Kategoria: Asiaa lapioitavaksi – projektinhallinta ja asiantuntija-artikkelit

Jokainen projektinjohtoa hoitanut tietää, kuinka kriittistä projekteissa on niiden saumaton jatkuvuus, aikataulussa pysyminen ja tavoitteisiin pääseminen, tilanteessa kuin tilanteessa.

Kun eteen sattuu henkilöstövaihdos, päiviä ei ole hukattavaksi, saati sitten viikkoja tai kuukausia. Kulut juoksevat, paine on kova, ja paljon on pelissä – oli kyse sitten satojen tuhansien tai satojen miljoonien projektista.

Kesä ja kärpäset pistävät erityisesti projektinjohdon raapimaan päätään.

Kesäaikaan lomitukset ja henkilöstönvaihdokset aiheuttavat nimittäin hyvin usein haasteita, jotka voi kampittaa hyvällä suunnittelulla.

Tässä artikkelissa annamme vuosikymmenten kokemuksemme syvällä rintaäänellä 5 parasta vinkkiämme siihen, miten vältät katastrofit ja varmistat projektisi saumattoman jatkumon myllerrysten aikana.

Mutta ensin: mikäli nyt hiki nousee otsalle ja toteat tulipalon jo syttyneen, ei hätää. Semat palvelee ja auttaa sammuttamaan tulipalot. Pikainen tarve ja sen täyttäminen on meille arkipäivää, myös kesäisin.

Kun projektipäällikkö tai projektijohtaja sairastuu yllättäen tai ilmoittaa ottaneensa vastaan uuden pestin, ei aikaa ole hukattavaksi. Korvaajan rekrytointi kestää yksinkertaisesti liian kauan, koko rekryprosessi ja irtisanomisajat huomioiden. Ratkaisu on vuokraprojektipäällikkö tai -johtaja.

Sematin listoilla ovat Suomen kokeneimmat, ihmisjohtajuustaidoista tunnetut projektipäälliköt ja projektijohtajat. Ulkoinen projektipäällikkö tai -johtaja on mahdollista saada aloittamaan niinkin pian, että huokaiset helpotuksesta aiemmin kuin arvaatkaan. Olemme vain yhden puhelinsoiton päässä – oli lomasesonki tai ei. Löydät suorat puhelinnumerot ja meiliosoitteet artikkelin lopusta.

Ja nyt, kun tiedät avun oleva lähellä, vedetään hetki syvää henkeä, ja otetaan haltuun viisi konkreettista vinkkiä, joiden avulla henkilöstövaihdostilanteet yms. muuttujat projekteissa hoidetaan mahdollisimman kivuttomasti jatkoa ajatellen.

1. Asioiden dokumentointi

Valitettavan usein tärkeät asiat ovat lähtevän/lomailevan/sairastavan henkilön sähköpostissa. Ja pahimmillaan vain kyseisen henkilön päässä. Projekteissa on syytä varmistaa, että tapana on dokumentoida kaikki, palaverimuistioista alkaen. Kaikki oleellinen tieto kannattaa tallentaa pilvipalveluun, verkkolevyille tms. turvalliseen paikkaan, jotta tiedostoihin pääsee tarvittaessa käsiksi muutkin. Myös tietosuoja pitää huomioida.

Mikäli henkilöstövaihdostilannetta voi ennakoida, kannattaa saman tien varmistaa tiedon eteenpäin kulku.

2. Kattava perehdytys

Kun ulkoinen projektipäällikkö, projektijohtaja tai muu henkilö aloittaa, paras toimintatapa olisi, jos hän ehtisi hetken työskennellä vanhan tekijän kanssa yhtä aikaa. Tällöin tiedon siirto tapahtuu luontevimmin. Limittäin tapahtuvasta henkilöstövaihdoksesta on paljon hyviä kokemuksia, mutta tämä edellyttää tietysti lähtevän henkilön yhteistyökykyä ja -halukkuutta.

Perehdytystä tarvitaan muiltakin organisaation funktioilta, jotta talo, sen toimintamallit, kulttuuri, järjestelmät yms. tulevat heti alussa mahdollisimman tutuiksi. Selkeä perehdytyssuunnitelma ja -aikataulu on järkevä toimintatapa.

3. Käytännön asiat

Tilaa kone ja tunnukset asap. IT-osastoon kannattaa olla saman tien yhteydessä, kun on tiedossa uusi henkilö. Tietokoneen, puhelimen ja eri tunnusten tilaus ja luonti voi kestää yllättävän kauan.

4. Projektijohdon ja avainhenkilöiden sijaisten nimeäminen

Kukaan ei ole korvaamaton. Ihan kuten monessa projektinkin osasessa tai vaiheessa on plan B, niin jos vain suinkin mahdollista, olisi kaikille kriittisille projektissa mukana oleville henkilöille mietittävä mahdollinen korvaaja tai varahenkilö.

Kun vuokraat projektipäällikön tai -johtajan Sematilta, sinun ei itse tarvitse huolehtia tästä. Meillä on aina nimetty back up olemassa. Elämä voi yllättää ja heitellä, ja koskaan ei tiedä mitä huominen tuo tullessaan; varsinkaan projektin usein hyvin jännittävillä ja tapahtumarikkailla taipaleilla.

Mutta kun hankit ulkoisen projektipäällikön tai projektijohtajan Sematilta, sinulla on yksi stressinaihe vähemmän.

5. Ripeä toiminta

Viimeinen muttei missään nimessä vähäisin vinkki: kun korviisi kantautuu tieto henkilön lomasta, lähtemisestä tai sairastumisesta, toimi heti. Tartu puhelimeen ja soita saman tien Sematin Janille tai Pasille. Suorat numerot ja meiliosoitteet löydät artikkelin lopusta.

Mitä nopeammin otat yhteyttä, sitä ripeämmin me aloitamme oman prosessimme täydellisen mätchin löytämiseksi. Meillä on palkkalistoilla 22 projektinjohdon ja projektinhallinnan konkaria, ja näiden lisäksi laaja pool profiililtaan samantasoisia henkilöitä, jotka ovat vain puhelinsoiton päässä.

Nopeimmillaan uusi henkilö starttaa teillä jo ensi viikolla. Esimerkiksi viime vapun aikaan tapahtui seuraavaa: esittelimme kandidaatin asiakkaalle vappua edeltävänä torstaina. Asiat etenivät ja perjantaina tehtiin sopimukset. Henkilö aloitti asiakkaalla vapun jälkeisenä tiistaina.

Emme kuitenkaan voi tietenkään taata aina yhtä salamannopeaa toimintaa. Asiat sujuvat kuten vappuna silloin, kun kaikki tähtimerkit ovat kohdallaan. Joskus juuri sopivan henkilön löytäminen kestää kauemmin.

Meille Sematilla nopeuttakin tärkeämpi arvo on nimittäin laadukkuus kaikessa. Emme koskaan tee matchejä ripeys edellä, vaan priorisoiden sopivuuden, oikeanlaisen taustan ja profiilin. Emme kuitenkaan tuijota substanssiosaamista, vaan enemmän henkilön ihmisten- ja projektinjohtotaitoja. Monilla listoillamme onkin jopa toimitusjohtajatason kokemusta.

Tarvetta ulkoiselle projektinjohdolle?

Siinä parhaat vinkkimme pienten ja suurten kriisien välttämiseksi projektinjohdossa! Ja vaikka nyt olisitkin jo myrskyn silmässä, me lupaamme, että valoa on näkyvissä ja juuri teille sopiva vuokraprojektipäällikkö tai -johtaja siintää jo kiikarissamme.

Ota yhteyttä, kun haluat vähemmän puhetta, enemmän tekoja ja tuloksia.

Jani Rathgeber
Managing Director
Myynti ja asiakkuudet
Puh. +358 40 506 8116

Pasi Niemi
Vice President, Project Business
Projektiliiketoiminta
Puh. +358 40 869 6745

”She is the future”, on kitaristi Carlos Santana sanonut Erja Lyytisestä. Lyytinen, 44, on suomalainen blueskitaristi, laulaja ja lauluntekijä, joka niittää suurta suosiota maailmalla. Maailman arvostetuimpana kitaralehtenä pidetty Guitar Player nosti hänet juuri isosti esiin uusimmassa numerossaan.

Vuonna 2020 hänet valittiin maailman tällä hetkellä toiseksi parhaaksi kitaristiksi brittiläisen Total Guitar -lehden äänestyksessä. Vuonna 2017 hän voitti parhaan kitaristin palkinnon European Blues Awardseissa Englannissa.

Bändi on asiantuntijaorganisaatio

Ammattimuusikon työ on vaativaa asiantuntijatyötä ja hyvällä johtamisella on suuri merkitys myös yhtyeen sisällä. Tiimityöskentely on oltava saumatonta, jotta homma toimii.

– On haaste toimia yhtyeessä solistina ja samaan aikaan bändin johtajana, kertoo Lyytinen.

– Kun työskennellään taiteellisessa ympäristössä, täytyy muistaa, että ympärillä on paljon luovia, herkkiä persoonia. Kovat ratkaisut ja päätökset saattavat pahimmassa tapauksessa pilata taiteellisen luomisen tai jopa koko keikkakokemuksen.

Soittaessa bändin sisäinen kemia on oleellinen asia. Sen lisäksi, että äänen volyymi on balanssissa, yhtyeen henkinen ilmapiiri täytyy olla balanssissa. Soittajien välinen eripura, tai vastaavasti vahva henkinen yhteys luovat vireen, joka näkyy ja kuuluu, vähintäänkin bändin muille jäsenille, jos ei myös yleisölle.

Tiiminsä johtajana Lyytinen on vastuussa siitä, että bändin sisäiset kemiat ovat kunnossa, kaikkia arvostetaan ja kuunnellaan, ja kohtelu on tasavertaista. Rajat työnteon ja hauskanpidon välillä ovat myös häilyviä verrattaessa esimerkiksi toimistotyöhön.

– Yhtyeenä matkustamme yhdessä tuntikausia samassa keikkabussissa välillä hyvinkin vaativissa olosuhteissa, kertoo Lyytinen.

– Ristiriitatilanteet tulevat useimmiten vastaan juuri silloin, kun unta on takana vähän, olosuhteet ovat haastavat ja koko tiimiin kohdistuu painetta ulkopuolelta. Silloin punnitaan hyvä johtaminen. Minun asiani on siinä hetkessä ottaa tilanne haltuun.

Vaikka kiertueella olisikin erillinen kiertuemanageri, vastuu yllättävistä tilanteista, kuten keikkabussin hajoamisesta tai festivaalijärjestäjien sopimusrikkomuksista, selviäminen jää myös usein bändin johtajalle.

Yksi hyvän tiimin tärkeimmistä tunnusmerkeistä on yhteinen päämäärä ja tämä pätee myös musiikkialalla. Lyytisen mukaan on tärkeää, että hänen tiimiinsä kuuluvat ihmiset haluavat olla mukana juuri hänen yhtyeessään ja haluavat kasvaa yhdessä parantaen suoritustaan sekä yksilö- että tiimitasolla keikasta toiseen.
– Hyvä johtaja muistaa myös tiiminsä palkitsemisen, kertoo Lyytinen.

Suullinen palaute on tärkeää, jotta tiimin jokainen jäsen tietää olevansa olennainen osa kokonaisuutta. Tämä edistää hyvää työilmapiiriä ja lisää työhyvinvointia.

– Ei tarvita kuin yksi tyyppi, joka pystyy pilaamaan koko ilmapiirin omalla negatiivisella suhtautumisellaan. Hyvä bändi on siis myös hyvä tiimi, joka etenee yhteisenä rintamana keikkatantereella.

Kiertueen järjestäminen projektina

Keikkakiertueiden järjestämiseen liittyy paljon etukäteissuunnittelua, järjestelyitä ja taloudellista panostusta. Huomioitavia asioita on paljon – muun muassa keikkapaikkojen väliset matkustusajat ja muut logistiikkaan liittyvät asiat, keikkapaikkojen eroavaisuudet ja tilat, äänentoistolaitteiden kuljetus ja huolto, markkinointi, yhtyeen harjoittelut, hotellivaraukset ja ruokailut.

Lyytisen yritys, Bluesland Productions, tuottaa hänen kiertueensa. Kiertueita suunnitellessa tehdään tarkat budjetit.

– Excel ei valehtele, vaan kertoo hyvin koruttomasti, kannattaako jokin kiertue vaikkapa taloudellisesti, kertoo Lyytinen.

– Tärkeää on myös punnita sitä seikkaa, että joskus taloudellisesti kannattamaton kiertue on kuitenkin promootiomielessä hyvä liike. Tällöin seuraavan vuoden Excel-taulukko näyttääkin jo edellistä paremmalta. Teemme yleensä melkoisen tarkkoja suunnitelmia kiertueille ja otamme myös tietoisia riskejä.

Kuten projekteissa yleensä, saattaa eteen tulla arvaamattomia haasteita, joiden ratkaiseminen vaatii nopeita päätöksiä.

– Parisen vuotta sitten Ranskassa sunnuntai-iltapäivästä autostamme puhkesi rengas eikä korjaamoa löytynyt. Siirsimme välttämättömät soittimet tilataksiin ja hurautimme 200 kilometrin matkan keikkapaikalle keikkabussin jäädessä ranskalaisen autokorjaamon pihalle.

Keikka alkoi ikävästä yllätyksestä huolimatta ajallaan.

Lyytinen kokee tärkeimpien onnistumistekijöiden olevan suunnittelun ja budjetissa pysymisen lisäksi hyvin suunniteltu markkinointi ja se, että silloin kun rauta on kuumaa, täytyy myös takoa.

– Tärkeintä on kuitenkin yhdessä musisoiminen keikalla ja yleisöltä saatu palaute keikkakiertueen onnistumisesta musiikillisesti. Sekä tietenkin se, että kiertueen viimeisenä päivänä kanssasi keikkabussissa istuu tyytyväistä, vaikkakin väsynyttä porukkaa.

Inspiraatiota elämän iloista ja suruista

Inspiraatiota sävellystyöhönsä Lyytinen kertoo saavansa kaikkialta ympäriltään – omasta elämästään ja kokemistaan tunteista, olivat ne sitten suruja tai iloja.

– Minulla on aika ollut vahva sisäinen palo tehdä musiikkia, eikä se ole onneksi näyttänyt laantumisen merkkejä, kertoo Lyytinen.

– On upeaa päästä studioon äänittämään omaa musiikkia bändin kanssa treenijakson jälkeen. Kappaleiden saaminen äänilevylle on huikea palkinto tehdystä työstä.

Muusikon lempityökalut

Kitara on Lyytisen työkalu. Hän kertoo omistavansa parisenkymmentä erilaista sähkökitaraa, ja lisäksi pari akustista ja pari resonaattorikitaraa.

– Lempisoittimikseni ovat muodostuneet G&L merkin Asat Z-3 Semihollow, HOS Electro Reso ”Erja Lyytinen Signature” ja Eric Johnson Fender Stratocaster.

Listan ensimmäinen kitara on ollut mukanani lähes kaikilla ulkomaan keikoillani ja on siinä mielessä erittäin läheinen instrumentti. Olemme itkeneet ja nauraneet yhdessä aina Rovaniemeltä Intian Bangaloreen saakka. Lisäksi kitara on upeannäköinen kiiltävän sinisen bodyn ja peilipleksin vuoksi, kehaisee Lyytinen.

Hän kertoo tykkäävänsä upeannäköisistä soittimista.

– Kitaroissa saa olla glitteriä!

Kotimaisen kitaravalmistajan, HOS Guitarsin, Lyytiselle valmistama uniikki resonaattorikitara on usein mukana hänen soolokeikoillaan.
– Siitä saan loihdittua esiin myös perinteistä resonaattorikitarasaundia, joka sopii slide-soittoon mainiosti. Fenderin Stratocastereista taas koen saavani blueseimman saundin ja tämä Eric Johnsonin malli on yksi lempikitaroistani soittaessani perinteistä kitaraa.

Erja Lyytinen soitti yksityisen akustisen keikan Sematin henkilöstölle ja sidosryhmille perjantaina 21.5. Hänen kanssaan tapahtumassa soittavat basisti Tatu Back ja rumpali Iiro Laitinen.

Projektijohtaja Pasi Niemellä on kolmisenkymmentä vuotta kokemusta johtamisesta. Kevään ja alkukesän aikana Pasi on jakanut Sematin LinkedIn-sivulla ohjeita parempaan johtamiseen. Alla kooste kaikista Pasin teeseistä.

1. Ole oma itsesi

Pasin mukaan yksi johtajan tärkeimpiä ominaisuuksia on kyky olla oma itsensä.

“Omana itsenään pystyy kohtaamaan johtamisen erilaiset haasteet menestyksekkäämmin, kuin kuviteltujen tai asetettujen odotusten mukaista roolia näyttelemällä. Älä esitä mitään, mitä et todellisuudessa ole. Älä yritä esittää esimerkiksi asiantuntijaa asiassa, ellet todella ole sitä. Näytteleminen ja roolin vetäminen tulkitaan nopeasti epäaitoudeksi, joka herättää epäluuloisuutta: missä muussa asiassa valehdellaan? Luottamus ei synny näyttelemällä. Vaativassa tilanteessa rooli pettää ja menetät kasvosi lopullisesti.”

2. Ymmärrä tehtäväsi, vastuusi ja paikkasi

Hyvä johtaja selvittää itselleen tehtävänsä, vastuunsa sekä valtuutuksen omalle olemassaololleen.

”Tiedä paikkasi, äläkä yritä tehdä kaikkea itse. Käytä organisaatiosi osaamista ja delegoi tarkoituksenmukaisesti. Älä tee alaistesi ja kollegoidesi töitä, vaan vaadi, että kaikki tekevät osansa. Organisaation jokaisella jäsenellä on – tai ainakin pitäisi olla – määritelty tehtävä. Esimiehen tehtävä on auttaa, neuvoa ja palvella, mutta myös vaatia henkilöstöltä heidän tehtäviensä mukaisia toimia. Johtajan tai esimiehen tehtävänä ei ole olla joka alan asiantuntija pyramidin huipulla.”

Hyvä itsensä johtaminen on myös tärkeä taito, joka joskus puuttuu. ”Tiimityössä, itseohjautuvassakaan mallissa, vapaamatkustaminen ei ole koskaan hyväksyttävää. Tiimin jäsenenä on myös tärkeää selvittää itselleen edellä mainitut asiat ja pitää mielessä, että jokaisen on tuotettava lisäarvoa. Johtajuus tulee ottaa ainakin itsestään. Kanna vastuusi! Töiden teettäminen muilla ja palkitsemisvaiheessa paikalle hiipiminen ei ole osoitus kyvystä johtaa ketään.”

3. Tee päätöksiä

”Päätöksenteko voi olla joissain tilanteissa vaikeaa,” Kertoo Pasi. ”Täydellistä päätöstä ei ole olemassa. Pahinta on, jos päätöksiä ei synny lainkaan.”

Päätöksen voi myös muuttaa. Jos olet päätöksesi jälkeen väärässä, korjaa tilanne ryhdikkäästi. Älä kuitenkaan, esimerkiksi kokemattomuutesi tai epävarmuutesi seurauksena, pyörrä päätöksiäsi jatkuvasti.

Oikea tilannekuva mahdollistaa oikeat päätökset. Pyri analysoimaan tilanne ja mahdolliset seuraamukset riittävän perusteellisesti ennen päätöksiäsi. Etenkin haastavissa tilanteissa on tärkeää kuunnella myös muiden mielipiteitä. Keskity päätöksenteossasi olennaiseen ja muista, että jokaisella päätöksellä tulee olla asianmukaiset ja jälkitarkastelua kestävät motiivit.”

4. Älä hölmöile

Kasva, nouse ja pysyttele organisaatiossasi mahdollisesti vellovien pinnallisten arvojen ulottumattomissa. Älä koskaan lähde mukaan sellaisiin hölmöilyihin, joiden tiedät loppujen lopuksi olevan väärin. Älä sorru ala-arvoiseen käyttäytymiseen ja esimiehelle sopimattomaan erivapauksien ottamiseen.

Pyri muistamaan, että tekemisiäsi seurataan ja olet esimerkkinä muille. Älä korosta asemaasi, sen pitäisi olla muutenkin selvä organisaatiossasi. Jos näin ei kuitenkaan jostain syystä ole, älä päästä jopoa keulimaan, vaan osoita ammattitaidollasi ja kyvykkyydelläsi olevasi oikea ihminen oikealla paikalla.

5. Älä nosta itseäsi jalustalle

Liiku ”joukkojesi” keskuudessa ja käyttäydy itsellesi luontevasti. Näin viestit alaisillesi olevasi yksi heistä. Tämä on tärkeää etenkin vaikeina aikoina. Tervehdi organisaatiosi ihmisiä ja huomioi heitä, muuten sinua pidetään ylimielisenä. Älä yritä olla parempi kuin muut – et kuitenkaan sitä viime kädessä ole.

6. Anna tunnustus niille keille se kuuluu

Tasa-arvoinen kohtelu on kaiken A ja O. Palkitse alaisiasi hyvistä suorituksista, mutta muista aina siihen liittyvät velvollisuudet ja pelisäännöt.

“Älä koskaan nosta ketään toisten yläpuolelle todellisten tulosten kannalta toisarvoisten tekijöiden, kuten ystävyyden vuoksi. Väärin toimimalla menetät organisaatiosi arvostuksen. Organisaatiossa yleensä tiedetään, kuka todelliset tulokset on saanut aikaan, ja epäoikeudenmukaisuus aistitaan herkästi.”

7. Kukaan ei ole seppä syntyessään

”Älä moiti alaisiasi esimiehillesi tai kollegoillesi, tai piiloudu alaistesi epäonnistumisten taakse. Kun epäonnistut, mene itseesi ja korjaa tilanne ottamalla opiksesi. Näin pääset jatkamaan entistä vahvempana osaajana.

Jos alaisesi ei onnistu tehtävässään, yrittäkää yhdessä löytää syy siihen, rakentavasti. Jos hän ei yhdessä päätetyistä korjaavista toimenpiteistä huolimatta onnistu, miettikää yhdessä uusi tehtävä organisaatiossa. Älä hyväksy huonoja suorituksia, mutta muista, että jokainen tarvitsee toisenkin mahdollisuuden. Muista, ettet itsekään onnistu kaikessa.

Tue alaisiasi vaikeina hetkinä ja ymmärrä, että kukaan ei ole seppä syntyessään. Erityisesti nuoremmat alaiset tai kokemattomat esimiehet saattavat tarvita tukeasi.”

8. Älä elvistele!

”Kun menet uuteen organisaatioon tai tehtävään uutena esimiehenä, älä lähde vuolaasti esittelemään – ainkaan ainakaan joka foorumissa – aiempia saavutuksiasi urallasi. Sitä ei jaksa kukaan kauaa kuunnella. Kannukset pitää tienata aina uudelleen. Älä muutenkaan kehu itseäsi joka käänteessä. Onnistumisistaan saa iloita, mutta ylpistyä ei kannata.

Keskustele ihmisten kanssa ja suhtaudu heihin luonnollisesti, asemaan katsomatta. Saat samalla palautetta toiminnastasi monin eri tavoin. Et voi tietää valmiiksi kaikkea uudessa organisaatiossa, joten kysy muilta. Se, jos joku siitä älähtää, kertoo paljon organisaation toimintakulttuurista.”

9. Ole kova johtaja ennen kaikkea itseäsi kohtaan

Projektijohtaja Pasi Niemellä on kolmisenkymmentä vuotta kokemusta johtamisesta. Pasi jakaa Sematin LinkedIn-sivulla vinkkejä parempaan ihmisten johtamiseen.

Kova johtaminen ei ole tyranniaa, vaan sitä, että pystyy kohtaamaan vaikeatkin tilanteet omana itsenään, vastuitaan pakoilematta.

“Vaikka joutuisit osaksi huonoa johtamiskulttuuria, pyri itse aina toimimaan oikein. Jos sinua ei silti hyväksytä, etsiydy sellaiseen paikkaan, jossa asennettasi ja osaamistasi arvostetaan.”

10. Älä luovu hyvistä periaatteistasi

“Kehitä itsetuntoasi ja usko itseesi. Älä luovu hyvistä periaatteistasi missään tilanteessa,” neuvoo Pasi. Hyvä itsetuntemus auttaa kehittymään johtajana. “Tutki omia reaktioitasi erilaisissa tilanteissa ja yritä selvittää itsellesi, miksi reagoit niin kuin reagoit.”

”Älä myöskään eristäydy vaikeissa tilanteissa, kuten kriisissä, vaan pyri hyödyntämään laajasti yhteistyön luomaa voimaa ja organisaation voimavaroja.”

11. Tehtäviä voit jakaa, vastuuta et

Muista aina, että johtajan vastuu on jakamaton.