Tekijä: aspa@sininenharka.fi

Projektinhallinta on jotain, minkä osaamisesta ja kokemuksesta me Sematilla voimme olla hyvin ylpeitä. Asiakkaidemme projektit voivat olla laajuudeltaan, budjetiltaan ja kompleksisuudeltaan hyvinkin mittavia. Palkkalistoillamme on Suomen taitavimpia projektijohtajia ja päälliköitä, joilla on kivenkova kokemus projektien menestyksekkäästä hallinnasta.

Projektinhallinta koostuu useasta vaiheesta, kuten suunnittelusta, toteutuksesta ja seurannasta. Jokaisella vaiheella on projektikokonaisuuteen liittyvät omat tehtävänsä ja tavoitteensa, ja niiden tehokas hallinta on ratkaisevan tärkeää projektin onnistumisen kannalta. Tutustutaan ensin artikkelin asiantuntijaan ja pureudutaan sitten kuuden kohdan tarkistuslistaan, jonka avulla projektit viedään kunnialla maaliin asti!

Senior Project Manager Ville Mustanoja: Olen aina sanonut kyllä uusille mahdollisuuksille

Haastattelimme tätä artikkelia varten Senior Project Manageriamme Ville Mustanojaa. Ville on työskennellyt Sematilla jo 6 vuotta samassa asiakastoimeksiannossa. Kuuden vuoden aikana hän on ehtinyt vetää läpi huimat viitisenkymmentä tehdasautomaatiojärjestelmien toimitusprojektia! Haastatteluhetkelläkin Villellä oli samaan aikaan käynnissä kymmenen projektia.

Ennen kuin sukelletaan projektinhallinnan syvään päähän, selvitetään, millaisen matkan Ville on nykyiseen tehtävään kulkenut.

”Ennen Sematin listoille liittymistä työskentelin noin 12 vuotta kiinalaisomisteisessa yrityksessä, jossa valmistettiin nestepakkauskoneita. Olin paljon aasialaisten kanssa tekemisissä, mikä on luontevasti jatkunut nykyisessä toimeksiannossa. On tullut reissattua Kiinat, Singaporet, Malesiat ja Taiwanit useampaan otteeseen.

Aloitin huoltoinssinä, siirtyen käyttöönottoihin, ja siitä vetämään toimituksia sekä projektiliiketoimintaa. Etenin aina operatiiviseksi ja tekniseksi johtajaksi asti.

Koulutustaustaltani olen alun perin paperiteollisuuden laitosasentaja. Jatkoin opiskeluja kone- ja tuotantotekniikan parissa ja nyt aikuisiällä opiskelin vielä maisteritutkinnon.

Tuotantotalouden opinnoissa oli jonkin verran projektijohtamisen opintoja, mutta vankka projektihallinnan osaamiseni on kyllä kertynyt käytännön kautta. Olen aina sanonut kyllä, kun on tarjottu uutta työmahdollisuutta tai vastuualuetta”, Ville kertoo.

Tsekkaa nämä kohdat ja onnistu projektinhallinnassa

TARKASTUSKOHTA 1 – Selkeät tavoitteet

Jokaisen projektin on oltava selkeästi määritelty, ja sen tavoitteet on oltava ymmärrettäviä kaikille osapuolille. Tavoitteiden tulisi noudattaa SMART-periaatetta (suomeksi tavoitteiden tulisi olla spesifejä, mitattavia, saavutettavia, relevantteja ja aikarajoitettuja).

”Projektipäällikön olisi tärkeää olla keskusteluissa mukana jo siinä vaiheessa, kun myynti alkaa olla lopuillaan. Projektipäällikön on ehdottoman tärkeää osallistua tavoitteiden asetantaan ja suunnitteluun”, Ville toteaa.

Ville starttaa projektit kutsumalla kaikki sidosryhmät ja projektin osanottajat kokoon kick off -palaveriin.

Sitä ennen Ville miettii itsenäiset milestonet eli virstanpylväät tai tarkastuspisteet projektin matkalle ja merkitsee ne kalenteriinsa. Tarkastuspisteiden avulla Ville hahmottaa, mitä pitää olla valmiina missäkin vaiheessa ja isommat tavoitteet ovat helpompi palastella pienempiin hallittaviin osiin ja vaiheisiin.
Tavoitteiden määrittelyn lisäksi yhtä tärkeää projektinhallinnan kannalta alkuvaiheessa on tunnistaa mahdolliset riskitekijät. Näistä lisää kohdassa 4.

TARKASTUSKOHTA 2 – Projektisuunnitelma

”Projektin ensimetreillä on tehtävä hyvä kädenpuristus ja kapulanvaihto myynnin kanssa. Jatkan siitä, mihin he jäivät, laatimalla käytännön suunnitelman projektille”, Ville kertoo.

Projektinhallintaa auttaakin huomattavasti mahdollisimman tarkka suunnitelma, joka sisältää projektin aikataulun, resurssit ja budjetin. Hyvin tehty projektisuunnitelma auttaa pitämään projektin raameissaan ja varmistamaan sen etenemisen suunnitellusti kohti maaliviivaa.

Tämänhetkisessä toimeksiannossa käyttöönottovaihetta saatetaan suunnitella puolisenkin vuotta etukäteen. Suunnitteluun vaadittava aika riippuukin hyvin paljon projektin luonteesta.

TARKASTUSKOHTA 3 – Viestintä

Hyvä viestintä on avainasemassa onnistuneen projektinhallinnan kannalta, ja siksi tämä kohta onkin kaikista pitkäsanaisin tällä kuuden kulmakiven listallamme!

Heti projektin kärkeen on varmistettava, että kaikki projektin osapuolet ovat ajan tasalla projektin tilanteesta, sekä matkan varrella mahdollisesti (no, melko varmasti) ilmenevistä muutoksista ja ongelmista. Tehokas viestintä parantaa ymmärrystä ja vähentää mahdollisia epäselvyyksiä.

Sano asiat ääneen

”Mitä enemmän projektin alussa sanotaan ääneen asioita, sen parempi. Uskon avoimuuteen ja pidänkin porukkaa luupissa mieluummin liikaa kuin liian vähän. En oikein perusta kahdenkeskisistä juttutuokioista, vaan haluan jakaa aina asioita kaikkien avainhenkilöiden tietoisuuteen. Samoin kuin pidän huolta tarkasta dokumentaatiosta.

Tämä luo myös itselleni turvaa. Jälkikäteen ei tule sanomista siitä, ettei tästä tai tästä kerrottu mitään. Kaikilla projektin osallisilla on oikeus ajantasaiseen tietoon.”

Ville on tiheästi yhteydessä niin asiakkaan suuntaan kuin työstökonevalmistajiinkin.

Viestintää helpottaakseen Ville määrittelee eri projektin osa-alueille osaprojektipäälliköt eli vastuuhenkilöt. Nykyisen toimeksiannon tapauksessa näitä osa-alueita ovat mekaniikka, sähkö ja softa. Lisäksi projekteissa on nimettynä asennusvastaava, käyttöönottovastaava ja koulutusvastaava.

…ja toisaalta, pidä huolta, että asioista jää mustaa valkoiselle.

”Projektinhallinnan kannalta suosin viestinnässä sähköposteja, jotta asioista jää kirjallinen jälki. Olen opetellut tietynlaisen tehokkaan viestintätavan asiakkaiden suuntaan.

Ehdotan asioita tyylillä ”me olemme ajatelleet tehdä asian X näin, käykö tämä teille?” sen sijaan että esittäisin paljon avoimia kysymyksiä. Pyrin suomalaiseen tapaan aika jämptiin viestintään, jottei aikaa kulu esimerkiksi turhiin aivoriihiin, joista saattaisi tulla 10 vastakysymystä”, Ville kuvailee hyväksi havaittua mallia.

Ville kirjaa asioita projektin varrella jatkuvasti muistioihin projektia varten perustetulla Teams-kanavalla.
Villelle on muodostunut omanlainen palaverikäytäntö, jonka hän on havainnut toimivaksi.

”Pidän projektipalaverin joko viikoittain tai joka toinen viikko. Palaveria varten on aina seurantalista, mistä voi pitää silmällä projektin edistymistä. Palavereissa käydään usein läpi budjettia, projektin etenemistä mutta myös mahdollisesti tunnistettuja riskejä.”

Palaverit ovat tehokkaita, ja kestävät noin 30–45 minuuttia.

TARKASTUSKOHTA 4 – Resurssien hallinta

Tarkkaile projektin resursseja, kuten työntekijöitä, laitteita ja materiaaleja. Varmista, että resurssit ovat saatavilla silloin kun niitä tarvitaan, ja optimoi niiden käyttö.

”Aina kuunvaihteessa minulla on intensiivinen vaihe kalenterissa, kun teen raportoinnit ja käyn kaikki budjetit ja projektien statukset läpi. Haluan olla jatkuvasti kartalla siitä, missä mennään niin ihmisten kuin rahapuolenkin suhteen. Ja tietysti aina ihmiset ensin”, Ville painottaa.

Ville jatkaa muistuttamalla, että ei ole ketään ”jokua”, joka voisi tehdä asioita. Jokaiselle asialle on aina oltava resurssoituna vastuuhenkilö ja mieluiten myös varahenkilö. Viime kädessä projektipäällikkö on vastuussa ja hoitaa asian tarvittaessa itse.

”Minulle voi aina soittaa, jos on hätä. Näin ohjeistan aina kaikkia projekteissani. Toisaalta, kun laitan koneen kiinni illalla, niin sitten se pysyy kiinni. Olen kuitenkin aina puhelimen päässä.”

TARKASTUSKOHTA 5 – Riskienhallinta

Identifioi projektin mahdolliset riskit ja laadi suunnitelma niiden hallitsemiseksi. Ennakoimalla ja varautumalla riskeihin voidaan välttää monia ongelmia projektin aikana. Riskienhallinta kulkee koko projektin läpi. Jo kick-offissa pitää miettiä, tunnistetaanko jotain vaaranpaikkoja ja miten niitä ennaltaehkäistään. Jokaiselle osa-alueelle on myös mietittävä vastuuhenkilöt: kuka ottaa koppia, jos jotain ikävää tapahtuu? Ja ennen kaikkea: kuka vastaa taloudellisesti mistäkin?

Riskienhallintaan liittyy myös tietoturvariskit ja tietosuoja. Arkaluontoisia asioita on aina käsiteltävä ehdottoman luottamuksellisesti, ja mietittävä alun alkaenkin sekä tietosuojariskejä minimoiden, kenelle kuuluu mikäkin tieto. Projektinhallinnan ammattilainen osaa luoda ja suodattaa erilaisia jakelulistoja.

”Jo projektin alkutaipaleella on tärkeää osata ennakoida niin henkilöihin, tiloihin, koneisiin tai vaikka IT-puoleenkin liittyvät riskit, ja tehdä suunnitelma niiden ehkäisemiseksi”, Ville huomauttaa.

TARKASTUSKOHTA 6 – Seuranta, arviointi ja palaute

Projektinhallinnasta vastaavan on syytä seurata projektin edistymistä ja arvioida sen tuloksia säännöllisesti. Tarvittaessa matkan varrella voi tehdä muutoksia suunnitelmaan ja resurssien jakamiseen. Ihmiset tarvitsevat motivoituakseen palautetta; sekä rakentavaa että positiivista. Suomalaisessa kulttuurissa on usein niin, että hiljaisuus on hyvä merkki. Kun asiat sujuvat, ei ylimääräistä palautetta anneta. Voisimme oppia paljon kulttuureista, joissa annetaan positiivista palautetta useammin kuin kerran vuodessa pakollisena osana kehityskeskustelua.

Ville nostaakin projektipäällikön tärkeimmäksi ominaisuudeksi sen, että ihmisten kanssa on tultava hyvin toimeen:

”Ihmisten kanssa toimeentulo on projektinhallinnan kannalta kriittistä. Se on ehkä vielä tärkeämpää kuin avoimuus. On kyettävä puhumaan kaikesta, myös hankalammista aiheista kuten esimerkiksi rahasta.”

Projekteista tulee aina ottaa opiksi, jotteivat mahdolliset virheet toistuisi jatkossa. Projektin viimeinen vaihe ennen sen sulkemista onkin lessons learned, jonka tulemana projektissa ilmenneitä tärkeitä asioita nostetaan kehityskohteiksi ja huomioon otettavaksi seuraavissa projekteissa. Mukana olleille henkilöille on myös tärkeää antaa palautetta, ja käydä läpi projektin onnistumiset ja opit henkilökohtaisellakin tasolla.

Parasta Villen työssä: vapaus ja lopputulokseen vaikuttaminen

Loppuun Ville kertoo, mikä on parasta hänen työssään:

”Projektinhallinnassa nautin eniten siitä, että minulla on tietynlainen vapaus tehdä asioita ja pääsen vaikuttamaan suuresti projektin lopputulokseen. Nimittäin: sen näköinen projekti ja lopputulema kuin projektitiimikin. Jos laistetaan asioissa, ei lopputulos ole hyvä. Jos tehdään interaktiivisesti asioita, saatetaan saavuttaa jopa parempi lopputulos, mitä olisi osattu odottaa.”

Ville kiittelee myös Sematia työnantajana, että Sematin listoilla on hyvä olla projektinhallinnan ammattilaisena:

”Kun Sematilla työskentelee, on myös omanlainen vapaus. Vähän kuin yrittäjänä olisi. Voin lämpimästi suositella Sematia sellaisille projektinhallinnan erityisasiantuntijoille, jotka haluavat työllistyä mielekkäisiin ja sopivan haastaviin projekteihin, aina kunkin omaa kokemustaustaa ja osaamista mukaillen.”

Mikromanageeraamista ei Sematilla harrasteta. Ammattilaisten osaamista kunnioitetaan. Kun asiat tekee parhaansa mukaan ja tunnollisesti, se riittää. Aina jos tarvitsee tukea ja sparrausta, sitä saa”, Ville jatkaa.

Hyvin hallittujen projektien avulla voidaan saavuttaa halutut tavoitteet, säästää resursseja ja vähentää riskejä. Projektinhallinta ei ole stressaavaa nuoralla tanssimista tai tulipalojen sammuttelua silloin, kun asiat on suunniteltu hyvin, projektille on asetettu realistiset tavoitteet, eri osa-alueille on nimetyt vastuuhenkilöt ja kun projektissa viestitään aktiivisesti sekä avoimesti. Projektinhallinta voidaan monessa toimintaympäristössä nähdä myös ennen kaikkea ihmisten johtamisena.

Jos organisaatiossasi on tarvetta vahvalle projektinhallinnan ammattilaiselle, ole yhteydessä! Sematin henkilöstöstä löydät Suomen parhaita projektinhallinnan osaajia. Katso tästä ihmisemme.

Peukutamme intuitiota, mutta se minkä puolesta tosissaan tuuletamme Sematilla, on tiedolla johtaminen. Tiedolla johtaminen on merkittävä voimavara, joka antaa organisaatiolle mahdollisuuden tehdä oikeita päätöksiä ja kohdata haasteet faktaan pohjautuvalla lähestymistavalla.

Tiedolla johtaminen ei ole kapulakielinen termi tai teoreettinen konsepti, vaikka se siltä voi alkuun kuulostaa. Se on käytännönläheinen ja dynaaminen prosessi, joka luo perustan yrityksen menestykselle ja jonka pitäisi olla yhtä sujuvaa ja rutinoitua kuin vessapaperin tilaamisen!

Tiedon kerääminen ei kuitenkaan ole itsestäänselvyys; monet yritykset kamppailevat paikkansapitävän datan puutteen kanssa, vaikka se on olennainen osa tehokasta päätöksentekoa.

Tiedon keruuseen, säilyttämiseen ja jakamiseen kannattaisi kuitenkin jokaisen nykyaikaisen organisaation panostaa. Lue eteenpäin niin ymmärrät miksi!

Mistä tiedolla johtamisessa oikein on kyse?

Jos pitäisi yhdellä lauseella kuvata, mistä tiedolla johtamisessa on kyse ja miksi tämä artikkeli on aikasi arvoinen, niin se tulee tässä:

Tiedolla johtamisen ydinajatus on pyrkiä tuottamaan niin hyvää dataa, että sen pohjilta saadaan oikeita päätöksiä tehtyä ja projektit johdettua menestyksekkäästi maaliinsa.

Tiedolla johtaminen ei ole pelkkää datan keruuta; se on myös sen ymmärtämistä ja soveltamista. Se on taito erottaa olennainen epäolennaisesta, tunnistaa mahdollisuudet sekä ennustaa tulevat haasteet. Se auttaa organisaatiota tekemään oikeita valintoja, olipa kyseessä vaikkapa strategian muutosprojekti, tuotekehitysprojekti tai uuden laitoksen käyttöönottoprojekti.

Me Sematilla ymmärrämme, että menestyksen avain on tehokas tietovirta. Projektin kivijalan luo projektisuunnitelma, jossa määritellään tavoitteet ja toimintatavat. Resurssien suunnittelusta aina budjetin hallintaan, tiedon virtaus on kaiken lähtökohta. Kaikki tulisi suunnitella huolella parhaan käytössä olevan tiedon mukaan.

Tieto ei ole vain johdon käytettävissä, vaan se kulkee läpi koko organisaation. Käytännön tasolla tämä tarkoittaa, että eri osapuolet raportoivat ja kirjaavat tietoa systemaattisesti järjestelmään, johon kaikilla projektiin kuuluvilla henkilöillä on pääsy. Jokaisen päätöksen tulee olla perusteltu ja perustua saatavilla oleviin faktoihin.

Artikkelin asiantuntija: Pasi Niemi, VP Project Business

Tätä artikkelia varten on haastateltu Pasi Niemeä, joka johtaa operatiivista toimintaa ja toimii virallisesti projektiliiketoiminnan vetäjänä meillä Sematilla.

Pasi on pitkän linjan ammattilainen, joka on hionut johtamistaitoaan huippuunsa vuosien varrella.

Ennen Sematille liittymistä Pasi kerrytti vankan kokemuksen puolustusvoimissa ja puolustusvälineteollisuuden parissa, toimien operatiivisissa johtotehtävissä yhteensä yli 30 vuotta. Tämä kokemus heijastuu hänen projektijohtamisen lähestymistapaansa, jossa yhdistyvät strateginen näkemys, käytännön osaaminen sekä erittäin vahva faktaan ja dataan nojaaminen.

Pasi on toiminut myös johtamistaidon opettajana 8 vuotta. YAMK-opinnoissa puhutaan paljon tiedolla johtamisesta teoriatasolla, mutta liike-elämässä kaikki on yhdistettävä käytäntöön.

”Tiedon avulla voidaan tehdä perusteltuja päätöksiä, välttää virheitä ja kehittää toimintaa jatkuvasti. Yrityksen kulttuuri rehellisyydestä ja realismin arvostamisesta auttaa varmistamaan, että kaikki päätökset perustuvat tosiasioihin, ei harhakuviin”, Pasi pohjustaa itselleen tärkeään aiheeseen.

– Pasi Niemi, VP Project Business

Yleisimmät karikot tiedolla johtamisessa: lue nämä tarkkaan ja kierrä kaukaa!

Tiedolla johtaminen ei ole mikään kaikista simppelein taiteenlaji. Aiheesta ei turhan usein keskustella, vaikka todellakin pitäisi. Väärälle tielle saatetaan eksyä turhan helposti, kun sitä tietoa ei tiedolla johtamisesta ole.

Kehotamme siksi lämpimästi ottamaan vaikkapa kahvikupin seuraksi ja lukemaan artikkelimme loppuun asti. Voit säästää sievoisen summan, kun et kopsahda näihin yleisimpiin kompastuskiviin:

1. Tilannekuvan perustaminen mututuntumaan

”Olen saanut sellaisen käsityksen, että…”
”Olen siinä uskossa, että…”
”Fiilikseni on…”

”Pidetään sormet ristissä, jotta…”

Jos kuulet tällaisia lauseenaloituksia projektipalaverissa, tiedät, että nyt voidaan olla menossa metsään.

Projektin tilannekuvaa käsitellessä ei sormien ristiminen auta, vaikka muuten emme ota kantaan uskon asioihin. Paitsi toteamalla, että uskominen projektien maaliin menoon on tärkeää. Jos onnistumista ei pidetä mahdollisena, ja nähdään vain kauhukuvia, ei pitkälle pötkitä. On tärkeää nähdä horisontissa siintävä projektin onnistunut lopputulos.

Mutta: jotta projekti saadaan vietyä maaliin sovituissa raameissa, on oltava brutaalin raakaa faktaa siitä, miten projektissa aikuisten oikeasti menee. Korulauseet ja mututuntumat on syytä jättää pois, kun tarkastellaan projektin tilannekuvaa.

Tilannekuva tarkoittaa siis realistista, faktoihin ja tietoon perustuvaa statuskatsausta siihen, missä projektissa mennään; niin aikataulun, resurssoinnin kuin budjetinkin suhteen. Tilannekuvassa käydään läpi myös onnistumiset, haasteet ja riskit. Katsotaan hieman taaksepäin, keskitytään eniten nykyhetkeen ja vilkaistaan aavistuksen verran myös tulevaan.

2. Fiilispohjainen päätöksenteko

Päätöksentekoon liittyy usein intuitiivista näkökulmaa – varsinkin, jos omaa kokemuksen syvän rintaäänen aiheesta X.

Projektissa työskentelevän henkilön päätöksentekoon vaikuttaa yllättävän usein hänen omat vaikuttimensa, motiivit ja tunteet.

”Todella moni päätös syntyy alitajuisesti, perustuen päättäjän omakohtaiseen kokemukseen. Oma pää saattaa olla pölkyllä tai vähintään maine vaarassa. Saatetaan ”seivailla” omaa tai kaverin tonttia, ja jättää totuus kohtaamatta. Helposti suolletaan selityksiä ja annetaan mielikuva- ja fiilispohjaisia vastauksia. On erittäin inhimillistä, että ihminen tekee päätöksiä tunteella – vaikka luulisi järjen olevan vallassa”, Pasi kuvailee.

Mutta: pelkällä intuitiolla ei voi projekteissa päätöksiä tehdä. Tarvitaan oikeaa dataa, koska se ei ole väärässä. Sillä ei ole mielipidettä, se vain on.

Kun arvailun ja mututuntuman sijaan aletaan perustaa päätökset vankkoihin tosiasioihin, luodaan luottamusta organisaation päätöksentekoprosessiin niin sisäisesti kuin ulkoisestikin.

Tiedolla johtaminen ei ole vain yksilön työkalu, se on koko organisaation voimavara.

3. Tiedon keräämättömyys

Niin: vaikka yllä olevat seikat sisäistettäisiinkin, ei siitä ole hyötyä, jollei tietoa systemaattisesti ja aktiivisesti kerätä!

Tiedon kerääminen ei olekaan lainkaan itsestäänselvyys; monet yritykset kamppailevat oikeanlaisen datan puutteen kanssa, vaikka tänä päivänä voisi ajatella, että hukumme tietoon.

Tuiki tärkeää onkin ymmärtää, millaista tietoa on olennaista kerätä ja luoda selkeät prosessit ja toimintatavat sille, miten tiedon keruu yrityksen arjessa tapahtuu. Ihmisiä on opastettava ja osallistettava tiedolla johtamisen talkoisiin.

”Käytännössä laajat projektit on syytä palastella ja osavastuuttaa osaprojektipäälliköille, joilla on hyvä substanssiosaaminen omasta osa-alueestaan. Heidän pitäisi vastata oman tonttinsa datasta ja sen kirjaamisesta. Kannattaa myös huomata, ettei projektipäälliköillä ole aikaa juosta joka asian perässä. Tiedon pitää löytyä helposti ja nopeasti, jotta tiedolla johtaminen onnistuu”, Pasi kertoo.

Voisi myös luulla, että tiedon keräämättömyys on pienten firmojen ongelma, mutta todellisuudessa monella suuryritykselläkin voisi olla peiliin katsomisen paikka. Joskus yrityksen tuote tai palvelu voi olla niin vetävä, että menestys sokeuttaa, ja vasta myöhemmin haasteita kohdatessa huomataan, että tietoa olisikin pitänyt kerätä ahkerammin ja aikaisemmin.

4. Anna potkut ratkaistaksesi ongelman

Jos projektissa sakkaa, asiat laahaavat tai virheitä syntyy, potkujen antaminen ei monestikaan ole tehokas ratkaisu. Vaikka näin saatetaan erehtyä kuvittelemaan, sillä on aina paljon helpompi lähteä syyttämään yksittäistä ihmistä, kuin selvittää juurisyyt perusteellisesti. Harvoin kukaan osaava, motivoitunut ja tunnollinen työntekijä huvikseen tekee virheitä tai myöhästyy aikatauluista.

Usein pohjalla on yksinkertaisesti liian iso työtaakka tai jaksamishaasteet. Kun asioita lähdetään selvittelemään ja pintaa rapsuttelemaan, voi pinnan alta löytyä esimeriksi mahdoton aikataulu, liian laaja työnkuva, huono johtaminen tai työpaikka, joka ei tue työntekijän hyvinvointia ja kannusta onnistumaan.

Projekteissa todellista vastuunkantoa osoittaa projektinjohto, joka uskaltaa haastaa, mutta katsoa myös peiliin ja lähteä korjaamaan oikeaa asiaa eikä suoriltaan esimerkiksi vaihtamaan ihmistä.

”Ensiarvoisen tärkeää on myös oikeanlainen roolitus ja vastuuttaminen. Projektin johtaminen vaatii ihmistuntemusta. Pitää ymmärtää, millaista osaamista ja millainen tyyppi tarvitaan mihinkäkin tehtävään. Jos ongelmia tulee, voisiko työtehtäviä viilata, selkeyttää tai vaihtaa?

Sekä: jos ja kun projektiin palkataan uusia ihmisiä, on todella tärkeää kertoa mahdollisimman rehellisesti, millaisesta työnkuvasta on kyse. Tällöin ihminen pääsee aidosti arvioimaan omaa soveltuvuuttaan haettavaan tehtävään ja virherekrytoinneilta vältytään.” huomauttaa Pasi.

5. Pidä projektipalavereita, jotka ovat pikemminkin kahvittelutilaisuuksia

Kahvittelulle on omat hetkenä. Projektipalavereiden on tarkoitus olla sopivan tiukkoja kokouksia, joissa käsitellään kunkin projektiosa-alueen tilanteet, onnistumiset ja mahdolliset onnistumisen esteet, sekä käydään läpi, miten menee aikataulullisesti, resurssimielessä ja budjetin puolesta.

Näiden on tarkoitus johdettuja ja suunniteltuja tilaisuuksia, ilman vellovaa keskustelua.

Kenenkään osallistuja ei tulisi päässään ajatella, että ”täällä mä nyt istun mutten tiedä mitä mä täällä teen”.

”Projektipalavareiden on tarkoitus noudattaa tietynlaista protokollaa. Osallistujien on syytä tietää, mitä tietoja heidän pitää ennen palaveria hankkia ja palaveriin tuoda.

Hyvä toimintatapa on esimerkiksi jaettava (yhteisesti muokattavassa pilvipalvelussa, kuten Teamsissä tai Google Drivessa oleva) muistio, jonne jokainen osallistuja etukäteen täyttää oman osa-alueensa tiedot. Tiedolla johtaminen ei ole vaikeaa sitten kun selkeät toimintatavat ja prosessit on luotu”, vinkkaa Pasi.

Huomaathan, että luonnollisesti myös tietojärjestelmien ja tietosuoja-asioiden on oltava kunnossa, ja nämä kannattaa hankkia niihin erikoistuneelta taholta.

6. Älä ota opiksesi

Kuulostaa ehkä kliseeltä, että virheistä kannattaa ottaa opiksi, mutta projektijohtamisen saralla se on äärimmäisen tärkeää. Kun tietoa menneistä projekteista on kertynyt, kannattaa kerättyä tietoa ehdottomasti hyödyntää. Tämä parantaa ennustettavuutta ja vältytään tekemästä samoja virheitä uudestaan ja uudestaan.

Kun haluat, että projektiasi vetää tiedolla johtamisen ammattilainen, ota meihin yhteyttä

Meillä Sematilla on vahva kulttuuri tiedolla johtamisen lisäksi myös realismin arvostamisesta.

Pasi korostaa: ”Realistinen näkökulma on Sematin vuokraprojektipäälliköiden ja -johtajien työssä avainsana. Tämä tarkoittaa sitä, että meidän projektipäällikkömme uskaltavat kohdata epämiellyttäviäkin faktoja ja haasteita sekä nostaa ne esiin. He perustavat johtopäätöksensä aitoon dataan. Tällainen rehellinen ja tosiasialliseen tietoon perustava arvio auttaa paitsi välttämään virheitä myös kehittämään toimintaa jatkuvasti.”

Sematin asiakkaat usein helpottuvat, kun he huomaavat, että sematilaiset ovat kokeneita tekijäihmisiä. Sematilaisilta odotetaankin suunnitelmallisuutta, ennustettavuutta, ja sitä, että saadaan oikeaa tietoa ja paikkansapitäviä tilannekuvia.

Toimintatapamme on rakentaa räätälöidyt projektijohtamisen ratkaisut yhdessä asiakkaan kanssa, asiakasyrityksen näköisesti ja toimintaympäristöön istuvasti. Joskus systeemit ovat jo valmiina ja silloin pitää vaan niin sanotusti kääriä hihat ja mennä kaivamaan ojaa. Tapaammekin sanoa: enemmän tekoja ja vähemmän puhetta. Puku päällä ja solmio suorana yksinpuhelu ei ole meidän juttumme.

Jos tämä resonoi, ja sinulla on tarve projektiammattilaisille, joilla ei helposti mene sormi suuhun ja jotka saavat tiedon laulamaan organisaatiossanne, ota yhteyttä:

Jani Rathgeber
Managing Director
Myynti ja asiakkuudet
Puh. +358 40 506 8116

Pasi Niemi
Vice President, Project Business
Projektiliiketoiminta
Puh. +358 40 869 6745