Ulkoistaa vai eikö ulkoistaa?
Yrityksen omasta tiimistä saattaa puuttua projektiin liittyvää osaamista tai tarvittava määrä henkilöitä projektin ajaksi, jolloin ulkoistaminen voi olla viisas ratkaisu.
Toisaalta ulkoistamiseen liittyy myös omia kommervenkkeja, kuten oikean kumppanin löytäminen ja siihen liittyvät lisäkulut.
Mikä siis neuvoksi?
Vastaamme tähän kysymykseen tässä artikkelissa, perustuen Jani Rathgeberin, Sematin toimitusjohtajan jakamiin ajatuksiin.
Milloin ulkoistaminen kannattaa ja milloin se ei kannata?
“Sematin pitkän kokemuksen myötä olemme huomanneet, että projektitoiminnan ulkoistamisen keskeisemmät syyt liittyvät usein oikean osaamisen löytämiseen. Yrityksen listoilta saattaa puuttua kyseiseen projektiin soveltuva projektijohtaja tai muu projektiin oleellisesti liittyvä henkilö, kuten aikatauluttaja taikka projektikoordinaattori,” sanoo Rathgeber.
Uuden henkilöstön rekrytoiminen on aikaa vievä prosessi, johon täytyy sijoittaa resursseja myös varsinaisen projektin ulkopuolelta. Ulkoistamisen kautta oikeat tekijät löytyvät nopeasti, ja tarvittaessa heitä voidaan myös vaihtaa projektin aikana, ja kulut rajoittuvat vain itse projektin piiriin.
“Ulkoistamista kannattaa siis harkita tilanteissa, joissa organisaatio haluaa varmistaa erityisosaamisen saatavuuden ilman sitoutumista pysyviin rekrytointeihin. Mikäli projekti vaatii osaamista yrityksen ydintoiminnan ulkopuolelta, kannattaa tarkistaa kumppanilta, josko projektiin löytyisi sopivia tekijöitä,” jatkaa Rathgeber.
Ulkoistaminen kannattaa myös tilanteissa, jossa projektijohdolta tarvitaan erityistä kokemusta ja vankkaa otetta johtamiseen. Ulkoistamisen kautta projektiin voidaan valita niin osaamisen kuin kokemuksenkin kannalta sopiva henkilö tai sopivat henkilöt johdon tehtäviin.
Ulkoistaminen voi puolestaan olla tarpeetonta tilanteessa, jossa projektiin löytyy jo valmiiksi kaikki tarvittava asiantuntevuus, eikä osaamisen tarpeisiin liity suurta vaihtelua.
“Käymme aina projektin kokonaisuuden kumppanin kanssa läpi ennen asiakkuuden aloittamista. Tähän kuuluu ulkoistuksen tarpeen kartoittaminen, ja parhaan mahdollisen ulkoistamisen yhteistyömallin löytäminen,” sanoo Rathgeber.
Projektitoiminnan ulkoistamisen 4 keskeisintä etua
Jos ulkoistamiseen päädytään, mitkä sitten ovat sen keskeisimmät edut? Mitä ulkoistamiselta voi odottaa, ja mitä sitä suunnittelevan kannattaa ottaa huomioon? Listasimme tähän hyödyt, joita projektitoiminnan ulkoistamisessa useimmiten nähdään.
1. Laaja-alainen näkemys ja kokemus
Ulkoistamisen myötä organisaatio saa käyttöönsä monipuolista kokemusta eri toimialoilta, tuoden arvokasta ulkoista näkemystä projektitoimintaan. Projektinjohtamisen ulkoistaminen voi tuoda projektiin johtajuuden osaamista ja käytäntöjä eri aloilta, mahdollistaen parhaaksi todettujen keinojen hyödyntämisen juuri kyseisen projektin aikana.
“Tietyissä tapauksissa jopa koko projektiryhmän ulkoistaminen voi olla järkevin vaihtoehto, jos projekti on luonteeltaan kertaluontoinen ja siihen tarvitaan vankkaa kokemusta ja erityisosaamista, jolle ei ole tarvetta projektin jälkeen,” sanoo Rathgeber.
2. Kustannustehokkuus ja läpinäkyvyys
Ulkoistaminen mahdollistaa kustannusten tarkan ennakoinnin, ja ulkoistetun työvoiman standardoidut dokumentointitavat tuovat läpinäkyvyyttä resurssien käyttöön. Projektitoiminnan osittainen tai kokonaisvaltaisempi ulkoistaminen selkeyttää projektin kustannusrakennetta ja edistää tehokasta resurssien käyttöä.
“Sematin projektijohtajilta vaaditaan aina, että kaikki projektityö raportoidaan tarkasti siten, että kun työ on tehty kaikki dokumentit ovat helposti löydettävissä. Tämä on ainoa tapa meidänkin osoittaa jälkeenpäin, että työ on tehty hyvin ja kulut pidetty aisoissa. Toisin sanoen läpinäkyvä ja tehokas raportointi on sekä meidän oman liiketoimintamme että kyseessä olevan projektin kannalta varsin oleellista,” sanoo Rathgeber.
3. Nopea ja joustava reagointi henkilöstötarpeiden muutoksiin
Ulkoistamisella varmistetaan oikean osaamisen löytäminen projektiin sen alkaessa, sekä sen koko elinkaaren aikana. Ulkoistuksen tuoman laajan käytettävissä olevan osaajapoolin myötä projektin sopeutumiskyky lisääntyy ja sen saa käynnistettyä tiukassakin aikataulussa. Kädenmitan päästä löytyvät ammattilaiset tuovat myös ratkaisun projektiin, jossa henkilöstöä saatetaan joutua lisäämään tai vaihtamaan projektin eri vaiheissa.
“Ulkoistuksella tuodaan projektiin ennen kaikkea uusia näkemyksiä ja toimintatapoja. Laajentamalla osaamisen poolia yrityksen sisäisen henkilöstön ulkopuolelle päästään hyödyntämään erityyppistä osaamista, sekä uusia näkökulmia,” sanoo Rathgeber.
4. Rekrytoinnin riskien minimointi
Yrityksen oman henkilöstön laajentamiseen liittyy aina tiettyjä riskejä. Voi käydä, että palkatun henkilön osaaminen ei vastaakaan työn vaatimuksia, tai henkilö ei sovi yhteen yrityksen kulttuuriin. Toisaalta työntekijällä on voinut saada työstä väärän kuvan, ja hän päättää joko päättää työnsuhteen tai ei löydä motivaatiota suoriutua tehtävistä kunnolla.
Joka tapauksessa virherekrytointi tuottaa aina yritykselle ylimääräistä työtä ja välttämättömiä kuluja. Tässä ulkoistaminen on hyvä keino minimoida rekrytoinnin riskit: ulkoistettu henkilö ei ole missään vaiheessa yrityksen omilla palkkalistoilla, jolloin osaajan valintaan liittyvät riskit jäävät kokonaan ulkoistusta tarjoavan yrityksen kontolle.
“Ulkoistaessa kaikki henkilön valintaan liittyvät riskit ja kustannukset rajoittuvat ulkoistuksen sopimuksen ajalle. Jos osaajasta on meille maksettu, niin osaaja projektiin myös löydetään. Joskus tämä voi vaatia tekijän vaihtamista tai lisäkäsien liittämistä projektiin sen alkamisen jälkeenkin,” sanoo Rathgeber.
Ulkoista luotettavasti Sematin kanssa
Sematin projektipalvelut, projektipäälliköistä projektien tukifunktioiden osaajiin, ovat suunniteltu projektin jokaisen tarpeen täyttämiseen. Olemme auttaneet asiakkaitamme kaiken kokoisissa projekteissa ja olleet mukana jos jonkinlaisten tulipalojen sammuttamisessa – onhan tämä ydinosaamistamme.
Toimimme ennen kaikkea asiakkaidemme kumppanina sekä neuvonantajana. Emme ainoastaan tarjoa projektiin tarvittavaa osaamista vaan tuomme myös näkemystä projektien suunnitteluun ja niiden toteutukseen.
Käymme jokaisen projektin alkaessa läpi mikä malli toimisi kyseisessä tapauksessa parhaiten, ja minkälainen kulurakenne tukisi projektin tavoitteita parhaimmalla tavalla.
Kartoituksen ja suunnittelun jälkeen käymme yhdessä läpi eri vaihtoehtoja projektin rooleihin. Sitten toimitamme projektin omistajalle tiedot sekä ansioluettelot projektiin soveltuvista henkilöistä, joista hommaan valitaan parhaat tekijät.
Käytettävissä olevista henkilöistä voidaan myös valita backup-rooleja, mikäli projektiin saatetaan tarvita lisäkäsiä tai vaihtopelaajia sen eri vaiheissa.
Aloita keskustelu kanssamme ottamalla suoraan yhteys tiimiimme:
