Onko projektitoiminnan ulkoistaminen oikea ratkaisu yrityksellesi? 

Sematin työntekijät talikoimassa lantaa.

Ulkoistaa vai eikö ulkoistaa? 

Yrityksen omasta tiimistä saattaa puuttua projektiin liittyvää osaamista tai tarvittava määrä henkilöitä projektin ajaksi, jolloin ulkoistaminen voi olla viisas ratkaisu. 

Toisaalta ulkoistamiseen liittyy myös omia kommervenkkeja, kuten oikean kumppanin löytäminen ja siihen liittyvät lisäkulut. 

Mikä siis neuvoksi? 

Vastaamme tähän kysymykseen tässä artikkelissa, perustuen Jani Rathgeberin, Sematin toimitusjohtajan jakamiin ajatuksiin. 

Milloin ulkoistaminen kannattaa ja milloin se ei kannata? 

“Sematin pitkän kokemuksen myötä olemme huomanneet, että projektitoiminnan ulkoistamisen keskeisemmät syyt liittyvät usein oikean osaamisen löytämiseen. Yrityksen listoilta saattaa puuttua kyseiseen projektiin soveltuva projektijohtaja tai muu projektiin oleellisesti liittyvä henkilö, kuten aikatauluttaja taikka projektikoordinaattori,” sanoo Rathgeber. 

Uuden henkilöstön rekrytoiminen on aikaa vievä prosessi, johon täytyy sijoittaa resursseja myös varsinaisen projektin ulkopuolelta. Ulkoistamisen kautta oikeat tekijät löytyvät nopeasti, ja tarvittaessa heitä voidaan myös vaihtaa projektin aikana, ja kulut rajoittuvat vain itse projektin piiriin. 

“Ulkoistamista kannattaa siis harkita tilanteissa, joissa organisaatio haluaa varmistaa erityisosaamisen saatavuuden ilman sitoutumista pysyviin rekrytointeihin. Mikäli projekti vaatii osaamista yrityksen ydintoiminnan ulkopuolelta, kannattaa tarkistaa kumppanilta, josko projektiin löytyisi sopivia tekijöitä,” jatkaa Rathgeber. 

Ulkoistaminen kannattaa myös tilanteissa, jossa projektijohdolta tarvitaan erityistä kokemusta ja vankkaa otetta johtamiseen. Ulkoistamisen kautta projektiin voidaan valita niin osaamisen kuin kokemuksenkin kannalta sopiva henkilö tai sopivat henkilöt johdon tehtäviin. 

Ulkoistaminen voi puolestaan olla tarpeetonta tilanteessa, jossa projektiin löytyy jo valmiiksi kaikki tarvittava asiantuntevuus, eikä osaamisen tarpeisiin liity suurta vaihtelua.  

“Käymme aina projektin kokonaisuuden kumppanin kanssa läpi ennen asiakkuuden aloittamista. Tähän kuuluu ulkoistuksen tarpeen kartoittaminen, ja parhaan mahdollisen ulkoistamisen yhteistyömallin löytäminen,” sanoo Rathgeber. 

Projektitoiminnan ulkoistamisen 4 keskeisintä etua

Jos ulkoistamiseen päädytään, mitkä sitten ovat sen keskeisimmät edut? Mitä ulkoistamiselta voi odottaa, ja mitä sitä suunnittelevan kannattaa ottaa huomioon? Listasimme tähän hyödyt, joita projektitoiminnan ulkoistamisessa useimmiten nähdään. 

1. Laaja-alainen näkemys ja kokemus  

Ulkoistamisen myötä organisaatio saa käyttöönsä monipuolista kokemusta eri toimialoilta, tuoden arvokasta ulkoista näkemystä projektitoimintaan. Projektinjohtamisen ulkoistaminen voi tuoda projektiin johtajuuden osaamista ja käytäntöjä eri aloilta, mahdollistaen parhaaksi todettujen keinojen hyödyntämisen juuri kyseisen projektin aikana.  

“Tietyissä tapauksissa jopa koko projektiryhmän ulkoistaminen voi olla järkevin vaihtoehto, jos projekti on luonteeltaan kertaluontoinen ja siihen tarvitaan vankkaa kokemusta ja erityisosaamista, jolle ei ole tarvetta projektin jälkeen,” sanoo Rathgeber. 

2. Kustannustehokkuus ja läpinäkyvyys

Ulkoistaminen mahdollistaa kustannusten tarkan ennakoinnin, ja ulkoistetun työvoiman standardoidut dokumentointitavat tuovat läpinäkyvyyttä resurssien käyttöön. Projektitoiminnan osittainen tai kokonaisvaltaisempi ulkoistaminen selkeyttää projektin kustannusrakennetta ja edistää tehokasta resurssien käyttöä.  

“Sematin projektijohtajilta vaaditaan aina, että kaikki projektityö raportoidaan tarkasti siten, että kun työ on tehty kaikki dokumentit ovat helposti löydettävissä. Tämä on ainoa tapa meidänkin osoittaa jälkeenpäin, että työ on tehty hyvin ja kulut pidetty aisoissa. Toisin sanoen läpinäkyvä ja tehokas raportointi on sekä meidän oman liiketoimintamme että kyseessä olevan projektin kannalta varsin oleellista,” sanoo Rathgeber. 

3. Nopea ja joustava reagointi henkilöstötarpeiden muutoksiin

Ulkoistamisella varmistetaan oikean osaamisen löytäminen projektiin sen alkaessa, sekä sen koko elinkaaren aikana. Ulkoistuksen tuoman laajan käytettävissä olevan osaajapoolin myötä projektin sopeutumiskyky lisääntyy ja sen saa käynnistettyä tiukassakin aikataulussa. Kädenmitan päästä löytyvät ammattilaiset tuovat myös ratkaisun projektiin, jossa henkilöstöä saatetaan joutua lisäämään tai vaihtamaan projektin eri vaiheissa. 

“Ulkoistuksella tuodaan projektiin ennen kaikkea uusia näkemyksiä ja toimintatapoja. Laajentamalla osaamisen poolia yrityksen sisäisen henkilöstön ulkopuolelle päästään hyödyntämään erityyppistä osaamista, sekä uusia näkökulmia,” sanoo Rathgeber. 

4. Rekrytoinnin riskien minimointi 

Yrityksen oman henkilöstön laajentamiseen liittyy aina tiettyjä riskejä. Voi käydä, että palkatun henkilön osaaminen ei vastaakaan työn vaatimuksia, tai henkilö ei sovi yhteen yrityksen kulttuuriin. Toisaalta työntekijällä on voinut saada työstä väärän kuvan, ja hän päättää joko päättää työnsuhteen tai ei löydä motivaatiota suoriutua tehtävistä kunnolla. 

Joka tapauksessa virherekrytointi tuottaa aina yritykselle ylimääräistä työtä ja välttämättömiä kuluja. Tässä ulkoistaminen on hyvä keino minimoida rekrytoinnin riskit: ulkoistettu henkilö ei ole missään vaiheessa yrityksen omilla palkkalistoilla, jolloin osaajan valintaan liittyvät riskit jäävät kokonaan ulkoistusta tarjoavan yrityksen kontolle. 

“Ulkoistaessa kaikki henkilön valintaan liittyvät riskit ja kustannukset rajoittuvat ulkoistuksen sopimuksen ajalle. Jos osaajasta on meille maksettu, niin osaaja projektiin myös löydetään. Joskus tämä voi vaatia tekijän vaihtamista tai lisäkäsien liittämistä projektiin sen alkamisen jälkeenkin,” sanoo Rathgeber. 

Ulkoista luotettavasti Sematin kanssa 

Sematin projektipalvelut, projektipäälliköistä projektien tukifunktioiden osaajiin, ovat suunniteltu projektin jokaisen tarpeen täyttämiseen. Olemme auttaneet asiakkaitamme kaiken kokoisissa projekteissa ja olleet mukana jos jonkinlaisten tulipalojen sammuttamisessa – onhan tämä ydinosaamistamme. 

Toimimme ennen kaikkea asiakkaidemme kumppanina sekä neuvonantajana. Emme ainoastaan tarjoa projektiin tarvittavaa osaamista vaan tuomme myös näkemystä projektien suunnitteluun ja niiden toteutukseen.  

Käymme jokaisen projektin alkaessa läpi mikä malli toimisi kyseisessä tapauksessa parhaiten, ja minkälainen kulurakenne tukisi projektin tavoitteita parhaimmalla tavalla. 

Kartoituksen ja suunnittelun jälkeen käymme yhdessä läpi eri vaihtoehtoja projektin rooleihin. Sitten toimitamme projektin omistajalle tiedot sekä ansioluettelot projektiin soveltuvista henkilöistä, joista hommaan valitaan parhaat tekijät.  

Käytettävissä olevista henkilöistä voidaan myös valita backup-rooleja, mikäli projektiin saatetaan tarvita lisäkäsiä tai vaihtopelaajia sen eri vaiheissa. 

Aloita keskustelu kanssamme ottamalla suoraan yhteys tiimiimme:

Miten rakennetaan tehokas projektiryhmä?

Tiedolla johtaminen

Projektia suunnittelevan ensimmäisiin askareisiin kuuluu projektiryhmän, eli tiimin kasaaminen. Tähän kuuluu oikeiden henkilöiden löytäminen ja yhteensovittaminen projektin ajaksi. Ilman hyvää porukkaa täyttämään projektin rooleja ja vastuualueita ei pysty kokeneinkaan johtaja viemään projektia onnistuneesti maaliin.

Tehokkaasti toimivan projektiryhmän rakentaminen ei kuitenkaan rajoitu vain oikean osaamisen löytämiseen. Tarvitaan myös sulassa sovussa ja hyvässä yhteistyössä työskentelevä tiimi.

Tätä artikkelia varten haastattelussa oli Jani Leino, Projektijohtaja Semat Oy:llä, joka jakaa kokemuksiaan projektiryhmän luomisen vaiheista, sekä parhaat käytäntönsä toimivan projektitiimin rakentamiseen.

Sisällys:

Mikä on projektin projektiryhmä?

Ketä projektiryhmään kuuluu?

Projektiryhmän rakentamisen parhaat käytännöt

Mikä on projektin projektiryhmä?

Lähdetään liikenteeseen perusasioista: eli mitä projektiryhmällä oikeastaan tarkoitetaan, ja miten se liittyy onnistuneen projektin vetämiseen? Leino avaa asiaa näin:

“Projektiryhmä on joukko ihmisiä, jotka työskentelevät yhdessä projektin päämäärän saavuttamiseksi. Projektiryhmään kuuluu päällikkö ja muut projektin tuotoksesta vastaavat tiimin jäsenet. Toimivan projektiryhmän tulee kattaa kaikki tarvittavat vastuu- ja osaamisalueet sekä pystyä toteuttamaan projekti sille asetettujen vaatimusten mukaisesti.”

Jokainen projektiryhmä on räätälöity kulloiselle projektille ja se pyritään rakentamaan kyseisen projektin tehtävien ja vaatimusten mukaisesti. Mutta mikä sitten olikaan projektin määritelmä?

“Projekti on väliaikainen hanke tai tehtävä, jolle on määritelty alku, loppu, sekä lopputuotos. Projektin alkaessa sille valitaan sopiva porukka tukemaan projektipäällikköä. Aina ei kuitenkaan pääse valitsemaan itse projektipäällikön ominaisuudessa tiimiään, vaan kyseiset resurssit osoitetaan linjaorganisaatiosta. Tämä asettaa projektijohtamiselle omat mausteensa,” kertoo Leino.

Ketä projektiryhmään kuuluu?

Projektiryhmän jäsenet ovat yleensä projektipäällikkö sekä henkilöitä eri vastuualueilta. Heidän vastuullansa on toteuttaa kyseisen projektin osa-alue vaaditussa aikataulussa — tehtyjen investointien ja käytettävien resurssien puitteissa.

Muita projektiin kuuluvia sidosryhmiä ovat muun muassa projektin ohjausryhmä, sekä tietysti asiakas, eli projektin omistaja. He eivät vastaa projektin operatiivisesta toteutuksesta, eivätkä näin ollen kuulu varsinaisesti projektiryhmään.

Projektipäällikkö

Projektipäällikkö, tai joissain tapauksissa -johtaja, on vastuussa projektin toteutuksesta. Hän raportoi projektin etenemisestä projektin ohjausryhmälle ja projektin omistajalle.

Projektipäällikön tulee hallita useita osaamisalueita johtaakseen projektitiimiä tehokkaasti. Hänen tulee ymmärtää projektiin liittyvä liiketoiminta laajemmin, sekä omata vahvat ihmisten johtamisen taidot.

Toisaalta hänen tulee myös ymmärtää osa-alueista riittävästi, jotta hän pystyy antamaan tukea projektiryhmäläisille projektin aikana. Hyvän projektipäällikön valinnassa korostuukin vankka johtamiskokemus ja aikaisempi työskentely projektien yhteydessä.

Projektiryhmä

Projektiryhmän päätehtävänä on täyttää projektisuunnitelmaan kirjatut roolit ja vastuualueet. Tiimi koostuu useimmiten eri alojen asiantuntijoista, joilla on kullakin jokin toimeenpaneva rooli projektin toteutuksessa. He vastaavat osa-alueensa piiriin kuuluvista tehtävistä ja sen lopputuotteesta yhdessä projektipäällikön kanssa.

Projektiryhmästä tulee löytyä projektin jokaisesta tärkeimmästä osa-alueesta vastaava henkilö. Jo projektin suunnitteluvaiheessa on tärkeää, että jokaiseen rooliin löytyy osaava ja tarpeeksi kokenut henkilö projektin tarpeisiin nähden.

“Projektia suunniteltaessa tulee ensisijaisesti pitää mielessä, että projektiryhmän funktio on täyttää kaikki projektirakenteeseen kirjatut vastuut. Jos jotakin vastuualuetta ei ole jaettu ja nimetty tietylle henkilölle, sitä ei ole kenelläkään. Toisin sanoen monelle jaettu vastuu on tosiasiassa jakamaton vastuu,” kertoo Leino.

Ohjausryhmä

Ohjausryhmä, on projektin korkein päättävä taho. He vastaavat projektipäällikön valinnasta ja kommunikoivat tämän kanssa aktiivisesti projektin edetessä. Ohjausryhmä ei itsessään kuitenkaan kuulu projektiryhmään, vaikka onkin keskeisessä roolissa projektin valvonnassa.

“Ohjausryhmä toimii tukevana osapuolena projektijohtajan päätöksenteossa etenkin silloin, kun päällikön valtuudet eivät syystä tai toisesta riitä. He vastaavat korkeamman tason suuntaviivoista ja projektin strategisista päätöksistä projektin aikana,” sanoo Leino.

Projektiryhmän rakentamisen parhaat käytännöt

Projektiryhmän tulee pystyä vastaamaan projektin haasteisiin sen koko elinkaaren aikana. Oikean osaamisen lisäksi tehokkaassa projektiryhmässä tulee löytää yhteinen sävel työntekoon. Osaavimmatkaan henkilöt eivät saavuta toivottuja lopputuloksia, jos tekeminen sakkaa, eikä asioista saada sovittua keskenään.

Toimivassa projektiryhmässä korostuukin tiimihenki ja tehokas kommunikaatio. Projektijohdon tehtävänä on löytää projektiin henkilöt, jotka tukevat toisiaan ja luovat yhdessä tekemisen meiningin kulttuurin, jossa tehtävien suorittaminen sujuu saumattomasti.

Tehokkaan projektiryhmän rakentamisessa voidaan hyödyntää näitä käytäntöjä:

1. Panosta projektiryhmän henkilökemioiden yhteensovittamiseen

Toimivassa tiimissä erilaiset persoonallisuudet tukevat toisiaan projektin edetessä. Löytyykö tiimistä organisoitunut henkilö, joka auttaa pitämään projektin aikataulut ja tehtävälistat kasassa? Entä onko jokin tiimiläinen erityisen diplomaattinen ja voi olla hyödyksi henkilöiden välisten konfliktien hallinnassa?

“Jokainen projekti vaatii oikean sekoituksen erilaisia ihmisiä. Täysin eri tavoin työskentelevien ihmisten voi olla vaikea toimia tehokkaasti yhdessä. Mutta täysin samanlaisten ihmisten muodostama tiimi ei välttämättä pysty vastaamaan projektin haasteisiin monipuolisesti ja tehokkaasti,” sanoo Leino.

2. Määrittele projektiryhmän hierarkia ja kommunikaatiotavat

Projektiryhmän toimivuuden kannalta on tärkeää myös määritellä miten esiintyvistä ongelmista ja haasteista kommunikoidaan. Jokaisen tiimin jäsenen tulee tietää, mitkä ongelmat ja mikä päätöksentekotaso ja -alue on hänen vastuullaan. Lisäksi hänen tulee tietää kenelle siirtää asia, mikäli se ei kuulu hänen vastuualueellensa.

Yleisesti ongelmat, joita jokin projektin tiimiläinen ei pysty itse ratkaisemaan, siirtyvät komentoketjussa ylöspäin. Loppukädessä projektipäällikkö, yksin tai ohjausryhmän avulla, tekee päätöksen asioista, joita muiden vastuualueet eivät kata. Näin ollen projektiryhmän hierarkia ja komentoketju tukee ennen kaikkea tehokasta päätöksentekoa projektin aikana.

“Turhien hierarkian tasojen ja roolien luomista projektiryhmään tulee kuitenkin välttää. Ylimääräiset vaiheet projektiryhmän kommunikaatiossa hidastavat projektin kehitystä ja saattaa luoda “rikkinäisen puhelimen” efektin päätöksentekoon,” lisää Leino.

Lue lisää: Ota nämä 5 tärkeää asiaa huomioon henkilöstönvaihdoksen, lomien tai sairastumisten varalta

3. Määrittele projektiryhmälle tavoitteet, sekä mekanismit tuloksien seurannalle 

Tehokkaan kommunikaation ja yhteistyön kannalta on myös tärkeää määrittää selkeät virstanpylväät ja tavoitteet projektiryhmälle. Mitä kunkin tiimiläisen tulee saavuttaa ja milloin? Mitkä ovat koko tiimin tavoitteet projektin elinkaaren eri vaiheissa? 

Lisäksi tehtyä työtä ja tuloksia on hyvä mitata koko hankkeen aikana. Seuraamalla koko projektiryhmän ja projektin kehitystä, saadaan koko tiimi pysymään kartalla ja tarvittavia linjamuutoksia voidaan suunnitella ja toteuttaa yhteisvoimin. 

“Projektiin on aina allokoitu tietty rahamäärä, jonka puitteissa projektiryhmä joutuu pelaamaan. Halutun lopputuotoksen saavuttamiseen resurssien puitteissa tulee jo projektia suunnitellessa määrittää mitä projektin kussakin vaiheessa halutaan saavuttaa,” sanoo Leino. 

Semat Oy: Projektityöskentelyn ammattilainen

Semat on täyden palvelun projektitalo. Autamme asiakkaitamme oikean osaamisen löytämisessä ja viemään projekteja maaliin toivotuin tuloksin. Sematin palveluihin kuuluu muun muassa projektipäällikön vuokraus, projektivalmennukset, ja projektitoiminnan kehittäminen.

Vastaamme mielellämme kysymyksiin projektiryhmän rakentamisesta ja onnistuneen projektin käynnistämisestä.