Projektia suunnittelevan ensimmäisiin askareisiin kuuluu projektiryhmän, eli tiimin kasaaminen. Tähän kuuluu oikeiden henkilöiden löytäminen ja yhteensovittaminen projektin ajaksi. Ilman hyvää porukkaa täyttämään projektin rooleja ja vastuualueita ei pysty kokeneinkaan johtaja viemään projektia onnistuneesti maaliin.
Tehokkaasti toimivan projektiryhmän rakentaminen ei kuitenkaan rajoitu vain oikean osaamisen löytämiseen. Tarvitaan myös sulassa sovussa ja hyvässä yhteistyössä työskentelevä tiimi.
Tätä artikkelia varten haastattelussa oli Jani Leino, Projektijohtaja Semat Oy:llä, joka jakaa kokemuksiaan projektiryhmän luomisen vaiheista, sekä parhaat käytäntönsä toimivan projektitiimin rakentamiseen.
Sisällys:
Mikä on projektin projektiryhmä?
Projektiryhmän rakentamisen parhaat käytännöt
Mikä on projektin projektiryhmä?
Lähdetään liikenteeseen perusasioista: eli mitä projektiryhmällä oikeastaan tarkoitetaan, ja miten se liittyy onnistuneen projektin vetämiseen? Leino avaa asiaa näin:
“Projektiryhmä on joukko ihmisiä, jotka työskentelevät yhdessä projektin päämäärän saavuttamiseksi. Projektiryhmään kuuluu päällikkö ja muut projektin tuotoksesta vastaavat tiimin jäsenet. Toimivan projektiryhmän tulee kattaa kaikki tarvittavat vastuu- ja osaamisalueet sekä pystyä toteuttamaan projekti sille asetettujen vaatimusten mukaisesti.”
Jokainen projektiryhmä on räätälöity kulloiselle projektille ja se pyritään rakentamaan kyseisen projektin tehtävien ja vaatimusten mukaisesti. Mutta mikä sitten olikaan projektin määritelmä?
“Projekti on väliaikainen hanke tai tehtävä, jolle on määritelty alku, loppu, sekä lopputuotos. Projektin alkaessa sille valitaan sopiva porukka tukemaan projektipäällikköä. Aina ei kuitenkaan pääse valitsemaan itse projektipäällikön ominaisuudessa tiimiään, vaan kyseiset resurssit osoitetaan linjaorganisaatiosta. Tämä asettaa projektijohtamiselle omat mausteensa,” kertoo Leino.
Ketä projektiryhmään kuuluu?
Projektiryhmän jäsenet ovat yleensä projektipäällikkö sekä henkilöitä eri vastuualueilta. Heidän vastuullansa on toteuttaa kyseisen projektin osa-alue vaaditussa aikataulussa — tehtyjen investointien ja käytettävien resurssien puitteissa.
Muita projektiin kuuluvia sidosryhmiä ovat muun muassa projektin ohjausryhmä, sekä tietysti asiakas, eli projektin omistaja. He eivät vastaa projektin operatiivisesta toteutuksesta, eivätkä näin ollen kuulu varsinaisesti projektiryhmään.
Projektipäällikkö
Projektipäällikkö, tai joissain tapauksissa -johtaja, on vastuussa projektin toteutuksesta. Hän raportoi projektin etenemisestä projektin ohjausryhmälle ja projektin omistajalle.
Projektipäällikön tulee hallita useita osaamisalueita johtaakseen projektitiimiä tehokkaasti. Hänen tulee ymmärtää projektiin liittyvä liiketoiminta laajemmin, sekä omata vahvat ihmisten johtamisen taidot.
Toisaalta hänen tulee myös ymmärtää osa-alueista riittävästi, jotta hän pystyy antamaan tukea projektiryhmäläisille projektin aikana. Hyvän projektipäällikön valinnassa korostuukin vankka johtamiskokemus ja aikaisempi työskentely projektien yhteydessä.
Projektiryhmä
Projektiryhmän päätehtävänä on täyttää projektisuunnitelmaan kirjatut roolit ja vastuualueet. Tiimi koostuu useimmiten eri alojen asiantuntijoista, joilla on kullakin jokin toimeenpaneva rooli projektin toteutuksessa. He vastaavat osa-alueensa piiriin kuuluvista tehtävistä ja sen lopputuotteesta yhdessä projektipäällikön kanssa.
Projektiryhmästä tulee löytyä projektin jokaisesta tärkeimmästä osa-alueesta vastaava henkilö. Jo projektin suunnitteluvaiheessa on tärkeää, että jokaiseen rooliin löytyy osaava ja tarpeeksi kokenut henkilö projektin tarpeisiin nähden.
“Projektia suunniteltaessa tulee ensisijaisesti pitää mielessä, että projektiryhmän funktio on täyttää kaikki projektirakenteeseen kirjatut vastuut. Jos jotakin vastuualuetta ei ole jaettu ja nimetty tietylle henkilölle, sitä ei ole kenelläkään. Toisin sanoen monelle jaettu vastuu on tosiasiassa jakamaton vastuu,” kertoo Leino.
Ohjausryhmä
Ohjausryhmä, on projektin korkein päättävä taho. He vastaavat projektipäällikön valinnasta ja kommunikoivat tämän kanssa aktiivisesti projektin edetessä. Ohjausryhmä ei itsessään kuitenkaan kuulu projektiryhmään, vaikka onkin keskeisessä roolissa projektin valvonnassa.
“Ohjausryhmä toimii tukevana osapuolena projektijohtajan päätöksenteossa etenkin silloin, kun päällikön valtuudet eivät syystä tai toisesta riitä. He vastaavat korkeamman tason suuntaviivoista ja projektin strategisista päätöksistä projektin aikana,” sanoo Leino.
Projektiryhmän rakentamisen parhaat käytännöt
Projektiryhmän tulee pystyä vastaamaan projektin haasteisiin sen koko elinkaaren aikana. Oikean osaamisen lisäksi tehokkaassa projektiryhmässä tulee löytää yhteinen sävel työntekoon. Osaavimmatkaan henkilöt eivät saavuta toivottuja lopputuloksia, jos tekeminen sakkaa, eikä asioista saada sovittua keskenään.
Toimivassa projektiryhmässä korostuukin tiimihenki ja tehokas kommunikaatio. Projektijohdon tehtävänä on löytää projektiin henkilöt, jotka tukevat toisiaan ja luovat yhdessä tekemisen meiningin kulttuurin, jossa tehtävien suorittaminen sujuu saumattomasti.
Tehokkaan projektiryhmän rakentamisessa voidaan hyödyntää näitä käytäntöjä:
1. Panosta projektiryhmän henkilökemioiden yhteensovittamiseen
Toimivassa tiimissä erilaiset persoonallisuudet tukevat toisiaan projektin edetessä. Löytyykö tiimistä organisoitunut henkilö, joka auttaa pitämään projektin aikataulut ja tehtävälistat kasassa? Entä onko jokin tiimiläinen erityisen diplomaattinen ja voi olla hyödyksi henkilöiden välisten konfliktien hallinnassa?
“Jokainen projekti vaatii oikean sekoituksen erilaisia ihmisiä. Täysin eri tavoin työskentelevien ihmisten voi olla vaikea toimia tehokkaasti yhdessä. Mutta täysin samanlaisten ihmisten muodostama tiimi ei välttämättä pysty vastaamaan projektin haasteisiin monipuolisesti ja tehokkaasti,” sanoo Leino.
2. Määrittele projektiryhmän hierarkia ja kommunikaatiotavat
Projektiryhmän toimivuuden kannalta on tärkeää myös määritellä miten esiintyvistä ongelmista ja haasteista kommunikoidaan. Jokaisen tiimin jäsenen tulee tietää, mitkä ongelmat ja mikä päätöksentekotaso ja -alue on hänen vastuullaan. Lisäksi hänen tulee tietää kenelle siirtää asia, mikäli se ei kuulu hänen vastuualueellensa.
Yleisesti ongelmat, joita jokin projektin tiimiläinen ei pysty itse ratkaisemaan, siirtyvät komentoketjussa ylöspäin. Loppukädessä projektipäällikkö, yksin tai ohjausryhmän avulla, tekee päätöksen asioista, joita muiden vastuualueet eivät kata. Näin ollen projektiryhmän hierarkia ja komentoketju tukee ennen kaikkea tehokasta päätöksentekoa projektin aikana.
“Turhien hierarkian tasojen ja roolien luomista projektiryhmään tulee kuitenkin välttää. Ylimääräiset vaiheet projektiryhmän kommunikaatiossa hidastavat projektin kehitystä ja saattaa luoda “rikkinäisen puhelimen” efektin päätöksentekoon,” lisää Leino.
Lue lisää: Ota nämä 5 tärkeää asiaa huomioon henkilöstönvaihdoksen, lomien tai sairastumisten varalta
3. Määrittele projektiryhmälle tavoitteet, sekä mekanismit tuloksien seurannalle
Tehokkaan kommunikaation ja yhteistyön kannalta on myös tärkeää määrittää selkeät virstanpylväät ja tavoitteet projektiryhmälle. Mitä kunkin tiimiläisen tulee saavuttaa ja milloin? Mitkä ovat koko tiimin tavoitteet projektin elinkaaren eri vaiheissa?
Lisäksi tehtyä työtä ja tuloksia on hyvä mitata koko hankkeen aikana. Seuraamalla koko projektiryhmän ja projektin kehitystä, saadaan koko tiimi pysymään kartalla ja tarvittavia linjamuutoksia voidaan suunnitella ja toteuttaa yhteisvoimin.
“Projektiin on aina allokoitu tietty rahamäärä, jonka puitteissa projektiryhmä joutuu pelaamaan. Halutun lopputuotoksen saavuttamiseen resurssien puitteissa tulee jo projektia suunnitellessa määrittää mitä projektin kussakin vaiheessa halutaan saavuttaa,” sanoo Leino.
Semat Oy: Projektityöskentelyn ammattilainen
Semat on täyden palvelun projektitalo. Autamme asiakkaitamme oikean osaamisen löytämisessä ja viemään projekteja maaliin toivotuin tuloksin. Sematin palveluihin kuuluu muun muassa projektipäällikön vuokraus, projektivalmennukset, ja projektitoiminnan kehittäminen.
Vastaamme mielellämme kysymyksiin projektiryhmän rakentamisesta ja onnistuneen projektin käynnistämisestä.
