
Sanotaan, että rekrytointi on yrityksen merkittävin investointi. Aina ei olekaan taloudellisesti kannattavaa palkata omaa projektipäällikköä etenkään lyhyempikestoiseen projektiin. Ulkoinen projektipäällikkö tarjoaa mahdollisuuden saada tarvittavaa täsmäosaamista juuri silloin kun sitä tarvitaan, ilman sitoutumista pitkäaikaisiin sopimuksiin tai kustannuksiin. Huomattavia säästöjä ja joustavuutta kertyy maksettaessa vain tehdystä työstä ja projektin ja tarpeen loputtua päättyy myös projektipäällikön toimeksianto.
Ulkoisen projektipäällikön käytössä huomioitavaa on se, että kustannukset ovat paremmin ennakoitavissa ja suoraan budjetoitavissa kyseiselle projektille. Kustannus loppuu, kun projektikin loppuu eikä ko. resurssille tarvitse keksiä uutta hommaa. Projektipalvelusta maksetaan siitä, mistä on sovittu ja esimerkiksi rekrytointiin käytettävät kustannukset saadaan minimoitua.
Ulkoista projektipäällikköä harkitessa kannattaakin vertailla, millaisia kustannuksia nimenomaan rekrytointiprosessista ja huonosta rekrytoinnista pahimmillaan syntyy.
Kuinka paljon ovat ulkoisen projektipäällikön rekrytointikustannukset?
Rekrytointien hinta vaihtelee suurestikin. Yrityksellä voi olla oma HR-osasto, joka huolehtii työpaikkailmoituksista ja haastatteluista, tai sitten rekrytointi on saatettu ulkoistaa rekrytointipalveluja tuottavalle yritykselle, jonka palkkio voi hyvinkin olla ulkoisen projektipäällikön 2-3 kuukauden palkkakustannus. Rekrytoinnit vievät aina myös organisaation työntekijöiden aikaa, sillä kummassakin tapauksessa hakuprofiilia joudutaan suunnittelemaan ja hakemuksia täytyy käydä läpi jne.
Esimerkkilaskelmien mukaisesti yrityksellä kuluu yhden rekrytoinnin tekemiseen joka tapauksessa useita tuhansia euroja, kun huomioidaan käytetty työaika, markkinointiin käytettävät panostukset yms. Rekrytointikonsultille vuorostaan maksetaan könttäsumma palvelusta, mutta siltikin hakuprofiilin yms. luomiseen kuluu omaa työaikaa.
Ulkoisen projektipäällikön tai projektiosaajan hankkimiseen kuluu niin ikään työaikaa, mutta varsin maltillinen määrä. Alussa oleellista on tietää, millainen projekti on kyseessä ja millaista osaamista projektipäälliköltä vaaditaan. Semat valikoi esitietojen perusteella organisaatiostaan sopivimmat henkilöt ja asiakas päättää haluavatko he haastatella useamman vai esimerkiksi vain yhden henkilön. Lopulta päätös valinnasta on aina asiakkaalla.
Lue onko ulkoistaminen yrityksellesi oikea vaihtoehto artikkelistamme.
Virherekrytoinnin vaara
Rekrytointeja tehtäessä vaarana on aina virherekrytointi.
Epäonnistuneen rekrytoinnin suorien kustannusten arvioidaan olevan noin 30 % rekrytoidun henkilön vuosipalkasta. Duunitorin mukaan projektijohtajan keskipalkka on noin 6000€ eli 30% tämän suuruisesta vuosipalkasta on 21 600€ ja todelliset kustannukset yritykselle vieläkin suuremmat sivukulujen ja vastaavien johdosta. Varsin kallis hutilyönti!
ATalent on laskenut sivuillaan esimerkin virherekrytoinnin hinnasta, joka nousi yli 46 000 euroon. Laskelmassaan ATalent laski mukaan kaikki kustannukset aina markkinoinnista tuntikustannuksiin ja rekrytoidun henkilö oletettaviin palkkoihin. Lisäksi laskelmassa on huomioitu menetetty tuottavuus eli aika ja kustannukset, jotka organisaatiolla kuluvat jälleen uuden henkilön rekrytoimiseen.
Virherekrytoinneilta ei ikinä voida täysin välttyä, mutta ulkoisen projektipäällikön ottaminen vähentää siihen liittyviä riskejä. Jos valittu henkilö ei ole sopiva tai tulee muuta yllättävää, Semat voi tarjota toista henkilöä tilalle. Samalla Semat vastaa henkilön palkkaamiseen liittyvistä riskeistä. Etuna ovat myös sijaisjärjestelyt, jos ulkoinen projektipäällikkö sairastuu tai työntekoon tulee muita keskeytyksiä.
Ulkoinen projektipäällikkö tuo kustannussäästöä myös kokemuksen takia
Kustannuksia vertailtaessa ei voida kuitenkaan jättää huomiotta sitä, miten merkittävä rooli projektipäälliköllä on itse projektin onnistumiseen. Project management Instituten vuoden 2021 tutkimuksen mukaan projekteista 38 % ei pysynyt alkuperäisessä budjetissa, 45% alkuperäisessä aikataulussa ja 35% projekteista epäonnistui kokonaan. Tutkimuksessa hyvin pärjänneissä projekteissa korostuivat projektinhallintataidot ja esimerkiksi riskienhallintaan liittyvä osaaminen.
Kokenut projektipäällikkö tai –johtaja seuraa tarkasti projektin aikataulua, kustannuksia, riskejä, resursointia ja esimerkiksi sopimuksia. Sematin projektipäällikkö osaa myös raportoida projektiensa todellisen tilanteen ymmärrettävästi. Kokemuksen kautta ulkoinen projektipäällikkö osaa johtaa projektia kokonaisuutena ja tehdä riskienhallintaa tehokkaasti, mitkä voivat tuoda huomattaviakin kustannussäästöjä.
Ulkoisen projektipäällikön mukana tuomat edut ovat vankka projektijohtokokemus, joka kasvattaa parhaimmillaan myös koko projektiorganisaation osaamista. Joustavuus ja skaalattavuus ovat myös ehdottomia etuja, sillä ulkoinen projektipäällikkö on projektissa sen aikaa, kun on sovittu tai on tarvetta. Lisäksi tuntimääriä voidaan mukauttaa joustavasti tarpeen vaatiessa.
Ulkoista luotettavasti Sematin kanssa
Sematin projektipalvelut, projektipäälliköistä projektien tukifunktioiden osaajiin, ovat suunniteltu projektin jokaisen tarpeen täyttämiseen. Olemme auttaneet asiakkaitamme kaiken kokoisissa projekteissa ja olleet mukana jos jonkinlaisten tulipalojen sammuttamisessa – onhan tämä ydinosaamistamme.
Toimimme ennen kaikkea asiakkaidemme kumppanina sekä neuvonantajana. Emme ainoastaan tarjoa projektiin tarvittavaa osaamista vaan tuomme myös näkemystä projektien suunnitteluun ja niiden toteutukseen.
Käymme jokaisen projektin alkaessa läpi mikä malli toimisi kyseisessä tapauksessa parhaiten, ja minkälainen kulurakenne tukisi projektin tavoitteita parhaimmalla tavalla.
Ota yhteyttä helposti yhteydenottolomakkeen kautta tai chatin kautta.