laatua. Sematin työntutkija, kohdeorganisaation ulkopuolisena, mutta erityisesti aikaisemmin mainittuja aloja tuntevana, omaa edellytykset tarkastella ko. työn lisäksi myös siihen liittyvää kokonaisuutta. Työntutkimuksen eri metodit ovat sovellettavissa ympäristöön kuin ympäristöön ja Sematin asiantuntijoilla on edellytykset toimia myös laajasti erilaisissa ympäristöissä. Työtutkijana toimivat asiantuntijat tuovat esille puolueettoman, objektiivisen näkemyksen asiakasyrityksen tarkasteltavasta toiminnasta.
Työntutkimuksen lopputuloksena asiakas saa yksityiskohtaisen raportin, jossa on havainnot työstä tai työympäristöstä sovitulla tasolla sekä tutkimuksen aikana kerätty data visuaalisesti esitettynä perusteineen. Lisäksi riippuen sovitusta voidaan työstä laatia myös esim. standardiaikalaskelma.
“Työntutkimuksen
tuloksena yritys saa mustaa valkoisella puolueetonta dataa työn tehokkuudesta sekä lisäksi muita havaintoja esimerkiksi työturvallisuuden kehittämiseen. Useinhan haasteet ovat yrityksillä tiedossa, mutta asioita ei ole saatu vietyä syystä tai toisesta eteenpäin. Työntutkimus saattaa tuoda kaivatun näytön, että tiettyjä asioita tulisi kehittää”, Pasi summaa.
Parhain lopputulos saadaan, jos työntutkimuksen lisäksi tehdään prosessitason tarkastelua tai nykytilan analyysi, jolloin havainnoinnin lisäksi työntekijöitä sekä operatiivista johtoa haastatellaan. Nämä tarkastelut ja haastattelut tuovat lisätietoja taustoista ja voivat auttaa johtoa ymmärtämään toiminnan esteitä ja eri tavalla ilmeneviä omiin vastuualueisiinsa liittyviä ongelmia.
Työntutkimuksen jälkeen Semat on apunasi myös laajemmissa toiminnankehittämistoimissa. Autamme sinua esimerkiksi soveltamaan LEAN toimintaasi tai tunnistamaan tilaus-toimitusketjusi haasteita.