Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä  

Semat Oy 
Äyritie 8 E 
01510 Vantaa 
Y-tunnus: 2056286-0 
Puh. 010 322 8890 
Sähköposti: info@sematgroup.com 

2. Rekisterin yhteyshenkilö 

Heikki Mikkola 
Semat Oy 
Äyritie 8 E 
01510 Vantaa 
Puh. 040-7203513 
Sähköposti: heikki.mikkola@sematgroup.com  

3. Rekisterin nimi 

Semat Oy:n asiakas-, markkinointi- ja työntekijä-/työnhakijarekisteri “jäljempänä Semat Oy:n henkilötietorekisteri”.  
 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste 

Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on asiakas-, rekrytointi- tai henkilöstösuhteen hoitaminen ja kehittäminen, palvelun tuottaminen ja kehittäminen, palvelusta ja tuotteista tiedottaminen ja viestiminen, tilastollinen seuranta sekä laskuttaminen.  Henkilötietojen käsittelyn perusteena on tällöin sopimus- tai palvelussuhde ja/tai suostumus. 

Sematin potentiaalisten asiakkaiden henkilötietojen käyttötarkoituksena on Sematin palveluiden myynti- ja markkinointitoimenpiteiden toteuttaminen, kuten markkinointiviestien lähettäminen sähköpostitse sekä potentiaalisten asiakkaiden tavoittelu viestintävälineillä.  Potentiaalisten asiakkaidemme henkilötietojen käsittelyllä ei ole muita vaikutuksia kuin markkinointiviestien kohdentaminen. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on tällöin Sematin oikeutettu etu. 

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. 

5. Rekisterin tietosisältö 

Semat Oy:n henkilötietorekisteriin kerätään tai voidaan kerätä seuraavia tietoja asiakkaista sekä potentiaalisista asiakkaista: 

  • Semat Oy:n yritysasiakkaana olevan tai potentiaalisen yritysasiakkaan yhteyshenkilön tai yhteyshenkilöiden tai muun luonnollisen henkilön (jäljempänä ”Asiakas”) etu- ja sukunimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yleisesti saatavilla olevat luokittelutiedot sekä tiedot markkinoinnin luvista ja kielloista; 
  • Asiakkaan itsensä antamat luokittelutiedot; 
  • Asiakkaan IP-osoitetieto tai muu tunniste; 
  • Asiakkaan antamat asiakaspalautetiedot: 
  • Asiakkaan tilaus-, laskutus- ja toimitustiedot; 
  • Asiakkaasta evästeiden kautta kerättävät tiedot; 
  • Asiakkaasta sosiaalisen median kanavista kerättävät tiedot kuten sosiaalisen median kanavan tunniste; ja 
  • muut Asiakkaasta tämän suostumuksella kerättävät tiedot. 

Semat Oy:n henkilötietorekisterissä käsitellään ja ylläpidetään työntekijöiden sekä työnhakijoiden henkilötietoja työsuhteiden hoitamiseksi sekä avointen työpaikkojen täyttämiseksi. Käsiteltävät tiedot vaihtelevat, ja voivat tyypillisesti sisältää esimerkiksi seuraavia tietoja: 

  • Etu- ja sukunimi 
  • Yhteystiedot 
  • Syntymäaika 
  • Koulutus ja tutkintotiedot sekä kielitaito 
  • Työkokemus 
  • Osaaminen 
  • Palkka tai palkkatoivomus 
  • Työsuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot palkanmaksua (kuten henkilötunnus ja pankkitiedot) sekä viranomaisvaatimusten toteuttamista varten 
  • Muut työsuhteen aikana kertyneet tiedot Semat:n työntekijästä 
     

6. Säännönmukaiset tietolähteet  

Henkilötiedot on saatu pääsääntöisesti seuraavista tietolähteistä: 

  • Suoraan rekisteröidyltä itseltään asiakassuhteen hoitamiseksi. 
  • Suoraan rekisteröidyltä itseltään muun yhteistyösuhteen osana. 
  • Asiakkaan itse tekemät rekisteröitymiset ja yhteydenotot osallistuessaan rekisterinpitäjän sähköisesti järjestämiin markkinointikampanjoihin, verkkokyselyihin ja yhteydenottoihin, tietopakettien latauksiin. 
  •  Julkisista/yleisesti saatavilla olevista lähteistä (kuten internet ja kaupparekisteri). 
  • Ulkoisten palveluntuottajien keräämistä asiakastiedoista (esimerkiksi AlmaTalent tietopalvelut). 
  • Lisäksi tietoja saadaan nettisivuilla (sematgroup.com) olevien evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla. 
  • Tietoja kerätään myös Google Analytics –analytiikkatyökalun avulla, jonka tarkoituksena on sivuston seuranta, kehittäminen ja markkinoinnin suunnitteleminen. Kerättävästä datasta ei voida yksilöidä tietoja yksittäiseen käyttäjään tai henkilöön 

Työntekijöistä sekä työnhakijoista Semat Oy:n henkilötietorekisteriin tallennettavat tiedot saadaan hakijoiden itsensä ilmoittamista tiedoista sekä haastattelujen ja henkilöarviointien kautta.   

7. Tietojen vastaanottajat 

Semat käsittelee henkilötietoja vain palvelun toimittamisen vaatimissa rajoissa. Palvelua tuottaessaan Semat voi voimassa olevan lainsäädännön sallimissa rajoissa luovuttaa tietojasi yhteistyökumppaneilleen (esimerkiksi tilitoimistolleen ja järjestelmätoimittajilleen), jotka on velvoitettu käsittelemään tietoja vain Sematin lukuun suoritettavia toimenpiteitä varten.  

Tietojen käsittelyn osana rekisterinpitäjä voi siirtää tietoja seuraaville vastaanottajille: 

  • rekisterinpitäjän markkinointikumppanit ja -työkalut 
  • rekisterinpitäjän liikekumppanit 
  • tapahtumajärjestäjät 
  • Microsoftin pilvipalvelut – huomioi että kun tieto on tallennettu Euroopan talousalueen sisällä, sitä saatetaan ajoittain katsoa ja käsitellä myös Euroopan talousalueen ulkopuolelta Microsoftin GDPR-ehtojen ja -edellytysten mukaisesti 
  • Sivustomme käyttäjäseurannasta syntyvän datan säilytys Googlen palvelimilla, emme kuitenkaan luovuta sivustokäyttäytymistietoja ulkopuolisille 

Semat:n henkilötietorekisteriin kirjatut tiedot työntekijöistä ja työnhakijoista ovat vain niiden henkilöiden käytettävissä, jotka ovat osallisina Sematin rekrytointiprosessissa tai osallistuvat palvelussuhteen hoitamiseen kuten palkanmaksuun.  

Rekisteröidyn itsensä luvalla työnhakijan tietoja voidaan luovuttaa asiakasyrityksen edustajalle asiakastoimeksiantojen sekä potentiaalisten asiakastoimeksiantojen yhteydessä.  

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Semat Oy:n henkilötietorekisteriin kirjattuja henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Osa yrityksen käyttämistä ulkopuolisista palvelun- tai ohjelmistontarjoajista saattavat säilyttää tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella 

  • Microsoftin pilvipalvelut – huomioi että kun tieto on tallennettu Euroopan talousalueen sisällä, sitä saatetaan ajoittain katsoa ja käsitellä myös Euroopan talousalueen ulkopuolelta Microsoftin GDPR-ehtojen ja -edellytysten mukaisesti 
  • Sivustomme käyttäjäseurannasta syntyvän datan säilytys Googlen palvelimilla, emme kuitenkaan luovuta sivustokäyttäytymistietoja ulkopuolisille. 

9. Rekisterin suojauksen periaatteet 

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.   

Mahdolliset fyysiset asiakirjat ja tallennusvälineet säilytetään lukitussa arkistossa joka on asianmukaisesti suojattu.  

10. Tietojen säilytysaika 

Semat säilyttää tietojasi rekisterissä seuraavien periaatteiden mukaisesti: 

Asiakkaiden tietoja säilytetään niin kauan kuin asiakas- tai toimeksiantosuhde on voimassa tai Asiakas on Sematin asiakkaana. Asiakas- tai toimeksiantosuhteen päättymisen jälkeen tarpeellisia tietoja säilytetään enintään 10 vuoden ajan. 

Sematin potentiaalisten asiakkaiden tiedot säilytetään suoramarkkinointitarkoitukseen niin kauan kuin henkilö toimii tehtävissä, joihin markkinoitava tuote tai palvelu liittyy edellyttäen, että henkilö ei ole kieltänyt suoramarkkinointia. Tällöin suoramarkkinoinnin osalta voidaan kuitenkin säilyttää tieto siitä, että henkilö on kieltänyt suoramarkkinoinnin. Semat voi säilyttää henkilön tietoja kauemminkin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Sematin sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa. 

Työnhakijoiden tietoja säilytetään Semat:n henkilötietorekisterissä enintään 24 kuukautta rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen, mikäli rekisteröidyn kanssa ei ole toisin sovittu. Semat:n työntekijöiden tiedot säilytetään työsuhteen ollessa voimassa. Tiedot työsuhteesta ja palkanmaksusta on lainsäädännön vaatimuksesta säilytettävä vähintään 10 vuoden ajan.   

11. Rekisteröidyn yleiset oikeudet 

Rekisteröidyllä on Henkilötietolain 26 § perusteella oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä rekisterissä säilytetään. Tarkistuspyyntö on lähetettävä kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteristä vastaavalle. Henkilö voi myös vaatia tietoihin oikaisua pyytämällä sitä kirjallisesti rekisterinpitäjältä.  

Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuutta sekä tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle. 

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi").