Kategoria: Asiaa lapioitavaksi – projektinhallinta ja asiantuntija-artikkelit

Rakkaalla lapsella on monta nimeä: teknologiansiirto on yksi nimi prosessille, jossa teknologiaa tai osaamista siirretään organisaatiosta tai paikasta toiseen. Riippuen, mitä ollaan siirtämässä, voidaan puhua myös valmistuksen tai tieto-taidonsiirrosta. Siirrettävänä on voi olla sekä aineettomia omistusoikeuksia, kuten patentteja ja ohjelmistoja, että aineellisia omistusoikeuksia, kuten laitteita ja materiaaleja. Kokonaisuudessaan teknologiansiirtoprojektit ovat kuitenkin haasteellisia projekteja ja vaativat projektipäälliköltä ja koko projektiryhmältä erityistä osaamista. 

Haastattelimme projektipäällikköjä Tomi Saarta ja Janne Jarvaa teknologiansiirtoon liittyvistä kiemuroista. Kummallakin heistä on vuosien kokemus teknologiansiirtoprojekteista. 

Tomilla on 20 vuoden ajalta kokemusta valmistavan teollisuuden teknologiansiirtoprojekteista erityisesti siirroista maasta toiseen. Tomi on ollut teknologiansiirtoprojekteissa, joissa tuotteen eri osa-alueiden valmistusta siirrettiin toiseen maahan, mutta myös johtamassa projekteja, joissa koko valmistus siirrettiin toiseen maahan. Jannelle teknologiansiirtoprojektit ovat tuttuja erityisesti osaamisen siirtoon liittyvien tehtävien ja kohteessa tapahtuvien tukitoimien osalta. Kummankin tekemät teknologiansiirtoprojektit ovat olleet useita vuosia kestäviä ja vaatineet laajaa osaamista erityisesti valmistavasta teollisuudesta. 

Teknologiansiirtoprojektin suurimmat haasteet  

Teknologiansiirtoprojektit ovat haasteellisia projekteja erityisesti, jos valmistusta siirretään maasta toiseen. Kuten muissakin kansainvälisissä projekteissa, teknologiansiirtoprojekteissakin saatetaan törmätä suuriin toimintakulttuurieroihin puhumattakaan esimerkiksi tietojärjestelmistä, jotka voivat olla täysin erilaiset kuin lähtömaassa. 

“Teknologiansiirtoprojektit vaativat projektipäälliköltä herkkiä tuntosarvia ja hyvää ihmistuntemusta, sillä kulttuurierot tai töiden loppuminen toisaalla saattavat vaikuttaa projektin etenemiseen tai projektissa työskentelevien motivaatioon”, Tomi Saari huomauttaa.  

Teknologiansiirtoprojektit haastavat organisaatiota myös sen suhteen, että siirrettävän palvelun tai tuotteen tiedot ja toiminta sen ympärillä täytyy olla täydellisesti tiedossa ja dokumentoitu. Projektia ei voida siis aloittaa ennen kuin on varmistettu, että omat datamassat, osaamisvaatimukset ja toimintaohjeet ovat kunnossa. Vastapuolena tähän on, että asiakkaan lähtötilanne täytyy olla tiedossa; millaista osaamista organisaatiosta löytyy, ovatko fasiliteetit valmiina, ovatko hankintaverkostot toimivia. Sikaa säkissä ei kannata lähteä ostamaan teknologiansiirtoprojektissakaan.  

Miten sitten selvitä teknologiansiirtoprojektista kuivin jaloin? Kokosimme kuusi oleellisinta asiaa, mitä tulee huomioida.  

Kuusi askelta onnistuneeseen teknologiansiirtoon 

1. Tunne omat tuotteesi ja palvelusi 

Tärkeimpiä asioita teknologiansiirtoprojektissa on oman palvelun tai tuotteen läpikotainen tuntemus. 

“Projektia ennen ns. oma pää pitää olla kunnossa. Teknologiansiirto vaatii täydellisen tiedon tuotteesta ja toiminnasta sen ympärillä. Esimerkiksi tuoterakenteiden ja nimikkeiden on oltava kunnossa ja viimeisimmät revisiot piirustuksista täytyy olla säntillisesti dokumentoitu ja löydettävissä”, kertoo Janne.  

2. Tunnista asiakkaan vaatimukset ja asiakkaiden toiminnallinen kyvykkyys  

Kun oma pesä on kunnossa ja tiedetään, mitä tuotteen valmistaminen vaatii niin osaamisten, tietojärjestelmien kuin esimerkiksi materiaalien osalta, voidaan katse siirtää vastaanottavaan tahoon. Erittäin tärkeää on selvittää perinpohjaisesti, mikä on asiakkaan toiminnallinen kyvykkyys ja mitkä ovat asiakkaan tavoitteet. Näitä asioita on peilattava siihen, mitä tuotteen valmistus vaatii myös fasiliteettien, hankinnan kuin henkilöstön osalta. 

“Tärkeää on myös rehellisesti tunnistaa vastaanottavan tahon tilanne ja kyvykkyys. Aina näin ei ole tehty ja vaikka sopimuksessa olevat asiat olisi toteutettu, vastaanottava taho ei pysty tuottamaan esimerkiksi haluttua laatua, koska osaamista ei ole saatu halutulle tasolle. Tämä on hyvä esimerkki, miksi teknologiansiirtoprojekteissa on hyvä olla alusta lähtien niiden kommervenkit osaava projektipäällikkö tai asiantuntija”, Janne huomauttaa. 

3. Analysoi teknologiansiirtoon liittyvät riskit 

Riskien tunnistaminen ja tunnustaminen on oleellista kaikissa projekteissa, mutta erityisesti teknologiansiirtoprojekteissa riskienhallinta korostuu. Suurena riskinä on tiedostamattomuus, joka liittyy yllä mainittuun omaan tilanteeseen ja asiakkaiden tilanteeseen ja kyvykkyyteen. 

“Puutteelliset tiedot lähtötasosta muodostavat valtavan riskin projektin onnistumisen kannalta. Ihmisillä oleva oletus on usein väärä ja puutteelliset selvitykset ajavat projektin väärille urille heti. Tässä kohtaa kokemus puhuu ja mahdolliset haasteet on mahdollista tunnistaa nopeammin, jos aikaisemmista teknologiansiirtoprojekteista on kokemusta”, Tomi kertoo. 

Riskiarviot ovat oleellisia myös kumppanien ja asiakkaiden valinnassa. Erityisesti taloudellisiin tekijöihin kannattaa kiinnittää huomiota. Teknologiansiirtoprojektit ovat hintavia, joten tarkkuuteen on syytä. 

4. Kutsu asiantuntija mukaan neuvotteluihin 

Kaikissa projekteissa laajuuden määrittely on avainasia ja niin on myös teknologiansiirtoprojekteissa. Tärkeää on, että kumpikin osapuoli ymmärtää, mitä on sovittu ja mitä projektiin kuuluu.  

Haasteena ovat usein sopimusneuvotteluiden pituudet ja niihin osallistuvien tiedot teknologiansiirron mutkikkuudesta. Alussa saatetaan hukata kallisarvoista aikaa, kun monimutkaisuutta ei tunnisteta ja aikaa vaikuttaa olevan riittämiin. 

“Parhaaseen lopputulokseen päästään, kun teknologiansiirroista kokemusta omaava projektipäällikkö osallistuu neuvotteluihin alusta alkaen esimerkiksi asiantuntijan roolissa. Tällöin aikataulut, mahdolliset vaaranpaikat ja valmistelut onnistuvat paremmin. Projekti saadaan myös liikkeelle sutjakkaammin”, Tomi summaa. 

5. Tiedonhallinta: yhden luukun periaate 

Tietojärjestelmät ja esimerkiksi ERP ovat valtavia tietovarantoja. Teknologiansiirroissa myös datan hallinta, sen ymmärtäminen ja oikeellisuus ovat entistä kriittisempiä asioita ja tiedonsiirto näyttelee entistä suurempaa roolia. Tässäkin kohtaa oman ja asiakkaan tilanteen ymmärtäminen on oleellista.  

Projektin aikana tiedon- ja muutoksenhallinta korostuu myös ja esimerkiksi revisiohallinta on oltava timanttista. Hyvänä ohjenuorana on sopia yhteyshenkilö, joka huolehtii kommunikoinnista projektin ja asiakkaan välillä. Sama henkilö huolehtii myös dokumenttien oikeellisuudesta, hallinnoimisesta ja toimittamisesta asiakkaalle tai yhteistyökumppaneille. 

6. Ota huomioon logistiikka ja hankinta 

Jos teknologiansiirtoprojektin suuntautuu maasta toiseen, erityisesti hankintaan ja logistiikkaan tulee kiinnittää huomiota.  

Hankinnassa tulee varmistaa, onko asiakkaalla valmiiksi toimittajaverkosto, jota voidaan hyödyntää vai onko sekin luotava projektin aikana. Ennen kaikkea on huolehdittava, että laatuvaatimukset täyttyvät.  

Logistiikassa on huolehdittava niin materiaalien kuin ihmisten saamisesta paikan päälle oikeaan aikaan. Työntekijöiden osalta on järjestettävä mm. majoitukset, vakuutukset ja matkaliput. Paikallistuntemuksella on suuri vaikutus, joten vastaanottavan tahon tietotaitoa kannattaa ehdottomasti hyödyntää. Myös turvallisuuteen vaikuttavat asiat tulee huomioida hyvin tarkasti. 

“Kohteessa projektipäällikön tulee varmistaa, että kaikki työntekijät pärjäävät ja työskentely on turvallista. Tässäkin kohtaa hyvä suunnittelu ja valmistelu on avain”, Tomi sanoo.  

Mitä etua kokenut projektinpäällikkö teknologiansiirtoprojektiin? 

Teknologiansiirtoprojektit ovat vaativia projekteja ja ne vaativat pelkästään kyseiseen projektiin keskittyvän projektipäällikön. Näin varmistetaan, että projekti saadaan läpi vietyä suunnitellusti. Oleellista on myös valita projektipäälliköksi henkilö, jolla on kokemusta teknologiansiirtoprojekteista ja tuntee eri osa-alueet. Aina talon sisältä ei tällaista henkilöä löydy tai ole vapaana ko. projektiin, jolloin on hyvä kartoittaa muita vaihtoehtoja.  

Sematilla on useampia projektipäälliköitä, joilla on vankkaa kokemusta teknologiansiirtoprojekteista. Mitä varhaisemmassa vaiheessa projektipäällikkö tulee osaksi projektia, sitä suurempia positiivisia vaikutuksia itse projektiin, sen kustannushallintaan, aikataulunpitoon ja riskienhallintaan syntyy.  

Ulkoinen projektipäällikkö tuo käyttöön kokemuksensa lisäksi myös ulkopuoliset silmät, jotka tarkastelevat asioita objektiivisemmin. Näin he osaavat tarvittaessa haastaa jämähtäneitä käytänteitä ja vaatia tietoa päätösten tekemisen tueksi. Samalla organisaatio saa myös tarvittavaa kokemusta teknologiansiirtoprojekteista ja oppia, miten hommaa kannattaa viedä eteenpäin, sillä teknologiansiirtoprojektit vaativat onnistuakseen käytännön kokemusta. Projektiammattilainen katsoo myös, että budjetti, aikataulu ja laatuun liittyvät asiat tulevat suunnitelluiksi ja hallituiksi projektin aikana.

Kaipaako projektitiimisi vahvistusta? Ota meihin helposti yhteyttä yhteydenottolomakkeella, soittamalla tai chatin kautta! 

Toiminnan kehittämistä voi tehdä monella tavalla ja paras tapa riippuu aina kehityskohteesta, kohdeorganisaatiosta ja sen toimintakulttuurista. Työntutkimus on toiminnan ja erityisesti työn tuottavuuden kehittämisen yksi, kiitelty ja kiisteltykin, työkalu. Työntutkimus on jo rutiinia teollisuudessa ja logistiikka-alalla, mutta se soveltuu oikeastaan ympäristöön kuin ympäristöön, kunhan tutkimuksen toteuttava taho osaa soveltaa metodeja ja työkaluja tilanteen ja asiakastarpeiden mukaan. 

Artikkelissa työntutkimuksen saloihin meitä johdattavat Sematin Senior Project Manager Janne Jarva ja projektiliiketoiminnasta vastaava Pasi Niemi. Jannella yli viidentoista vuoden kokemus logistiikkaan, huoltopalveluihin ja tuotantoon liittyvistä tehtävistä teknologia- ja puolustusvälineteollisuudessa. Pasilla puolestaan on yli 35 vuoden kokemus operatiivisissa johtotehtävistä puolustusvoimissa ja puolustusvälineteollisuuden parissa.    

Mitä on työntutkimus?  

“Pohjimmiltaan työntutkimus on työntekemisen edellytysten toteutumisen tutkimista. Tutkimuksessa tunnistetaan asiat, jotka vaikeuttavat työntekoa. Tavoitteena on tehdä työntekemisestä helpompaa, sujuvampaa ja turvallisempaa. Kuten sanottua työntutkimus on yksi työkalu toiminnankehittämisessä”, kertoo Sematin Janne Jarva.  

“Liian usein työntutkimus koetaan edelleen siten, että ‘ensin tulee kellokalle, sitten tulee kenkää’. Siitähän ei ole kysymys. Tällainen käsitys on kaikuja ‘vanhan liiton’ ympäristöistä”, Pasi Niemi lisää. 

Jotta tällaiselta väärinkäsitykseltä vältytään, on tärkeää käydä työtutkimuksen tarkoitus ja kriteeristö läpi yhdessä henkilöstön kanssa ennen työntutkimuksen aloittamista ja vielä uudemman kerran tutkimusta tehtäessä. Tämä mahdollistaa myös hyvän vuorovaikutuksen syntymisen tutkimukseen osallistujan ja tutkijan välille, jolloin tutkimukseen osallistuja jakaa myös omaa tietouttaan/mielipiteitään kehitystyön hyväksi.  

Yritysten ja organisaatioiden operatiivisen johdon tahtotila on pitää pyörät pyörimässä, tehdä asioita jatkuvasti paremmin ja turvallisemmin. Tuottamatonta työtä ja suoranaista hukkaa pyritään minimoimaan joko itselähtöisesti tai ulkoisten tekijöiden ohjaamana. Kilpailu on alalla kuin alalla nykyään kovaa.  

Käytännön tasolla hukkaa aiheuttaa monikin asia, joista yleisimpiä ovat teollisuuden parissa esimerkiksi työkalujen jatkuva etsiminen, varaosien hakeminen varastoista tai puutteet varaosissa tai työkaluissa. Lisäksi varsin yleisiä aikasyöppöjä ovat tietojärjestelmäongelmat, suunnittelematon työstä toiseen siirtyminen ja eteen tulevat lisätyöt. Näitä asioita voidaan sujuvasti selvittää työntutkimuksen avulla.  

“On tärkeää korjata oikeita asioita, eikä vain ihmetellä, miksi joku työntekijöistä seisoo koneensa vieressä mitään tekemättä”, Pasi kertoo ja lisää: “Seisoskelu voi johtua osapuutteista, työkalujen soveltumattomuudesta ko. työhön tai puutteellisesta perehdytyksestä, ohjeistuksesta… Syitä on lukemattomia.” 

“Harvoin syynä on yksittäinen työntekijä, vaan ongelma on nimenomaan työn tekemisen edellytyksissä”, Janne jatkaa. 

Mitä on tärkeää tietää työntutkimuksesta? 

Oleellista on, että tilaajaorganisaatio ja tutkimuksen toteuttaja tietävät, mitkä ovat työntutkimuksen tavoitteet, mitä toimeksiantoon kuuluu, mitä ollaan tutkimassa ja mitä on rajattu ulkopuolelle, ja tietysti miksi työntutkimusta ollaan toteuttamassa.  

“Toisin sanoen tilaajan täytyy tietää, mitä on ostamassa, ja toteuttajan mitä on myymässä. Siksi alussa tehtävät yhteiset kickoff-tilaisuudet ovat kultaakin kalliimpia, että yhteinen käsitys saadaan muodostettua kaikille osapuolille. Parhaat hyödyt työntutkimuksesta saadaan, kun toiminta on selkeää ja läpinäkyvää kaikille”, kertoo Pasi.  

Tärkeää on, että kohdeyrityksessä ymmärretään, mitä työntutkimus on, mitkä sen tavoitteet ovat ja mitä sillä on saavutettavissa.  

Mitä etua työntutkimus tuo mukanaan? 

Työtutkimus tuo mukaan monia etuja. Usein tutkimus tuo esille selkeitä kehityskohteita, joita on mahdollista lähteä korjaamaan. Samalla varmistetaan, että korjaavat toimenpiteet kohdistuvat oikeisiin asioihin, sillä esimerkiksi johdon näkemys ongelmista voi olla erilainen kuin mitä ne oikeasti ovat. Lisäksi työntutkimus voi antaa tarkkuutta hinnoitteluun ja parantaa myös asiakastyytyväisyyttä tehostuvan työn ja läpinäkyvyyden kautta.  

Ulkopuoliset silmät havainnoivat asioita myös tuoreesta näkökulmasta. Työntutkimuksessa saattaa noustakin esimerkiksi työturvallisuuteen tai yrityksen toimintakulttuuriin vaikuttavia asioita, joita muokkaamalla työturvallisuutta ja -viihtyvyyttä saadaan kehitettyä.  

Mitä etua ulkoinen asiantuntija tuo työntutkimukseen? 

Sematin työntutkimusta tekevillä asiantuntijoilla on laaja kokemus muun muassa kokoonpanoteollisuudessa sekä huolto- ja korjaustoiminnasta. Näin ollen he ymmärtävät erilaisten toimintaympäristöjen ominaisuuksia, mikä osaltaan parantaa työntutkimuksen luotettavuutta ja laatua. Sematin työntutkija, kohdeorganisaation ulkopuolisena, mutta erityisesti aikaisemmin mainittuja aloja tuntevana, omaa edellytykset tarkastella ko. työn lisäksi myös siihen liittyvää kokonaisuutta. Työntutkimuksen eri metodit ovat sovellettavissa ympäristöön kuin ympäristöön ja Sematin asiantuntijoilla on edellytykset toimia myös laajasti erilaisissa ympäristöissä. Työtutkijana toimivat asiantuntijat tuovat esille puolueettoman, objektiivisen näkemyksen asiakasyrityksen tarkasteltavasta toiminnasta. 

Työntutkimuksen lopputuloksena asiakas saa yksityiskohtaisen raportin, jossa on havainnot työstä tai työympäristöstä sovitulla tasolla sekä tutkimuksen aikana kerätty data visuaalisesti esitettynä perusteineen. Lisäksi riippuen sovitusta voidaan työstä laatia myös esim. standardiaikalaskelma. 

“Työntutkimuksen tuloksena yritys saa mustaa valkoisella puolueetonta dataa työn tehokkuudesta sekä lisäksi muita havaintoja esimerkiksi työturvallisuuden kehittämiseen. Useinhan haasteet ovat yrityksillä tiedossa, mutta asioita ei ole saatu vietyä syystä tai toisesta eteenpäin. Työntutkimus saattaa tuoda kaivatun näytön, että tiettyjä asioita tulisi kehittää”, Pasi summaa.  

Parhain lopputulos saadaan, jos työntutkimuksen lisäksi tehdään prosessitason tarkastelua tai nykytilan analyysi, jolloin havainnoinnin lisäksi työntekijöitä sekä operatiivista johtoa haastatellaan. Nämä tarkastelut ja haastattelut tuovat lisätietoja taustoista ja voivat auttaa johtoa ymmärtämään toiminnan esteitä ja eri tavalla ilmeneviä omiin vastuualueisiinsa liittyviä ongelmia. 

Työntutkimuksen jälkeen Semat on apunasi myös laajemmissa toiminnankehittämistoimissa. Autamme sinua esimerkiksi soveltamaan LEAN toimintaasi tai tunnistamaan tilaus-toimitusketjusi haasteita.  

Mitä on vastuullinen yritystoiminta? 

Vastuullinen yritystoiminta tarkoittaa, että yritys ottaa huomioon toimintansa vaikutukset ympäristöön, yhteiskuntaan ja talouteen. Vastuullisuutta tarkastellaankin näiden kolmen pääosa-alueen kautta, jotka tunnetaan nimellä ESG (Environmental, Social, Governance).  

Miksi vastuullinen yritystoiminta on yrityksen elinehto? 

Vastuullinen yritystoiminta on noussut keskeiseksi teemaksi nykypäivän liiketoiminnassa. Kiristynyt säätely ja raportointivelvollisuudet koskevat tällä hetkellä ainoastaan suuryrityksiä, mutta vaatimukset valuvat toimitusketjuja pitkin myös pk-yrityksiin. Jos alihankkija ei pysty vastaamaan asetettuihin vaatimuksiin esimerkiksi raportointien suhteen, se menee vaihtoon. Näin ollen vastuullisuusasioiden laiminlyöminen voi uhata koko yrityksen jatkuvuutta.  

Yrityksen saama rahoitus voi myös riippua vastuullisuudesta, sillä pankit ja rahoittajat joutuvat olemaan tarkempia kiristyneen säätelyn takia. Vastuullisuus on myös merkittävä kilpailuetu, sillä esimerkiksi kilpailutuksista siitä voi saada lisäpisteitä ja niin yritykset kuin kuluttajat ovat entistä valveutuneempia. Näiden etujen lisäksi vastuullinen yritystoiminta on myös osa yrityksen maineen suojelua; negatiivinen julkisuus esimerkiksi työtapaturmien takia ei ole yhdenkään yrityksen edun mukaista.  

Mitä on PK-yrityksen vastuullinen yritystoiminta? 

Monesti vastuullisuudesta puhuttaessa ympäristövastuu nousee ainoana asiana mieleen. Vastuullisuuteen kuuluvat kuitenkin myös jo mainitut sosiaalinen vastuu ja hyvään hallintoon liittyvät asiat eli vastuullisuus muodostuu kolmesta osasta (ESG). Vastuullinen yritystoiminta ei myöskään ole niin hankalaa kuin saatetaan ajatella, vaan monet yritykset tekevät vastuullisuuteen liittyviä toimenpiteitä jo ennestään. 

Jo pelkästään kustannussyistä energian- ja vedenkulutukseen sekä materiaalien kiertoon kannattaa kiinnittää huomiota ja optimoida niitä. Esimerkiksi parantamalla tuotantotilojen energiatehokkuutta teet jo vastuullisuustyötä. Huolehtimalla työntekijöidesi työturvallisuudesta ja tarjoamalla heille lisäkoulutusta osaamisen lisäämiseksi, teet vastuullisuustyötä huolehtimalla työntekijöittesi työhyvinvoinnista, ja samalla pidät yrityksesi kilpailukykyisenä työpaikkana uusien osaajien silmissä. Yrityksen tilinpäätösten asianmukainen tekeminen, verojen maksaminen ja lähempääkin tarkastelua kestävä liiketoiminta ovat myös osa vastuullisuustyötä ja kuuluvat hyvään hallintotapaan. Suurin osa pk-yrityksistä tekee jo näitä asioita, mutta ongelmana on usein näistä viestiminen, systemaattinen raportointi ja toiminnan jatkuva kehittäminen. 

PK-yrityksen vastuullinen yritystoiminta – mitä asioita tulee ottaa huomioon? 

Pk-yrityksen vastuullisuustyössä tulee ottaa huomioon useita tekijöitä, jotta toiminta olisi tehokasta, merkityksellistä ja kestävästi toteutettua. Tässä muutamia keskeisiä huomioitavia asioita: 

1. Strateginen lähestymistapa: Vastuullisuustyöstä on hyötyä, kun sitä tarkastellaan strategisesta näkökulmasta. Työn on oltava pitkäjänteistä, johdonmukaista ja tavoitteellista. Johdon sitoutuminen on oleellista, ja vastuullisuustyön tulisi olla integroituna osaksi liiketoimintastrategiaa ja -kulttuuria. Laadi selkeä vastuullisuusstrategia, joka määrittelee tavoitteet, toimenpiteet ja mittarit. 

2. Sidosryhmien huomioiminen: Sidosryhmien tuntemus on tarpeellista aina, mutta erityisesti vastuullisuustyössä on tärkeää ymmärtää sidosryhmien odotuksia ja tarpeita. Ole aktiivinen sidosryhmiesi kanssa ja pyri tekemään yhteistyötä heidän kanssaan vastuullisuustoimien kehittämiseksi ja toteuttamiseksi. 

3. ESG-tekijät: Tarkastele toimintaasi ESG-tekijöiden osalta. Huolehdi, että jätteet lajitellaan ja kierrätetään asianmukaisesti, työntekijöiden työturvallisuudesta ja -hyvinvoinnista huolehditaan ja liiketoimintasi on läpinäkyvää ja eettistä. 

4. Käytännön toimenpiteet: Viesti vastuullisuustoimista totuudenmukaisesti asiakkaille ja muille sidosryhmille. Vastuullisuustyötä voi hyödyntää myös markkinoinnissa ja brändin rakentamisessa, kunhan väitteet ovat todistettavissa. Voit hakea sertifikaatteja, jotka auttavat jäsentämään ja todentamaan vastuullisuustyötä. 

5. Seuranta ja jatkuva parantaminen: Määrittele selkeät mittarit vastuullisuuden seuraamiseksi ja arvioi edistymistä säännöllisesti yhdessä sidosryhmien kanssa. 

Ottamalla huomioon nämä tekijät pk-yritys voi tarkastella omaa vastuullisuuttaan, joka tukee liiketoiminnan pitkäjänteistä menestystä ja positiivista vaikutusta ympäristöön ja yhteiskuntaan.  

Yritysvastuun kehittäminen kumppanin kanssa

Jos tämä kuulostaa liian suurelta haasteelta, ei hätää! Kanssamme tämäkin haaste saadaan ratkaistua ja kehitämme kanssasi yrityksesi vastuullisuutta sopivassa laajuudessa ja joustavalla otteella. 

Kuten kaikki Sematin toiminnan kehittämiseen liittyvät palvelut myös yritysvastuun kehittämiseen liittyvät palvelut alkavat nykytilan kartoituksella. Nykytilan kartoituksen jälkeen yritykselle muodostetaan yritysvastuustrategia, joka on perusta yrityksen vastuullisuustyön kokonaisuudelle. Yritysvastuustrategiassa määritetään vastuullisuustyön painopisteet, tavoitteet, vastuut ja toteutustavat. Tämän jälkeen yritykselle voidaan tehdä yrityksen tarpeen mukaan esimerkiksi hiilijalanjäljen laskenta, CSRD-strategia, taksonomiastrategia tai yrityksen vastuullisuusraportti.

Ota yhteyttä helposti yhteydenottolomakkeen kautta tai chatin kautta.

Monissa organisaatioissa toteutetaan projekteja, mutta henkilöstön projektiosaamisessa saattaa olla suuriakin eroja. Osaamistasojen vaihtelevuus aiheuttavat epävarmuutta projektien läpiviennissä alkumetreistä aina jälkiseurantaan asti. Monesti projektin eri vaiheissa saatetaankin oikoa, kun taustalla on puutteellinen ymmärrys projektinhallinnan keskeisistä tekijöistä.

Projekteja toteuttaessa on tärkeää, että projektien sisältö ja laajuus, tavoitteet, roolit ja vastuut ovat kaikille osallisille selkeitä. Mutta vaikka nämä ovat perusasioita, niissä on usein hankaluuksia, ja niistä on erilaisia näkemyksiä organisaation sisällä. Yhteisen käsityksen projektityöskentelystä puuttuessa ja jokaisen tehdessä asioita eri tavalla projektien kokonaishallittavuus kärsii. Paras ratkaisu ylläkuvattuun ongelmaan on henkilöstön projektiosaamisen ja -ymmärryksen kasvattaminen valmennuksin. 

Projektivalmennusta hankittaessa kannattaa kuitenkin olla tarkkana, jotta saa sitä, mitä kuvittelee ostavansa. Kokeneista projektijohtajistamme Vesa Kotiranta ja Heikki Laaksonen ja erityisesti sopimusvalmennuksia pitävä lakimies Heikki Mikkola kertovat, mitä asioita on hyvä ottaa huomioon projektivalmennusta harkittaessa.  

Mitä etuja projektivalmennus tuo yrityksille? 

Yrityksen kannattaa harkita projektivalmennuksen hankkimista, jos esimerkiksi projektien läpivienti tuntuu hankalalta, projektien laajuus tai tilannetietoisuus ei pysy hanskassa. Projektivalmennus kasvattaa henkilöstön osaamista, mikä johtaa tehokkaampaan projektien suunnitteluun ja toteutukseen. Projektivalmennus tuottaa samalla kaikille yhteisen käsityksen esimerkiksi projektitoiminnan perusteista tai vaikkapa projektien ohjausryhmän toiminnasta. Tämä auttaa luomaan ja vahvistamaan yhteisiä käytäntöjä ja prosesseja, jotka vähentävät epäselvyyksiä ja lisäävät osaltaan työn tuottavuutta sekä projektien kokonaisvaltaista onnistumista. 

“Loppupeleissä projektivalmennuksissahan on kyse toiminnan tehostamisesta tai kehittämisestä. Valmennus ei tuo pikatietä onneen, mutta hyvän valmennuksen tulisi herätellä valmennettavia katsomaan asioita uusista näkökulmista”, summaa Sematin projektijohtaja Vesa Kotiranta.  

Myös Sematin Heikki Mikkola korostaa oikeanlaisen valmennusten hyötyjä yritykselle parantuneen tehokkuuden, työviihtyvyyden ja –motivaation kautta:  

“Projektivalmennus myös auttaa yritystä löytämään mahdollisia kehittämiskohteita, joiden havaitsemisessa valmentaja/sparraaja voi oman kokemuksensa kautta avustaa valmennettavia.” 

Projektivalmennuksen lisäksi yrityksen onkin hyvä analysoida projektitoimintansa haasteita ja kehittää toimintaansa pitkäjänteisesti. Projektivalmennus voivat olla lähtölaukaus kehittämiselle tai osa uusien toimintamallien käyttöönottoa toiminnan kehittämisprojektin päätteeksi.  

Projektivalmennus tarjoaa tilaisuuden jakaa kokemuksia  

Haasteet kommunikaatiossa tai tiimityöskentelyssä ovat tyypilliset syyt, jotka aiheuttavat päävaivaa projekteissa. Jos yhteisiä toimintatapoja ei ole aikaisemmin ollut ja ristiriitoja on jo päässyt syntymään, projektivalmennus tarjoaa loistavan tilaisuuden vaihtaa kokemuksia. Avoin keskustelu valmennusten yhteydessä auttaakin myös yhteishengen luomisessa huomauttaa projektijohtaja Heikki Laaksonen.  

“Tärkeä piirre valmennuksissa on tiimiytyminen ja kokemuksien jakaminen yhteisten harjoitusten ja keskusteluiden kautta. On tärkeää, että valmentaja pystyy luomaan tilaisuuteen välittömän, rauhallisen ja avoimen ilmapiirin.” 

Sematin projektijohtaja Vesa Kotirannan mielestä tärkeää onkin, että valmentajalla on käytännön kokemusta projektijohtamisesta ja projektien kiemuroista. Käytännön esimerkkien kautta valmennettavat pystyvät samaistumaan valmentajan kokemuksiin. Myös yleisön haltuun ottaminen on oleellinen taito valmentajalle: “Hyvä valmentaja saa takarivinkin pönöttäjät heräämään ja kertomaan tuskastaan projekteissa.”

Huolellisella valmistelulla paras lopputulos

Mitä enemmän valmentaja tietää millaisten haasteiden parissa valmennettavat painivat, sitä paremmin valmentaja voidaan valita ja valmennuksen sisällöt voidaan valita. Tämä edellyttää yritykseltä haasteiden tunnistamista ja tunnustamista. Projektijohtaja Heikki Laaksonen toteaakin valmennusten olevan yrityksille usein merkittäviä investointeja, joten valmennusten valmisteluun kannattaa panostaa riittävästi aikaa.  

“Mitä enemmän valmennusta räätälöidään ja valmentajat briiffataan, sitä parempaa vastinetta varsinaisessa valmennuksessa saadaan osallistujille.” 

Valmennuksen suunnittelussa, valmennuksen aikana sekä sen jälkeen on hyvä kuunnella henkilöstöä valmennuksen sisällöstä, toteutuksesta sekä tuloksista. 

 “Kun valitaan valmennusta, täytyy olla tarkkana siinä mitä ostetaan ja mikä on kohderyhmä. Perusvalmennukset toimivat monessa tapauksessa, mutta usein hyödyt saadaan mitattua paremmin ulos kattavammalla räätälöinnillä ja tarkalla kohdentamisella”, Heikki Laaksonen kertoo.

Myös Vesa Kotiranta kehottaa miettimään millaisia projekteja yrityksessä tehdään, ja mitkä ovat todelliset haasteet projektien taustalla.  

“Suuryrityksillä ja heidän asiakkaillaan on usein valmiit projektimallit, jotka ohjaavat projektien toteuttamista. Suuryritysten kansainväliset projektit vaativat kuitenkin projektien parissa työskenteleviltä erityisesti erilaisten kulttuurien ymmärrystä, viestintään ja tiedonkulkuun panostamista ja erilaisten toimintatapojen yhteensovittamista.” 

Projektisparraus tuo uusia ulottuvuuksia 

Vaihtoehtona projektivalmennukselle on myös yksittäisten henkilöiden tai pienryhmien projektisparraus. Sparraaja toimii kuuntelijana ja tarvittaessa kyseenalaistajana, jolloin vaikeisiinkin tilanteisiin saadaan uutta näkökulmaa.  Sparrausten aiheena voi olla esimerkiksi johtaminen, johtajuus, kriisijohtaminen, muutosjohtaminen, ohjausryhmätyöskentely tai projektiportfolionhallinta. Henkilökohtaisissa sparrauksissa voidaan keskittyä myös konkreettisiin projekteihin, joissa projektipäällikkö- tai johtaja tarvitsee tukea. Johtoryhmän tai ohjausryhmän sparraus on myös tehokas työväline esimerkiksi salkunhallinnan tueksi.  

Miten valita projektivalmennus tai projektisparraus? 

1. Tiedä, mitkä ovat haasteesi  

Mitä tarkemmin tiedät, mitkä ovat projektitoimintasi haasteet, sitä paremmin valmennus vastaa tarpeesi. Semat auttaakin projektitoimintasi kehittämisessä laaja-alaisesti. Projektivalmennuksen pohjaksi voidaan myös teettää verkkokysely projektitoiminnastanne, joka antaa hyvän katsauksen, millaisia haasteita ja menestystekijöitä projekteissanne henkilöstön näkökulmasta on.  

2. Aseta tavoitteet

Haasteiden ollessa selvillä asetetaan tavoitteet, mitä valmennuksella halutaan saavuttaa. Halutaanko saada yleinen projektiosaaminen uudelle tasolle vai onko tarve keskittyä erityisempään ongelmaan esimerkiksi projektin ohjausryhmätyöskentelyyn?  

3. Valmis valmennuspaketti, räätälöity projektivalmennus vai projektisparraus?

Kun haasteet ja tavoitteet ovat tiedossa, seuraavana on hyvä pohtia kannattaako projektivalmennus olla valmis valmennus vai pitäisikö valmennus olla räätälöitävissä organisaatiollenne sopivaksi. Myös kohdeyleisö on syytä miettiä huolella ja tarvittaessa jakaa henkilöstö pienempiin valmennusryhmiin. Samalla on hyvä pohtia olisiko henkilökohtainen projektisparraus parempi apu tai olisiko se hyvä lisätuki avainhenkilöille.  
 
Usein uusien toimintamallien juurruttaminen vaatii pitkäjänteisempää työskentelyä, jolloin pidempiaikainen ja kattavampi valmennusohjelma on myös harkitsemisen arvoista. Olemme toteuttaneet valmennusohjelmia esimerkiksi Helenille.

4. Etsi sopiva yhteistyökumppani 

 Valmennuksen voi toki tuottaa itsekin, mutta ulkopuoliset silmät näkevät organisaation haasteet usein selkeämmin. Yhteistyökumppanin valinnassa kannattaa miettiä, millaisia asioita haluaa painottaa: tuleeko valmentajilla olla projektijohtokokemusta tai käytännön osaamista tietyltä toimialalta? 

Sematin valmentajat ovat aina täysipäiväisiä projektipäällikköjä ja –johtajia, joilla on rautainen käytännönosaaminen esimerkiksi teollisuuden toimitusprojekteista.  

5. Käytä aikaa projektivalmennuksen valmisteluun  

Mitä paremmin valmentaja on perillä, millaisia haasteita koulutuksella halutaan ratkaista, sitä paremmin se saadaan sopimaan kohdeyleisön tarpeisiin. Yhteiset workshopit ennen valmennusta varmistavat valmennuksen onnistumisen. 

Semat kumppaninasi projektivalmennuksissa ja projektisparrauksissa

Tarjoamme käytännönläheisiä valmennuksia projektipäälliköidemme ja -johtajiemme toimesta. Projektivalmentajamme työskentelevät täyspäiväisinä projektipäälliköinä ja –johtajina, joilla on vankka käytännön osaaminen ja ymmärrys erilaisista projekteista eri toimialoilla.

Painotamme projektivalmennuksissamme käytännön esimerkkejä ja projektipäälliköidemme omakohtaisia kokemuksia projektijohtamisesta – varoittavia esimerkkejä unohtamatta. Valmentajat valitaan aina kohderyhmän mukaan. Ota helposti yhteyttä soittamalla, yhteydenottolomakkeella ja chatin kautta.

Riskienhallinta on oleellinen osa projektitoimintaa, mutta valitettavan usein se on asia, jota ylenkatsotaan. Riskienhallinta kuitenkin kannattaa ja tähän artikkeliin olemme koonneet oleellisimmat vinkit riskienhallintaan.

Mitä on riskienhallinta projekteissa?  

Projektin alkaessa kaivetaan iänikuinen riskianalyysipohja, johon sutaistaan riskinä aikataulun venyminen ja alihankkijan konkurssi. Tämän jälkeen dokumentti hautautuu muiden sekaan ja se kaivetaan seuraavan kerran esille projektin loppuessa. Tällöin todetaan osan riskeistä realisoituneen, mutta käsittely jää tähän, ja seuraavassa projektissa sykli alkaa alusta. Kuulostaako tutulta?  

Tämä on tuttu kuvio monissa projekteissa, ja riskienhallinnan merkitystä helposti vähätellään “ylimääräisenä hommana”, mutta realisoituessaan riskeillä eli potentiaalisilla negatiivilla poikkeamilla projektin tavoitteista voi olla hyvinkin merkittäviä seurauksia. 

Sematin projektipäällikkö Miika Koivisto kertookin, miksi riskienhallintaa kannattaa tehdä ja miten onnistua siinä. Laita siis lukulasit nenälle ja syvenny hetkeksi artikkelimme pariin. 

Miksi riskienhallintaa kannattaa tehdä? 

Jos riskienhallintaa ei tehdä, pahimmillaan tilanne voi johtaa projektin epäonnistumiseen tai jopa kaataa yrityksen. Riskienhallinnan tulisi olla kaiken projekti- ja liiketoiminnan peruskauraa, mitä toteutetaan systemaattisesti. 

“Riskienhallinnan tulisi olla kiinteä osa projektia eikä erillistä toimintaa. Projektin aluksi täytyy riskeistä laatia riskilistaus, jossa määritellään mm. riskitasot ja toimenpiteet ja nimetään vastuuhenkilöt. Riskejä on tärkeää käsitellä systemaattisesti koko projektin ajan, esimerkiksi yhtenä kohtana projektikokouksissa. Projektin loppuessa riskien analysointi osana projektin oppeja on oleellista, ja myös ns. jäännösriskien huomioiminen ja niille vastuuhenkilöiden määrittely on tärkeää”, kertoo Sematin projektipäällikkö Miika, jonka erikoisosaamista on yritysten riskienhallinta ja niihin varautuminen. 

Monesti riskienhallintaan suhtaudutaan ylimalkaisesti; monia asioita pidetään itsestään selvyytenä, ja samoja riskilistoja kierrätetään projektista toiseen, jolloin kyseisen projektin riskejä ei aidosti analysoida ja ennakoida. Jokaisen projektin kohdalla tulisi olla toimintamalli, miten kukin riski taklataan, ja toiminnan täytyy olla systemaattista. Riskitasojen määritys tärkeää, jotta toimenpiteet voidaan mitoittaa oikein ja paras lopputulos syntyy riskien määrittelyyn osallistuvien henkilöiden yhteistyön tuloksena. 

“Projekteissa riskit ovat useimmiten aikatauluun tai henkilöihin liittyviä, mutta usein ne kietoutuvat moniin muihinkin riskilajeihin. Esimerkiksi avainhenkilön vaihtuessa riskinä on, että seuraava työntekijä ei pääse työhön kiinni, koska ajantasaista dokumentaatiota ei ole ja pahimmillaan kyseinen avainhenkilö vie hiljaisen tiedon mukanaan. Tämä voi auttaa lumipalloefektin.” 

Systemaattisesti toteutetun riskienhallinnan etuna on, että poikkeamiin pystytään reagoimaan tehokkaasti, eikä sammutella ainoastaan akuutteja tulipaloja. Ennakoimalla voidaan varautua tuleviin muutoksia eikä suuria peliliikkeitä tarvitse tehdä. 

“Kunnolla tehty riskienhallinta tuo säästöjä, koska kalliita paikkaustoimia ei tarvitse tehdä yllättäen vaan muutoksiin voidaan reagoida ajoissa. Lisäksi sählääminen minimoituu, kun ennakolta on määritelty, miten kyseistä poikkeamaa lähdetään ratkomaan. Systemaattisesti ja säännöllisesti toteutettu riskienhallinta tarjoaa selkänojan, johon tukeutua.” 

Kun riskienhallinta on kiinteä osa projektitoimintaa, se auttaa myös projektin laajuuden ja kokonaisuuden ymmärtämisessä. Samalla esimerkiksi sopimuksiin liittyvät riskit tulevat perattua monesta näkökulmasta, ja koko projektiryhmä saa käsityksen mitä ollaan tekemässä.  

“Riskejä ajatellaan usein ainoastaan negatiivisessa valossa, mutta riskejä on myös positiivisia ja niitä tulisi ennakoida samalla tavalla kuin negatiivisia riskejä. Positiiviset riskit voivat esimerkiksi kasvattaa projektitoiminnan tehokkuutta tai parantaa asiakastyytyväisyyttä”, kertoo Sematin projektipäällikkö Miika. 

Näin onnistut riskienhallinnassa – tsekkaa vinkkilista  

1. Panosta riskienhallintaan

Riskienhallinnan tulisi olla kiinteä osa projektia ja sitä tulisi tehdä koko projektin ajan systemaattisesti. Projektia aloittaessa riskit tulee identifioida ja laatia suunnitelma niiden hallitsemiseksi. Tämä auttaa myös ymmärtämään projektia kokonaisuutena, ja potentiaaliset vaaranpaikat tulevat ennakoitua. Pelkkä suunnitelma ei tietenkään auta vaan riskejä tulee tarkkailla koko projektin ajan ja tehdä tarvittavia toimenpiteitä niiden poistamiseksi, vähentämiseksi tai niiden hallitsemiseksi.  

2. Nimeä vastuuhenkilöt 

Kuuluisa joku ei voi olla vastuussa toimenpiteistä vaan jokaiselle osa-alueelle on nimettävä vastuuhenkilö, jonka vastuulla on seurata riskejä ja tehdä tarvittavat toimenpiteet. Nimetyt vastuut tuovat säännönmukaisuutta riskien hallintaan ja samalla opettavat projektiorganisaation jäseniä ottamaan huomioon riskejä projektien toteutuksessa ja vastaamaan niihin

3. Käsittele riskit säännönmukaisesti osana kokouksia 

Riskit tulee käsitellä osana projektiryhmän ja ohjausryhmän kokouksia. Kun riskikatsaus on osana kokousagendaa, riskit käydään systemaattisesti läpi. Lisäksi kommunikaatio ja tiedonvaihto paranevat, kun projektiorganisaation eri tasot ovat kartalla, missä projektissa mennään, ja korjaavien toimenpiteiden tekeminen on helpompaa. Käsittelytiheyttä voidaan rytmittää projektin elinkaaren mukaan. 

4. #Nobullshit  

Rohkaise projektiryhmäläisiä tuomaan riskit aktiivisesti ja rehellisesti esille ja reagoi heidän nostamiin huoliin. Yleensä projektiryhmäläisillä on hyvä näkemys, missä potentiaaliset vaaranpaikat ovat ja kuinka todennäköistä riskien realisoituminen on. Esille tuoduille riskeille on määriteltävä hallintatoimenpiteet ja tarvittaessa eskaloitava päätöksenteko esimerkiksi ohjausryhmälle. 

5. Keskity projektitoimintaasi 

Puutteellinen riskienhallinta voi kertoa, ettei sitä osata, sen merkitystä ei ymmärretä tai siihen ei yksinkertaisesti löydy tarpeeksi aikaa, vaikka siihen laitettu panostus maksaa itsensä takaisin. Monet organisaatiot ovat taipuvaisia ylioptimismiin oman suorituskykynsä ja osaamisensa arvioinnissa, ja projekteja on yksinkertaisesti liikaa putkessa. Projektin sisältämien riskien arviointia voi ja pitää käyttää yhtenä kriteerinä, kun arvioidaan projektien toteutuskelpoisuutta. Jos riskien arviointiin ei löydy aikaa tai resursseja, tuskin niitä on myöskään projektin kunnolliseen toteutukseen.  

Projektiammattilainen riskienhallinnan tukenasi 

Omalle toiminnalle tuppaa sokeutumaan, jolloin ulkoinen projektiammattilainen tuo mukanaan uusia näkökulmia ja huomioita. Samalla etuna on parhaiden käytänteiden mukanaan tuominen varsinkin yrityksille, jotka eivät toteuta projekteja jatkuvasti. 

“Yrityksen ulkopuolelta tuleva projektiammattilainen osaa tarkastella asioita puolueettomasti ja haastaa tarvittaessa katsomaan asioita laajemmalla skaalalla ja kiinnittämään huomiota uusiin asioihin. Lisäksi riskianalyysimenetelmiä on useita ja sopivin menetelmä tulisi valita toteutettavan projektin perusteella, missä osaavat projektipäällikkö osaa auttaa. Yleisesti riskienhallinta kuuluu oleellisesti jokaiseen projektiin, ja ammattimainen projektipäällikkö varmistaa, että homma hoituu kunnolla”, Miika summaa ulkoisen projektiammattilaisen mukaan tuomia etuja.  

Ota meihin yhteyttä matalalla kynnyksellä, kun kaipaat tukea riskienhallintaasi tai projektitoimintaasi. Kauttamme saat ammattitaitoisen projektipäällikön ja luotettavan kumppanin kehittämään projektitoimintaasi entistä paremmaksi riskienhallintaa unohtamatta! 

Lue myös, miten tehdä tehokkaampaa ja tuloksellisempaa projektinhallintaa. 

Oletko tyytyväinen nykyisen tilaus-toimitusketjusi suorituskykyyn? Onko arki yhtä tulipalojen sammuttelua? Oletko tunnistanut mahdollisten haasteiden todelliset syyt? Ovatko mahdolliset korjaavat toimenpiteet tuottaneet haluttua tulosta? Ovatko toimenpiteet kohdistuneet oikeisiin asioihin? 

Jos olet tyytyväinen, niin hienoa! Jos sen sijaan näet parannettavaa, niin ota kuppi kahvia ja jatka lukemista. Vastauksia tilaus-toimitusketjun hallinnan kehittämiseen antavat Sematin Senior Project Manager Janne Jarva ja projektiliiketoiminnasta vastaava Pasi Niemi. Jannella yli viidentoista vuoden kokemus logistiikkaan, huoltopalveluihin ja tuotantoon liittyvistä tehtävistä teknologiateollisuudessa ja Pasilla puolestaan on yli 35 vuoden kokemus operatiivisissa johtotehtävistä puolustusvoimissa ja puolustusvälineteollisuuden parissa.  

Miksi panostus tilaus-toimitusketjun hallintaan kannattaa? 

Tilaus-toimitusketjun (TiTo) hallinta muodostaa yrityksen yhden merkittävimmistä menestystekijöistä ja tilaus-toimitusketjun häiriöillä onkin haitalliset seuraukset yrityksen kannattavuuteen. Pahimmillaan häiriötilanne voi johtaa toiminnan keskeytymiseen tai jopa loppumiseen kokonaan. 

“Haasteet tilaus-toimitusketjussa voivat aiheutua esimerkiksi sopimusten puutteellisuudesta, heikoista kilpailutuksista tai tietojärjestelmien käyttöön liittyvistä puutteista. Näiden lisäksi henkilöstön osaamispuutteet voivat aiheuttaa haasteita samoin kuin onnettomuudet tai muut ennakoimattomat tilanteet, mitkä vaikuttavat esimerkiksi logistisiin ketjuihin”, Janne Jarva summaa tyypillisimpiä häiriötekijöitä.  

Varautumisella ja ennakoivalla toimenpiteillä voidaan pienentää häiriöistä johtuvien taloudellisten tai toiminnallisten riskien konkretisoitumista. Aktiivisella tilaus-toimitusketjun kehittämisellä yrityksen suorituskyky kasvaa ja toiminnan sopeutuminen yllättäviin tilanteisiin paranee, kun haasteet ovat tiedossa ja niihin on varauduttu tai tehty korjaavia toimenpiteitä.  

“Usein organisaatioissa pullonkaulat toimitusketjuissa kyllä tiedostetaan, mutta muutosten toteuttamiseen vaadittavia resursseja ei ole käytettävissä. Näissä tilanteissa ulkopuolisen asiantuntijan käyttäminen on kustannustehokasta. Lisäksi ulkopuolinen asiantuntija pystyy arvioimaan tilannetta neutraalisti ja näkemään haasteet selkeämmin”, Pasi Niemi kertoo. 

Häiriöt globaaleissa toimitusketjuissa ovat kasvaneet viime vuosien aikana ja yritysten tulisi varautua häiriöihin entistä tarkemmin esimerkiksi pohtimalla tuotannon siirtoa maasta toiseen. Tilaus-toimitusketjun hallinnan kehittäminen antaakin yrityksille mahdollisuuden tarkastella toimintaansa kriittisesti, jolloin saatetaan havaita, että toiminnan ulkoistaminen tai hankinta ulkomailta ei aina ole kannattavin vaihtoehto kokonaisuuden kannalta.  

“Tilaus-toimitusketjun hallinnan kehittämisprosessin lopputulemana saattaakin olla päätös siirtää tuotanto Suomeen ja samalla kasvattaa kotimaista osaamista ja työpaikkojen määrää, sekä tilaus-toimitusketjun luotettavuutta kokonaisuudessaan”, Pasi sanoo.  

Tilaus-toimitusketjun hallinnan kehittämisen keskeiset askeleet  

Jos yrityksen tilaus-toimitusketjun hallintaa haluaa lähteä kehittämään, mistä kannattaa lähteä liikkeelle? Kokosimme neljän kohdan listan keskeisistä toimenpiteistä, millä tilaus-toimitusketjun hallintaa voi kehittää  

1. Selvitä nykytilanne

Ensimmäinen askel on nykytilanteen selvittäminen, jonka pohjalta tilaus-toimitusketjun hallintaa voidaan lähteä kehittämään. Nykytilan kartoitus on tehtävä rehellisesti ja prosessin heikot kohdat ovat tärkeä kartoittaa perusteellisesti. Harvan mielestä oman yrityksen heikkouksien penkominen on kivaa ja omalle toiminnalle tuppaa sokeutumaan, ja siksi ulkopuolisen asiantuntijan käyttäminen on hyödyllistä. Asiaan perehtynyt asiantuntija osaa tarkastella asioita faktoihin pohjautuen. 

2. Löydä merkittävimmät kehityskohteet 

Selvitä toimiiko tilaus-toimitusketjusi hallinta, jos poikkeustilanne tulee eteen. Testaamalla nähdään toimivatko prosessit suunnitellusti, tukevatko ohjeet ja muu dokumentaatio poikkeustilanteesta selviytymistä ja miten organisaatio reagoi tällaisessa tilanteessa. Yhteistyössä asiantuntijan kanssa menestystekijät ja kehityskohteet tulevat selkeästi havainnoitua ja tältä pohjalta korjaavien toimenpiteiden tekeminen on helpompaa. 

3. Tee suunnitelma korjaavista toimenpiteistä 

Miksi vain selvittää haasteet, jos niille ei tee mitään? Selkeät toimenpiteet havainnoitujen heikkojen kohtien korjaamiseksi on syytä suunnitella tarkkaan. Usein homma kuitenkin jää, sillä yrityksen sisäisesti siihen ei löydy omalta väeltä tarpeeksi aikaa. Ulkopuolisen ammattilaisen kanssa korjaavat toimenpiteet saadaan suunniteltua joutuisasti ja asiakaslähtöisesti.  

4. Toimenpiteiden toteuttaminen 

Koko paletin vaikein osuus: suunniteltujen toimenpiteiden toteuttaminen. Esimerkiksi ohjeiden ja sopimusten muuttaminen ja uusien prosessien jalkauttaminen on työlästä ja vaatii pitkäjänteistä työtä. Yhdessä asiantuntijan kanssa projektimaisesti tehtynä toimenpiteiden toteuttaminen varmistaa niiden valmiiksi saattamisen ja käyttöönottamisen. 

Koska aina löytyy parannettavaa, on tilaus-toimitusketjun jatkuva kehittäminen tärkeää. Korjaavien toimenpiteiden vaikuttavuutta on tärkeää seurata selkeiden mittareiden avulla ja samalla monitoroida mahdollisten uusien toimintamallien käyttöönoton toteutumista.  

Miksi valita ulkoinen kumppani tilaus-toimitusketjun hallinnan kehittämiseksi?  

Kuulostaako kehittäminen omatoimisesti raskaalta? Haluaisitko sen olevan vaivatonta ja helppoa? 

Ulkoisen kumppanin avulla kehittäminen on helppoa ja sinä voi keskittyä ydinliiketoimintaasi. Kumppanin kanssa kehittäminen ei myöskään vie organisaation resursseja ja ammattitaitoinen kumppani tuo tarvittavan osaamisen mukanaan. 

Tilaus-toimitusketjun kehittämiseen erikoistunut palvelukokonaisuutemme (Semat ARM) avulla yrityksesi tilaus-toimitusketjun hallittavuus saadaan selvitettyä ja palvelukokonaisuus skaalautuu yrityksesi kokoon ja tarpeeseen sopivaksi. Käytössämme on tilaus-toimitusketjun hallinnan kehittämiseen omat työkalut, joiden pohjalta voidaan yksiselitteisesti tunnistaa tilaus-toimitusketjuun liittyvät haasteet ja tekijät.  

“Todennamme tilaus-toimitusketjusi hallinnan nykytilan, kartoitamme mahdolliset riskit poikkeamatilojen hallinnan arvioinnilla, luotsaamme ja tuemme muutoksissa. Toimitusketjujen pullonkaulojen poistamiseksi ja muiden haasteiden selättämiseksi tarjoamme konkreettisia ratkaisuja”, kertoo Janne. 

“Semat on tunnettu vankasta osaamisestamme teknologiateollisuuden piirissä. Osalla projektipäälliköistämme on vuosien kokemus muun muassa tuotantoteknologian siirtoprosesseista. Erityisosaamiseemme kuuluu projektien johtamisen lisäksi kyky pureutua projektien muihin tukitoimintoihin käytännön tasolla”, Pasi sanoo. 

Kiinnostuitko? Ota meihin yhteyttä helposti chatin kautta tai esimerkiksi soittamalla

Vastuullisuustyö kuuluu kaikille yrityksille ja erityisesti kiristyvien raportointivelvoitteiden takia myös pk-yritysten on syytä kiinnittää asiaan huomiota.

Yritysvastuu eli Corporate Responsibility (CR) koostuu yli lainsäädännön vaatimusten menevistä vapaaehtoisista toimista, joilla organisaatio toteuttaa ekologista, sosiaalista ja taloudellista vastuutaan. Yritysvastuu kuuluu kaikille yrityksille ja se perustuu yrityksen arvoihin, missioon ja visioon. 

Suurin osa yrityksistä tekee jo vastuullisuustyötä huomaamattaan. Kuitenkin järjestelmällisessä yritysvastuutyössä yrityksellä on suunnitelma, jossa on selkeät tavoitteet, mittarit ja askelmerkit, miten tavoitteeseen päästään. Vastuullisuustyön kehittämisessä keskitytäänkin aina yrityksen toiminnan olennaisiin vaikutuksiin, riskeihin ja mahdollisuuksiin. Keskittymällä olennaiseen saadaan vastuullisuustyössäkin aikaan parhaat mahdolliset tulokset ja konkreettista hyötyä yrityksille ja yhteiskunnalle. Vastuullisuustyö on maraton, jossa jokaisella askeleella on merkitystä. 

Miksi tehdä yritysvastuun kehittämistä? 

Yksi tärkeimmistä syistä, miksi yritysten kannattaa selvittää oman yritysvastuunsa tila ja tehdä vastuullisuusstrategia, on lisääntyvä säätely. EU:n asettamat raportointivelvoitteet (mm. Corporate Sustainability Reporting Directive = CSRD-direktiivi, EU-taksonomia) laajenevat koskemaan yrityksiä, jotka täyttävät vähintään kaksi kolmesta kriteeristä: yrityksellä on yli 250 työtekijää, sen liikevaihto on yli 40 M€ tai yrityksen tase on yli 20 M€. Näiden yritysten raportointivelvollisuus alkaa vuonna 2025 eli tiedonkeruu on aloitettava vuoden 2025 alussa. Kuitenkin raportointivelvollisuus alkaa koskemaan yrityksiä, jotka työllistävät yli 500 henkeä, jo vuonna 2024. Näiden yritysten osalta nyt onkin viimeiset hetket saada homma käyntiin.  

Mutta miksi myös pk-yritysten tulisi kiireen vilkkaa alkaa tekemään järjestelmällistä työtä yritysvastuun parissa?

Raportointivelvollisuuden piirissä olevat yritykset tulevat vaatimaan kumppaneiltaan ja hankintaverkostoiltaan tietoja vastuullisuuteen liittyvistä toimista esimerkiksi vastuullisuusraporttien muodossa. Pahimmassa tapauksessa tietojen puute voi johtaa kumppanuuksien päättymiseen ja vaarantaa yrityksen jatkuvuuden. Kiristyvä säätely vaikuttaa myös rahoitusmahdollisuuksiin, sillä EU-taksonomian avulla pyritään tunnistamaan kestäväksi katsotut rahoitus- ja investointikohteet ja rahoituslaitokset tulevat vaatimaan myös pk-yrityksiltä tietoja yrityksen vastuullisuuteen liittyen. 

Laajentuvien vaatimusten lisäksi yritysvastuutyö tarjoaa mahdollisuuden tehostaa yrityksen toimintaa ja voi tuoda kustannussäästöjä esimerkiksi parantuneen resurssitehokkuuden myötä. Myös henkilöstön hyvinvointiin panostaminen parantaa työviihtyvyyttä, joka vuorostaan näkyy esimerkiksi sairaspoissaolojen vähentymisenä, ja tuo yritykselle kustannussäästöjä. 

Vastuullisuustyöhön liittyy myös viestinnällinen aspekti: yritys on houkuttelevampi yhteistyökumppani ja työpaikka, kun yrityksen toiminta on todennetusti vastuullista ja siitä viestitään selkeästi.  

Miten liikkeelle yritysvastuun kanssa?

Kuten kaikki Sematin toiminnankehittämiseen liittyvät palvelut myös yritysvastuun kehittämiseen liittyvät palvelut alkavat nykytilan kartoituksella. Nykytilan kartoituksen jälkeen yritykselle muodostetaan yritysvastuustrategia, joka on perusta yrityksen vastuullisuustyön kokonaisuudelle. Yritysvastuustrategiassa määritetään vastuullisuustyön painopisteet, tavoitteet, vastuut ja toteutustavat. Tämän jälkeen yritykselle voidaan tehdä yrityksen tarpeen mukaan esimerkiksi hiilijalanjäljen laskenta, CSRD-strategia, taksonomiastrategia tai yrityksen vastuullisuusraportti. 

”Vastuullisuustyö kuuluu kaikille yrityksille, sillä paikoilleen ei auta jäädä tässäkään asiassa. Järjestelmällinen yrityksen toiminnan kehittäminen myös vastuullisuuden saralla on mahdollisuus erottua ja hankkia etumatkaa. Vastuullisuus ei ole vain eettinen valinta, vaan myös liiketoiminnan kannalta välttämätön tekijä ja mahdollisuus, joka luo pitkäaikaista arvoa yrityksille ja niiden kautta koko yhteiskunnalle”, summaa yhteistyökumppanimme Jukka Niemi, vastuullisuusasiantuntija, Käkikuu Oy.

Kiinnostuitko? Ole meihin helposti yhteydessä chatin tai yhteydenottolomakkeen kautta.

Ulkoistaa vai eikö ulkoistaa? 

Yrityksen omasta tiimistä saattaa puuttua projektiin liittyvää osaamista tai tarvittava määrä henkilöitä projektin ajaksi, jolloin ulkoistaminen voi olla viisas ratkaisu. 

Toisaalta ulkoistamiseen liittyy myös omia kommervenkkeja, kuten oikean kumppanin löytäminen ja siihen liittyvät lisäkulut. 

Mikä siis neuvoksi? 

Vastaamme tähän kysymykseen tässä artikkelissa, perustuen Jani Rathgeberin, Sematin toimitusjohtajan jakamiin ajatuksiin. 

Milloin ulkoistaminen kannattaa ja milloin se ei kannata? 

“Sematin pitkän kokemuksen myötä olemme huomanneet, että projektitoiminnan ulkoistamisen keskeisemmät syyt liittyvät usein oikean osaamisen löytämiseen. Yrityksen listoilta saattaa puuttua kyseiseen projektiin soveltuva projektijohtaja tai muu projektiin oleellisesti liittyvä henkilö, kuten aikatauluttaja taikka projektikoordinaattori,” sanoo Rathgeber. 

Uuden henkilöstön rekrytoiminen on aikaa vievä prosessi, johon täytyy sijoittaa resursseja myös varsinaisen projektin ulkopuolelta. Ulkoistamisen kautta oikeat tekijät löytyvät nopeasti, ja tarvittaessa heitä voidaan myös vaihtaa projektin aikana, ja kulut rajoittuvat vain itse projektin piiriin. 

“Ulkoistamista kannattaa siis harkita tilanteissa, joissa organisaatio haluaa varmistaa erityisosaamisen saatavuuden ilman sitoutumista pysyviin rekrytointeihin. Mikäli projekti vaatii osaamista yrityksen ydintoiminnan ulkopuolelta, kannattaa tarkistaa kumppanilta, josko projektiin löytyisi sopivia tekijöitä,” jatkaa Rathgeber. 

Ulkoistaminen kannattaa myös tilanteissa, jossa projektijohdolta tarvitaan erityistä kokemusta ja vankkaa otetta johtamiseen. Ulkoistamisen kautta projektiin voidaan valita niin osaamisen kuin kokemuksenkin kannalta sopiva henkilö tai sopivat henkilöt johdon tehtäviin. 

Ulkoistaminen voi puolestaan olla tarpeetonta tilanteessa, jossa projektiin löytyy jo valmiiksi kaikki tarvittava asiantuntevuus, eikä osaamisen tarpeisiin liity suurta vaihtelua.  

“Käymme aina projektin kokonaisuuden kumppanin kanssa läpi ennen asiakkuuden aloittamista. Tähän kuuluu ulkoistuksen tarpeen kartoittaminen, ja parhaan mahdollisen ulkoistamisen yhteistyömallin löytäminen,” sanoo Rathgeber. 

Projektitoiminnan ulkoistamisen 4 keskeisintä etua

Jos ulkoistamiseen päädytään, mitkä sitten ovat sen keskeisimmät edut? Mitä ulkoistamiselta voi odottaa, ja mitä sitä suunnittelevan kannattaa ottaa huomioon? Listasimme tähän hyödyt, joita projektitoiminnan ulkoistamisessa useimmiten nähdään. 

1. Laaja-alainen näkemys ja kokemus  

Ulkoistamisen myötä organisaatio saa käyttöönsä monipuolista kokemusta eri toimialoilta, tuoden arvokasta ulkoista näkemystä projektitoimintaan. Projektinjohtamisen ulkoistaminen voi tuoda projektiin johtajuuden osaamista ja käytäntöjä eri aloilta, mahdollistaen parhaaksi todettujen keinojen hyödyntämisen juuri kyseisen projektin aikana.  

“Tietyissä tapauksissa jopa koko projektiryhmän ulkoistaminen voi olla järkevin vaihtoehto, jos projekti on luonteeltaan kertaluontoinen ja siihen tarvitaan vankkaa kokemusta ja erityisosaamista, jolle ei ole tarvetta projektin jälkeen,” sanoo Rathgeber. 

2. Kustannustehokkuus ja läpinäkyvyys

Ulkoistaminen mahdollistaa kustannusten tarkan ennakoinnin, ja ulkoistetun työvoiman standardoidut dokumentointitavat tuovat läpinäkyvyyttä resurssien käyttöön. Projektitoiminnan osittainen tai kokonaisvaltaisempi ulkoistaminen selkeyttää projektin kustannusrakennetta ja edistää tehokasta resurssien käyttöä.  

“Sematin projektijohtajilta vaaditaan aina, että kaikki projektityö raportoidaan tarkasti siten, että kun työ on tehty kaikki dokumentit ovat helposti löydettävissä. Tämä on ainoa tapa meidänkin osoittaa jälkeenpäin, että työ on tehty hyvin ja kulut pidetty aisoissa. Toisin sanoen läpinäkyvä ja tehokas raportointi on sekä meidän oman liiketoimintamme että kyseessä olevan projektin kannalta varsin oleellista,” sanoo Rathgeber. 

3. Nopea ja joustava reagointi henkilöstötarpeiden muutoksiin

Ulkoistamisella varmistetaan oikean osaamisen löytäminen projektiin sen alkaessa, sekä sen koko elinkaaren aikana. Ulkoistuksen tuoman laajan käytettävissä olevan osaajapoolin myötä projektin sopeutumiskyky lisääntyy ja sen saa käynnistettyä tiukassakin aikataulussa. Kädenmitan päästä löytyvät ammattilaiset tuovat myös ratkaisun projektiin, jossa henkilöstöä saatetaan joutua lisäämään tai vaihtamaan projektin eri vaiheissa. 

“Ulkoistuksella tuodaan projektiin ennen kaikkea uusia näkemyksiä ja toimintatapoja. Laajentamalla osaamisen poolia yrityksen sisäisen henkilöstön ulkopuolelle päästään hyödyntämään erityyppistä osaamista, sekä uusia näkökulmia,” sanoo Rathgeber. 

4. Rekrytoinnin riskien minimointi 

Yrityksen oman henkilöstön laajentamiseen liittyy aina tiettyjä riskejä. Voi käydä, että palkatun henkilön osaaminen ei vastaakaan työn vaatimuksia, tai henkilö ei sovi yhteen yrityksen kulttuuriin. Toisaalta työntekijällä on voinut saada työstä väärän kuvan, ja hän päättää joko päättää työnsuhteen tai ei löydä motivaatiota suoriutua tehtävistä kunnolla. 

Joka tapauksessa virherekrytointi tuottaa aina yritykselle ylimääräistä työtä ja välttämättömiä kuluja. Tässä ulkoistaminen on hyvä keino minimoida rekrytoinnin riskit: ulkoistettu henkilö ei ole missään vaiheessa yrityksen omilla palkkalistoilla, jolloin osaajan valintaan liittyvät riskit jäävät kokonaan ulkoistusta tarjoavan yrityksen kontolle. 

“Ulkoistaessa kaikki henkilön valintaan liittyvät riskit ja kustannukset rajoittuvat ulkoistuksen sopimuksen ajalle. Jos osaajasta on meille maksettu, niin osaaja projektiin myös löydetään. Joskus tämä voi vaatia tekijän vaihtamista tai lisäkäsien liittämistä projektiin sen alkamisen jälkeenkin,” sanoo Rathgeber. 

Ulkoista luotettavasti Sematin kanssa 

Sematin projektipalvelut, projektipäälliköistä projektien tukifunktioiden osaajiin, ovat suunniteltu projektin jokaisen tarpeen täyttämiseen. Olemme auttaneet asiakkaitamme kaiken kokoisissa projekteissa ja olleet mukana jos jonkinlaisten tulipalojen sammuttamisessa – onhan tämä ydinosaamistamme. 

Toimimme ennen kaikkea asiakkaidemme kumppanina sekä neuvonantajana. Emme ainoastaan tarjoa projektiin tarvittavaa osaamista vaan tuomme myös näkemystä projektien suunnitteluun ja niiden toteutukseen.  

Käymme jokaisen projektin alkaessa läpi mikä malli toimisi kyseisessä tapauksessa parhaiten, ja minkälainen kulurakenne tukisi projektin tavoitteita parhaimmalla tavalla. 

Kartoituksen ja suunnittelun jälkeen käymme yhdessä läpi eri vaihtoehtoja projektin rooleihin. Sitten toimitamme projektin omistajalle tiedot sekä ansioluettelot projektiin soveltuvista henkilöistä, joista hommaan valitaan parhaat tekijät.  

Käytettävissä olevista henkilöistä voidaan myös valita backup-rooleja, mikäli projektiin saatetaan tarvita lisäkäsiä tai vaihtopelaajia sen eri vaiheissa. 

Aloita keskustelu kanssamme ottamalla suoraan yhteys tiimiimme: