Riskienhallinta on oleellinen osa projektitoimintaa, mutta valitettavan usein se on asia, jota ylenkatsotaan. Riskienhallinta kuitenkin kannattaa ja tähän artikkeliin olemme koonneet oleellisimmat vinkit riskienhallintaan.
Mitä on riskienhallinta projekteissa?
Projektin alkaessa kaivetaan iänikuinen riskianalyysipohja, johon sutaistaan riskinä aikataulun venyminen ja alihankkijan konkurssi. Tämän jälkeen dokumentti hautautuu muiden sekaan ja se kaivetaan seuraavan kerran esille projektin loppuessa. Tällöin todetaan osan riskeistä realisoituneen, mutta käsittely jää tähän, ja seuraavassa projektissa sykli alkaa alusta. Kuulostaako tutulta?
Tämä on tuttu kuvio monissa projekteissa, ja riskienhallinnan merkitystä helposti vähätellään “ylimääräisenä hommana”, mutta realisoituessaan riskeillä eli potentiaalisilla negatiivilla poikkeamilla projektin tavoitteista voi olla hyvinkin merkittäviä seurauksia.
Sematin projektipäällikkö Miika Koivisto kertookin, miksi riskienhallintaa kannattaa tehdä ja miten onnistua siinä. Laita siis lukulasit nenälle ja syvenny hetkeksi artikkelimme pariin.
Miksi riskienhallintaa kannattaa tehdä?
Jos riskienhallintaa ei tehdä, pahimmillaan tilanne voi johtaa projektin epäonnistumiseen tai jopa kaataa yrityksen. Riskienhallinnan tulisi olla kaiken projekti- ja liiketoiminnan peruskauraa, mitä toteutetaan systemaattisesti.
“Riskienhallinnan tulisi olla kiinteä osa projektia eikä erillistä toimintaa. Projektin aluksi täytyy riskeistä laatia riskilistaus, jossa määritellään mm. riskitasot ja toimenpiteet ja nimetään vastuuhenkilöt. Riskejä on tärkeää käsitellä systemaattisesti koko projektin ajan, esimerkiksi yhtenä kohtana projektikokouksissa. Projektin loppuessa riskien analysointi osana projektin oppeja on oleellista, ja myös ns. jäännösriskien huomioiminen ja niille vastuuhenkilöiden määrittely on tärkeää”, kertoo Sematin projektipäällikkö Miika, jonka erikoisosaamista on yritysten riskienhallinta ja niihin varautuminen.
Monesti riskienhallintaan suhtaudutaan ylimalkaisesti; monia asioita pidetään itsestään selvyytenä, ja samoja riskilistoja kierrätetään projektista toiseen, jolloin kyseisen projektin riskejä ei aidosti analysoida ja ennakoida. Jokaisen projektin kohdalla tulisi olla toimintamalli, miten kukin riski taklataan, ja toiminnan täytyy olla systemaattista. Riskitasojen määritys tärkeää, jotta toimenpiteet voidaan mitoittaa oikein ja paras lopputulos syntyy riskien määrittelyyn osallistuvien henkilöiden yhteistyön tuloksena.
“Projekteissa riskit ovat useimmiten aikatauluun tai henkilöihin liittyviä, mutta usein ne kietoutuvat moniin muihinkin riskilajeihin. Esimerkiksi avainhenkilön vaihtuessa riskinä on, että seuraava työntekijä ei pääse työhön kiinni, koska ajantasaista dokumentaatiota ei ole ja pahimmillaan kyseinen avainhenkilö vie hiljaisen tiedon mukanaan. Tämä voi auttaa lumipalloefektin.”
Systemaattisesti toteutetun riskienhallinnan etuna on, että poikkeamiin pystytään reagoimaan tehokkaasti, eikä sammutella ainoastaan akuutteja tulipaloja. Ennakoimalla voidaan varautua tuleviin muutoksia eikä suuria peliliikkeitä tarvitse tehdä.
“Kunnolla tehty riskienhallinta tuo säästöjä, koska kalliita paikkaustoimia ei tarvitse tehdä yllättäen vaan muutoksiin voidaan reagoida ajoissa. Lisäksi sählääminen minimoituu, kun ennakolta on määritelty, miten kyseistä poikkeamaa lähdetään ratkomaan. Systemaattisesti ja säännöllisesti toteutettu riskienhallinta tarjoaa selkänojan, johon tukeutua.”
Kun riskienhallinta on kiinteä osa projektitoimintaa, se auttaa myös projektin laajuuden ja kokonaisuuden ymmärtämisessä. Samalla esimerkiksi sopimuksiin liittyvät riskit tulevat perattua monesta näkökulmasta, ja koko projektiryhmä saa käsityksen mitä ollaan tekemässä.
“Riskejä ajatellaan usein ainoastaan negatiivisessa valossa, mutta riskejä on myös positiivisia ja niitä tulisi ennakoida samalla tavalla kuin negatiivisia riskejä. Positiiviset riskit voivat esimerkiksi kasvattaa projektitoiminnan tehokkuutta tai parantaa asiakastyytyväisyyttä”, kertoo Sematin projektipäällikkö Miika.
Näin onnistut riskienhallinnassa – tsekkaa vinkkilista
1. Panosta riskienhallintaan
Riskienhallinnan tulisi olla kiinteä osa projektia ja sitä tulisi tehdä koko projektin ajan systemaattisesti. Projektia aloittaessa riskit tulee identifioida ja laatia suunnitelma niiden hallitsemiseksi. Tämä auttaa myös ymmärtämään projektia kokonaisuutena, ja potentiaaliset vaaranpaikat tulevat ennakoitua. Pelkkä suunnitelma ei tietenkään auta vaan riskejä tulee tarkkailla koko projektin ajan ja tehdä tarvittavia toimenpiteitä niiden poistamiseksi, vähentämiseksi tai niiden hallitsemiseksi.
2. Nimeä vastuuhenkilöt
Kuuluisa joku ei voi olla vastuussa toimenpiteistä vaan jokaiselle osa-alueelle on nimettävä vastuuhenkilö, jonka vastuulla on seurata riskejä ja tehdä tarvittavat toimenpiteet. Nimetyt vastuut tuovat säännönmukaisuutta riskien hallintaan ja samalla opettavat projektiorganisaation jäseniä ottamaan huomioon riskejä projektien toteutuksessa ja vastaamaan niihin
3. Käsittele riskit säännönmukaisesti osana kokouksia
Riskit tulee käsitellä osana projektiryhmän ja ohjausryhmän kokouksia. Kun riskikatsaus on osana kokousagendaa, riskit käydään systemaattisesti läpi. Lisäksi kommunikaatio ja tiedonvaihto paranevat, kun projektiorganisaation eri tasot ovat kartalla, missä projektissa mennään, ja korjaavien toimenpiteiden tekeminen on helpompaa. Käsittelytiheyttä voidaan rytmittää projektin elinkaaren mukaan.
4. #Nobullshit
Rohkaise projektiryhmäläisiä tuomaan riskit aktiivisesti ja rehellisesti esille ja reagoi heidän nostamiin huoliin. Yleensä projektiryhmäläisillä on hyvä näkemys, missä potentiaaliset vaaranpaikat ovat ja kuinka todennäköistä riskien realisoituminen on. Esille tuoduille riskeille on määriteltävä hallintatoimenpiteet ja tarvittaessa eskaloitava päätöksenteko esimerkiksi ohjausryhmälle.
5. Keskity projektitoimintaasi
Puutteellinen riskienhallinta voi kertoa, ettei sitä osata, sen merkitystä ei ymmärretä tai siihen ei yksinkertaisesti löydy tarpeeksi aikaa, vaikka siihen laitettu panostus maksaa itsensä takaisin. Monet organisaatiot ovat taipuvaisia ylioptimismiin oman suorituskykynsä ja osaamisensa arvioinnissa, ja projekteja on yksinkertaisesti liikaa putkessa. Projektin sisältämien riskien arviointia voi ja pitää käyttää yhtenä kriteerinä, kun arvioidaan projektien toteutuskelpoisuutta. Jos riskien arviointiin ei löydy aikaa tai resursseja, tuskin niitä on myöskään projektin kunnolliseen toteutukseen.
Projektiammattilainen riskienhallinnan tukenasi
Omalle toiminnalle tuppaa sokeutumaan, jolloin ulkoinen projektiammattilainen tuo mukanaan uusia näkökulmia ja huomioita. Samalla etuna on parhaiden käytänteiden mukanaan tuominen varsinkin yrityksille, jotka eivät toteuta projekteja jatkuvasti.
“Yrityksen ulkopuolelta tuleva projektiammattilainen osaa tarkastella asioita puolueettomasti ja haastaa tarvittaessa katsomaan asioita laajemmalla skaalalla ja kiinnittämään huomiota uusiin asioihin. Lisäksi riskianalyysimenetelmiä on useita ja sopivin menetelmä tulisi valita toteutettavan projektin perusteella, missä osaavat projektipäällikkö osaa auttaa. Yleisesti riskienhallinta kuuluu oleellisesti jokaiseen projektiin, ja ammattimainen projektipäällikkö varmistaa, että homma hoituu kunnolla”, Miika summaa ulkoisen projektiammattilaisen mukaan tuomia etuja.
Ota meihin yhteyttä matalalla kynnyksellä, kun kaipaat tukea riskienhallintaasi tai projektitoimintaasi. Kauttamme saat ammattitaitoisen projektipäällikön ja luotettavan kumppanin kehittämään projektitoimintaasi entistä paremmaksi riskienhallintaa unohtamatta!
Lue myös, miten tehdä tehokkaampaa ja tuloksellisempaa projektinhallintaa.
