Kategoria: Asiaa lapioitavaksi – projektinhallinta ja asiantuntija-artikkelit

Projektipäällikkö Lotta Leppänen: Epävarmassa tilanteessa ulkoinen osaaja on hyvä vaihtoehto rekrytoinnille

Posted on by henna

Projektipäällikkö Lotta Leppänen on taustaltaan filosofian maisteri. Pääaineinaan hän opiskeli saksan kieltä ja kääntämistä, ja sivuopinnoissaan erikoistui EU:hun perehtyen muun muassa unionin rakenteeseen ja Eurooppa-oikeuteen. Lisäksi hänellä on vyönsä alla kauppatieteiden, viestinnän ja mediakulttuurin opintoja.

”Opintojen aikana toimin kääntäjänä ja kielen asiantuntijana ja muun muassa lanseerasin verkkokauppaa Saksasta Suomeen. Poikkesin myös Englannissa asumassa, työskentelin siellä kielikursseja tarjoavalle organisaatiolle.”

Projektipäällikkö Lotta Leppänen Caminito del Rey -vaellusreitillä Espanjassa

Jo ennen valmistumistaan Lotta päätyi töihin Trainers’ Houselle. Hän aloitti myynnissä ja markkinoinnissa, mutta eteni muutaman kuukauden jälkeen projektipäälliköksi. ”Kävin myös avaamassa uuden toimiston Espanjaan. Perheeni vuoksi palasin Suomeen, kun Espanjassa hommat alkoivat pyöriä”.

Vahvan kansainvälisyyden lisäksi Lotan erityisosaamista ovat liiketoiminnan kehittäminen, henkilöstöhallinto, sisäinen laskenta, EU-rahoitus ja erilaisten rahoitusinstrumenttien tuntemus. Monipuolinen osaaminen antaa erinomaisen pohjan projektityöhön ja toiminnan kehittämiseen.

Sematille Lotta lähetti avoimen hakemuksen tutustuttuaan yritykseen edellisen työnsä tiimoilta. ”Semat oli mun asiakkaani”, kertoo Lotta. ”Pääsin tutustumaan toimintaan vähän syvällisemmin, kiinnostuin sekä toimialasta että yrityksestä, ja päätin hakea duuniin. Tuntui, että olin saavuttanut edellisellä työantajallani kaiken mahdollisen johtoryhmän jäsenyyttä myöten. Sematilla kiinnosti erityisesti mahdollisuus tehdä projektityötä vaihtelevissa toimeksiannoissa. Nää hommat on sellaisia, että näissä ei pääse jämähtämään paikoilleen. Kaikki projektit loppuvat aikanaan!”

Sematin leivissä Lotta on työskennellyt reilun puolitoista vuotta asiakastoimeksiannossa business controllerina Rinheatilla, jonka erikoisalaa ovat prosessiteollisuuden haihduttamot ja lämmön talteenotto. Yritys tarvitsi tukea muun muassa talouden johtamiseen ja raportoinnin ja läpinäkyvyyden kehittämiseen.

Tehtävät ovat olleet hyvin monipuolisia pitäen sisällään koko organisaation toiminnan kehittämistä, rahoitusten hankkimista, projektien talouden seurantaa ja hankinnan kehittämistä. Tällä hetkellä Lotta johtaa muun työn ohella ERP-projektia.

Biitsillä Torremolinoksessa työpäivän jälkeen.

”Olen myös tuonut organisaatioon lisää yhteisöllisyyttä – käyttöön on otettu esimerkiksi kuukausipalaverit ja kuukauden työntekijän palkitseminen. Rinheat on hieno työympäristö. Toimiala on kiehtova, kuten myös työnkuvani. Ammattilaisten kanssa on motivoivaa töitä – talossa on paljon osaamista.” Lotta saa lisämotivaatiota myös nähdessään kehittämisponnisteluiden tuottavan tulosta.

Asiakastoimeksiannossaan hän kertoo oppineensa paljon: ”Olen aina työskennellyt hektisissä ympäristöissä, joissa asioiden kehittäminen on ollut aggressiivista. Tämä on erilainen ympäristö – paljon rauhallisempi. Myös työyhteisön ikähaarukka on paljon laajempi, joten mun on pitänyt oppia uusia tapoja kommunikoida.”

Työssään Lotta kokee vahvuuksikseen realistisen ajattelutapansa ja ratkaisukeskeisyytensä. ”Näen faktat ja viestin suoraan, miltä tilanne näyttää. Olen nopea reagoimaan asioihin ja teen rohkeasti päätöksiä, joista myös kannan aina vastuun.”

Hän kannustaa yrityksiä kokeilemaan ulkoista tukea, kun rekrytointipäätös tuntuu vaikealta: ”Ulkoisen projektipäällikön voi potkia helpommin pois, jos homma ei toimikaan, tai kun tavoitteet on saavutettu. Loppujen lopuksi se voi myös olla huomattavasti halvempi ratkaisu, kuin palkata oma, kovapalkkainen henkilö – esimerkiksi tässä tapauksessa talouspäällikkö tai -johtaja.” Etenkin epävarmassa tilanteessa ulkoisen osaajan hankkiminen on hyvä vaihtoehto rekrytoinnille. ”Mikäänhän ei estä jatkamasta sopimusta, kun homma toimii. ”

”Ulkopuolinen henkilö tuo taloon uutta näkemystä ja uusia tapoja. Tukiresurssien hankkiminen talon ulkopuolelta on myös hyvä ratkaisu siinä mielessä, että ulkoinen henkilö on aina tuottava. Sovitut asiat hoidetaan varmasti.”

Semat tarjoaa ammattitaitoisia projektipäälliköitä ja -johtajia projektien erilaisiin tukifunktioihin, esimerkiksi seuraaviin tehtäviin: projektien aikatauluttaja, site manager, ohjausryhmän jäsen tai puheenjohtaja, projektikoordinaattori, project controller, business controller, laatupäällikkö, claim manager. Lue lisää projektipäällikkövuokrauksesta.

Projektipäällikkö Mirko Kaarnakoski: Projektin ammattitaitoinen johtaminen säästää kustannuksia

Posted on by henna

”Johda edestä” on Mirko Kaarnakosken henkilökohtainen johtamisfilosofia. Hänelle se tarkoittaa sitä, että hän projektipäällikkönä antaa projektille kasvot, sitoutuu sen tavoitteisiin ja aikatauluihin, ja toimii hyvänä esimerkkinä tiimille. ”Se tarkoittaa mulle myös sitä, että vaadin itseltäni vähintään sen saman kuin muilta. Ja teen itse, jos kukaan muu ei pysty. Johtaja ei saa piiloutua tiimin taakse. Sitten vasta, kun homma on maalissa, pitää johtajan kadota takavasemmalle ja antaa tiimin ottaa kunnia.”

Sematilla Mirko on työskennellyt vanhemman projektipäällikön tittelillä parisen vuotta. Työssään hän johtaa vaativia asiakasprojekteja ja osallistuu asiakkaiden projekti- ja liiketoiminnan kehittämishankkeisiin. Hänen erityisosaamiseensa kuuluvat toimitusketjun hallinta ja kehittäminen, hankinta ja logistiikka.

Mirko Kaarnakoski Niagaran putouksilla Kanadassa

Mirko opiskeli kauppatieteitä ja markkinointia, ja työskenteli myyntihommissa, kunnes näki, kun 1673-asteista sulaa terästä valettiin. Nuoren miehen sydän alkoi sykkiä teknologiateollisuudelle siltä seisomalta. ”Siitä se lähti. Ei siinä paljon markkinointiopinnot painaneet, olin myyty.” Myyntihommat jäivät taakse ja Mirko siirtyi logistiikkapäälliköksi konepajateollisuuden pariin.

”Silloinen työnantajani näki mussa suurta potentiaalia logistiikkapuolelle, mikä johti mittavaan koulutukseen talon sisällä ja ulkopuolella,” kertoo Mirko. Alusta lähtien toiminta oli kansainvälistä, hommia tehtiin ympäri maailmaa, Japanista Yhdysvaltoihin. ”Ammatillinen kehittyminen toi mukanaan isompia yksiköitä ja kuvioita.”

Motivaation lähteinä Mirkolle ovat toimineet kova työnteko, kehittäminen ja se, että pääsee vaikuttamaan asioihin ja näkemään oman kädenjälkensä. Siinä vaiheessa, kun isot, vuosia kestäneet kehittämisprojektit oli saatettu kunnialla loppuun, alkoi hänestä tuntua siltä, että työ ei tarjonnut enää tarpeeksi haasteita. ”Siinä vaiheessa tein hypyn tuntemattomaan. Perustin yrityksen, ja myöhemmin toisenkin, ihan toisille toimialoille.” Muutaman vuoden päästä hän kuitenkin tunsi teknologiateollisuuden kutsuvan uudelleen ja palasi, ensin itsenäisenä logistiikan konsulttina, sitten palkollisena logistiikan ja hankinnan johtotehtäviin.

”Sematiin törmäsin ensimmäisen kerran jo vuonna 2013. Kyselivät silloin jo hommiin, mutta en ollut valmis”, kertoo Mirko. ”Semat jäi kuitenkin positiivisesti mieleen. Pari vuotta sitten asiakkaan tarve ja oma osaamiseni ja työtilanteeni sattuivat kohtaamaan ja loppu on historiaa.”

Projektipäällikkö kääri hihansa

Sematilla Mirko on johtanut hankinnan ja varaosalogistiikan kehittämiseen liittyvää kansainvälistä asiakasprojektia, joka vei hänet pitkiksi ajoiksi Yhdysvaltoihin ja Kanadaan. ”Reissuhommat ovat ihan parasta. Mun luonteelleni ne sopivat helvetin hyvin. Asiakas oli suorastaan ihanteellinen – heillä oli selkeä ongelma ja oikea motivaatio sen korjaamiseen, mutta ei osaamista eikä tekijää talon sisällä. Tulevaisuuden visiot asiakkaan kanssa olivat yhtenäiset ja sain alusta lähtien riittävät valtuudet hoitaa asioita eteenpäin.”

”Ulkoisen projektipäällikön hankkiessaan asiakas varmistaa, että projektilla on selkeä alku ja loppu. Jos projekteja hoidetaan oman työn ohessa, on mahdollista, että projekti jää junnaamaan paikalleen ja muuttuu vähitellen prosessiksi”, kertoo Mirko. ”Loppujen lopuksi nämä ikuisuusprojektit tulevat organisaatiolle huomattavasti kalliimmaksi, kuin projektin saattaminen loppuun ammattimaisella otteella”.

Vuokraprojektipäällikön intressinä on aina projektin valmistuminen annetuissa raameissa. ”Monissa yrityksissä henkilöstön sisäiset kemiat, eri yksiköiden kilpailevat tavoitteet ja muut vastaavat haasteet jarruttavat asioiden etenemistä. Ulkopuolinen projektipäällikkö voi nähdä asian laajemmin, kuin ne tyypit, jotka istuvat ohjaamossa vääntämässä rattia. Out-of-the-box -ajattelu on helpompaa, kun taustalla ei ole tunnesiteitä, oman henkilökohtaisen edun tavoittelua eikä ummehtuneita käsityksiä siitä, että asiat tulee hoitaa tietyllä tavalla, koska aina on näin tehty”, kertoo Mirko projektipäällikkövuokrauksen hyvistä puolista.

”Vakiintuneet toimintatavat eivät kuitenkaan välttämättä ole yrityksen edun mukaisia. Esimerkiksi hankintapuolella kehitystä saattavat hidastaa ostajien henkilökohtaiset suhteet toimittajiin. Organisaation yleisen edun ymmärtäminen ja puolueettoman näkemyksen muodostaminen on tällöin hankalaa”, kertoo Mirko. ”Ulkopuolinen projektipäällikkö keskittyy 100-prosenttisesti tehtäväänsä ja tavoitteeseensa – sisäisestä kuohunnasta, länkytyksestä ja kahvipöytäkeskusteluista ei tarvitse välittää, fokus pysyy yhdessä asiakkaan kanssa sovituissa pelisäännöissä ja maalissa.”

Mirkon työmaata: Hankinnan ja varastologistiikan kehittäminen

Hyvinkin yksinkertainen kehityshanke saattaa saada vääränlaiset mittakaavat sisäisessä puuhastelussa. OTOna tehtäessä käy myös joskus niin, että vastuut ovat epäselvät, hankkeella on aivan liikaa erilaisia turhia sidoksia talon sisällä tai projektin laajuus muuttuu hallitsemattomasti. ”Yrityksen sisällä katsotaan asioita aina tietynväristen lasien läpi ja mielipiteisiin vaikuttavat myös henkilöiden omat ambitiot. Saatetaan tehdä ihan vääriä asioita.” Tällöin kannattaa harkita ulkopuolista tekijää.

Ulkoiselle projektipäällikölle on tärkeää antaa riittävät valtuudet heti alkuun, jotta hän voi hoitaa tehtävänsä tehokkaasti. Projektin sidosryhmillä on enemmän painetta pitää kiinni vastuistaan ja pysyä sovituissa aikatauluissa, kun pakettia pitää kasassa ulkopuolinen henkilö, jolla on tarpeeksi natsoja.

”Hyvällä projektipäälliköllä on kunnianhimoa, paineensietokykyä ja osaamista löytää toimeksiantajan kannalta parhaat ratkaisut. Projekti pitää pystyä runnomaan loppuun, tuli eteen mitä vain. Aina tämä ei onnistu pelkillä korulauseilla, välillä tulee tilanteita, joissa on oltava vähän mulkero”, kertoo Mirko. ”Ammattitaitoinen projektipäällikkö osaa pilkkoa kompleksisia projekteja selkeisiin vastuualueisiin ja orkestroida homman niin, että aikataulut pitävät, odottamattomia yllätyksiä ei tule ja ajankäyttö on tehokkaampaa fokuksen ollessa oikeissa asioissa, mikä minimoi kustannuksia.”

Semat tarjoaa ammattitaitoisia projektipäälliköitä ja -johtajia pitkiin ja lyhyisiin toimeksiantoihin, osa-aikaisesti tai täysipäiväisesti. Lue lisää projektipäällikkövuokrauksesta.

Projektijohtaja Pasi Niemen johtamisteesit

Posted on by henna

Projektijohtaja Pasi Niemellä on kolmisenkymmentä vuotta kokemusta johtamisesta. Kevään ja alkukesän aikana Pasi on jakanut Sematin LinkedIn-sivulla ohjeita parempaan johtamiseen. Alla kooste kaikista Pasin teeseistä.

1. Ole oma itsesi

Pasin mukaan yksi johtajan tärkeimpiä ominaisuuksia on kyky olla oma itsensä.

“Omana itsenään pystyy kohtaamaan johtamisen erilaiset haasteet menestyksekkäämmin, kuin kuviteltujen tai asetettujen odotusten mukaista roolia näyttelemällä. Älä esitä mitään, mitä et todellisuudessa ole. Älä yritä esittää esimerkiksi asiantuntijaa asiassa, ellet todella ole sitä. Näytteleminen ja roolin vetäminen tulkitaan nopeasti epäaitoudeksi, joka herättää epäluuloisuutta: missä muussa asiassa valehdellaan? Luottamus ei synny näyttelemällä. Vaativassa tilanteessa rooli pettää ja menetät kasvosi lopullisesti.”

2. Ymmärrä tehtäväsi, vastuusi ja paikkasi

Hyvä johtaja selvittää itselleen tehtävänsä, vastuunsa sekä valtuutuksen omalle olemassaololleen.

”Tiedä paikkasi, äläkä yritä tehdä kaikkea itse. Käytä organisaatiosi osaamista ja delegoi tarkoituksenmukaisesti. Älä tee alaistesi ja kollegoidesi töitä, vaan vaadi, että kaikki tekevät osansa. Organisaation jokaisella jäsenellä on – tai ainakin pitäisi olla – määritelty tehtävä. Esimiehen tehtävä on auttaa, neuvoa ja palvella, mutta myös vaatia henkilöstöltä heidän tehtäviensä mukaisia toimia. Johtajan tai esimiehen tehtävänä ei ole olla joka alan asiantuntija pyramidin huipulla.”

Hyvä itsensä johtaminen on myös tärkeä taito, joka joskus puuttuu. ”Tiimityössä, itseohjautuvassakaan mallissa, vapaamatkustaminen ei ole koskaan hyväksyttävää. Tiimin jäsenenä on myös tärkeää selvittää itselleen edellä mainitut asiat ja pitää mielessä, että jokaisen on tuotettava lisäarvoa. Johtajuus tulee ottaa ainakin itsestään. Kanna vastuusi! Töiden teettäminen muilla ja palkitsemisvaiheessa paikalle hiipiminen ei ole osoitus kyvystä johtaa ketään.”

3. Tee päätöksiä

”Päätöksenteko voi olla joissain tilanteissa vaikeaa,” Kertoo Pasi. ”Täydellistä päätöstä ei ole olemassa. Pahinta on, jos päätöksiä ei synny lainkaan.”

Päätöksen voi myös muuttaa. Jos olet päätöksesi jälkeen väärässä, korjaa tilanne ryhdikkäästi. Älä kuitenkaan, esimerkiksi kokemattomuutesi tai epävarmuutesi seurauksena, pyörrä päätöksiäsi jatkuvasti.

Oikea tilannekuva mahdollistaa oikeat päätökset. Pyri analysoimaan tilanne ja mahdolliset seuraamukset riittävän perusteellisesti ennen päätöksiäsi. Etenkin haastavissa tilanteissa on tärkeää kuunnella myös muiden mielipiteitä. Keskity päätöksenteossasi olennaiseen ja muista, että jokaisella päätöksellä tulee olla asianmukaiset ja jälkitarkastelua kestävät motiivit.”

4. Älä hölmöile

Kasva, nouse ja pysyttele organisaatiossasi mahdollisesti vellovien pinnallisten arvojen ulottumattomissa. Älä koskaan lähde mukaan sellaisiin hölmöilyihin, joiden tiedät loppujen lopuksi olevan väärin. Älä sorru ala-arvoiseen käyttäytymiseen ja esimiehelle sopimattomaan erivapauksien ottamiseen.

Pyri muistamaan, että tekemisiäsi seurataan ja olet esimerkkinä muille. Älä korosta asemaasi, sen pitäisi olla muutenkin selvä organisaatiossasi. Jos näin ei kuitenkaan jostain syystä ole, älä päästä jopoa keulimaan, vaan osoita ammattitaidollasi ja kyvykkyydelläsi olevasi oikea ihminen oikealla paikalla.

5. Älä nosta itseäsi jalustalle

Liiku ”joukkojesi” keskuudessa ja käyttäydy itsellesi luontevasti. Näin viestit alaisillesi olevasi yksi heistä. Tämä on tärkeää etenkin vaikeina aikoina. Tervehdi organisaatiosi ihmisiä ja huomioi heitä, muuten sinua pidetään ylimielisenä. Älä yritä olla parempi kuin muut – et kuitenkaan sitä viime kädessä ole.

6. Anna tunnustus niille keille se kuuluu

Tasa-arvoinen kohtelu on kaiken A ja O. Palkitse alaisiasi hyvistä suorituksista, mutta muista aina siihen liittyvät velvollisuudet ja pelisäännöt.

“Älä koskaan nosta ketään toisten yläpuolelle todellisten tulosten kannalta toisarvoisten tekijöiden, kuten ystävyyden vuoksi. Väärin toimimalla menetät organisaatiosi arvostuksen. Organisaatiossa yleensä tiedetään, kuka todelliset tulokset on saanut aikaan, ja epäoikeudenmukaisuus aistitaan herkästi.”

7. Kukaan ei ole seppä syntyessään

”Älä moiti alaisiasi esimiehillesi tai kollegoillesi, tai piiloudu alaistesi epäonnistumisten taakse. Kun epäonnistut, mene itseesi ja korjaa tilanne ottamalla opiksesi. Näin pääset jatkamaan entistä vahvempana osaajana.

Jos alaisesi ei onnistu tehtävässään, yrittäkää yhdessä löytää syy siihen, rakentavasti. Jos hän ei yhdessä päätetyistä korjaavista toimenpiteistä huolimatta onnistu, miettikää yhdessä uusi tehtävä organisaatiossa. Älä hyväksy huonoja suorituksia, mutta muista, että jokainen tarvitsee toisenkin mahdollisuuden. Muista, ettet itsekään onnistu kaikessa.

Tue alaisiasi vaikeina hetkinä ja ymmärrä, että kukaan ei ole seppä syntyessään. Erityisesti nuoremmat alaiset tai kokemattomat esimiehet saattavat tarvita tukeasi.”

8. Älä elvistele!

”Kun menet uuteen organisaatioon tai tehtävään uutena esimiehenä, älä lähde vuolaasti esittelemään – ainkaan ainakaan joka foorumissa – aiempia saavutuksiasi urallasi. Sitä ei jaksa kukaan kauaa kuunnella. Kannukset pitää tienata aina uudelleen. Älä muutenkaan kehu itseäsi joka käänteessä. Onnistumisistaan saa iloita, mutta ylpistyä ei kannata.

Keskustele ihmisten kanssa ja suhtaudu heihin luonnollisesti, asemaan katsomatta. Saat samalla palautetta toiminnastasi monin eri tavoin. Et voi tietää valmiiksi kaikkea uudessa organisaatiossa, joten kysy muilta. Se, jos joku siitä älähtää, kertoo paljon organisaation toimintakulttuurista.”

9. Ole kova johtaja ennen kaikkea itseäsi kohtaan

Projektijohtaja Pasi Niemellä on kolmisenkymmentä vuotta kokemusta johtamisesta. Pasi jakaa Sematin LinkedIn-sivulla vinkkejä parempaan ihmisten johtamiseen.

Kova johtaminen ei ole tyranniaa, vaan sitä, että pystyy kohtaamaan vaikeatkin tilanteet omana itsenään, vastuitaan pakoilematta.

“Vaikka joutuisit osaksi huonoa johtamiskulttuuria, pyri itse aina toimimaan oikein. Jos sinua ei silti hyväksytä, etsiydy sellaiseen paikkaan, jossa asennettasi ja osaamistasi arvostetaan.”

10. Älä luovu hyvistä periaatteistasi

“Kehitä itsetuntoasi ja usko itseesi. Älä luovu hyvistä periaatteistasi missään tilanteessa,” neuvoo Pasi. Hyvä itsetuntemus auttaa kehittymään johtajana. “Tutki omia reaktioitasi erilaisissa tilanteissa ja yritä selvittää itsellesi, miksi reagoit niin kuin reagoit.”

”Älä myöskään eristäydy vaikeissa tilanteissa, kuten kriisissä, vaan pyri hyödyntämään laajasti yhteistyön luomaa voimaa ja organisaation voimavaroja.”

11. Tehtäviä voit jakaa, vastuuta et

Muista aina, että johtajan vastuu on jakamaton.

Projektijohtaja Pasi Niemen ajatuksia projektijohtamisesta kriisin aikana

Posted on by henna

Pasi Niemellä on 30 vuoden kokemus johtamisesta ja erilaisista kriisitilanteista. Uransa ensimmäiset 16 vuotta hän työskenteli Puolustusvoimissa, muun muassa opetusupseerina. Puolustusvoimat kouluttaa kriisitilanteen johtamisen ammattilaisia varsin laaja-alaisesti.

Puolustusvoimilta Pasi siirtyi yksityiselle sektorille, teollisuuden tuotantojohtajan tehtäviin. Kriiseiltä ei siviilitehtävissäkään voinut välttyä: ”Olen johtajana kohdannut hyvinkin haastavia tilanteita, kuten työntekijän menehtymisen työpaikalla, organisaatioon kohdistuneet vakavat rikosepäilyt ja siitä seuranneen ikävän julkisuuden, suuret vaihtelut markkinakysynnässä sekä kysynnän laskusta seuranneet sopeutustoimet lomautuksineen ja irtisanomisineen”, kertoo Pasi. ”Voisikin sanoa, että ne kuuluisat ”heinäsirkatkin” on tässä omakohtaisesti koettu ja nähty”.

Tällä hetkellä Pasi työskentelee Sematilla projektijohtajana erilaisissa asiakastoimeksiannoissa. Projekteja suunniteltaessa hän korostaa riskienhallinnan näkökulmaa. ”Parasta varautumista on ehdottomasti kaikki se, mitä on tehty etukäteen” hän painottaa.

”Jos organisaatio vasta kriisitilanteessa alkaa selvittää perusasioita, ollaan huolestuttavassa tilanteessa. Kriisitilannejohtamisessa korostuu henkilöiden ammattitaito, tilannekuvan oikeellisuus ja viestinnän laatu. Toivoa sopii, että erilaisissa projekteissa on nyt varauduttu riskeihin esimerkiksi laadukkaalla ja käytännönläheisellä riskienhallintasuunnittelulla, budjeteissa riskivarauksin ja tietysti varamiessuunnitelmin.”

Koronakriisi on muuttanut projektien toimintaympäristöä selvästi ja lyhyessä ajassa. Pasi kuvaa nykytilannetta siirtymänä suunnitelmallisesta toimintaympäristöstä sellaiseen, jossa muutoksenhallinta korostuu. ”Oman haasteensa johtamiselle ja tilanteen hallinnalle tuovat jatkuvasti muuttuvat viranomaismääräykset. On myös selvää, että kansainvälisissä projekteissa on valtavia haasteita senkin takia, että tämänkertainen pandemia on todellakin globaali ja etenee eri vaiheissa eri maanosissa ja maissa. Kerrannaisvaikutukset kestävät pitkään. Nyt tärkeää on nopea reagointi muuttuneeseen toimintaympäristöön ja tietysti yhteistyö sekä toiminnan mahdollisimman suuri läpinäkyvyys, jolla sitä yhteistyötä ja luottamusta parannetaan.”

Kriisitilanteesta selviytyy Pasin mukaan parhaiten kiinnittämällä huomiota johtamisen laatuun ja pitämällä pään kylmänä:

”Johtamisessa päätöksenteon sykli muuttuu nopeammaksi, kommunikointi suoraviivaistuu ja päätöksiä joudutaan usein tekemään vajavaisemmin tiedoin ja lyhyemmässä aikaikkunassa. Päätöksenteon ja paineensietokyvyn merkitys korostuu – vahingollisinta kriisitilanteessa on, ettei päätöksiä synny lainkaan.”

Nopean ja laadukkaan päätöksenteon keskeinen edellytys on vahva tilannetietoisuus. ”Kriisitilanteissa ei ole tilaa johtajille, jotka haluavat paistatella omassa erinomaisuudessaan”, kertoo Pasi. ”Tarvitaan johtamista, joka on vaikuttavaa nimenomaan organisaation toiminnan jatkumisen kannalta. Kriisistä on tarkoitus selvitä mahdollisimman pienin vaurioin, mikä on tärkeää pitää koko ajan mielessä.”

Käytännön tasolla tämä tarkoittaa vahvaa panostusta projektitiimin johtamiseen. Pasin mukaan tärkeimmät asiat ovat aktiivinen johtaminen, aktiivinen kommunikointi ja luottamusta ylläpitävä toiminnan läpinäkyvyys. Erinomainen tilannetietoisuus ei synny ilman tiimin aktiivista ja rehellistä toimintaa. Tiimin sisäinen viestintä ja tehokkaat viestintämenetelmät vaikuttavat siihen, että kaikille tiimin jäsenille muodostuu oikea kuva tilanteesta, ja sitä kautta perusteet oikeiden päätösten tekemiseen. ”On seurattava jatkuvasti eri kanavia, joista tietoa on saatavilla ja pohdittava, miten muutokset vaikuttavat kunkin tiimiläisen vastuualueisiin ja toimintaan. Tämä, yhdistettynä selkeään, avoimeen viestintään, antaa ryhmän toiminnalle parhaat edellytykset, kun pandemian vaikutukset alkavat hellittää. Silloin meillä kaikilla on nimittäin kiire!”

Pasin teesit kriisijohtamiseen

  1. Tee päätöksiä, mahdollisimman yksiselitteisiä ja tilanteen kannalta oleellisia. Mikään ei ole yhtä vahingollista kuin se, että päätöksiä ei synny tai ne ovat kryptisiä.
  2. Tilannetietouden merkitystä oikeiden päätösten tekemiseen ei voi korostaa liikaa. Ota viimeistään nyt käyttöösi kaikki menetelmät, keinot ja kanavat ajantasaisen tiedon saamiseksi. Älä panttaa tietoa, vaan tuo se kaikkien tarvitsijoiden saataville.
  3. Käytössäsi on myös muuta ammattitaitoa kuin omasi. Luota tiimiisi ja asiantuntijoihin, älä eristäydy!
  4. Nyt on aika ottaa varautumissuunnitelmat käyttöön! Perehdy niihin ja toimi niiden mukaan. Huolehdi varamiesjärjestelyistä ja ole luova. Varaudu nopeisiin muutoksiin, toteuta ne tiimisi kanssa hallitusti. Pidä pyörät pyörimässä!
  5. Älä elä vain tässä hetkessä, vaan suunnittele toiminnan sujuva jatkuminen kriisin laannuttua. Kaikilla on silloin kova kiire.