Uutiset
Projektinjohto pulassa? Ota nämä 5 tärkeää asiaa huomioon henkilöstönvaihdoksen, lomien tai sairastumisten varalta
Jokainen projektinjohtoa hoitanut tietää, kuinka kriittistä projekteissa on niiden saumaton jatkuvuus, aikataulussa pysyminen ja tavoitteisiin pääseminen, tilanteessa kuin tilanteessa.
Kun eteen sattuu henkilöstövaihdos, päiviä ei ole hukattavaksi, saati sitten viikkoja tai kuukausia. Kulut juoksevat, paine on kova, ja paljon on pelissä – oli kyse sitten satojen tuhansien tai satojen miljoonien projektista.
Kesä ja kärpäset pistävät erityisesti projektinjohdon raapimaan päätään.
Kesäaikaan lomitukset ja henkilöstönvaihdokset aiheuttavat nimittäin hyvin usein haasteita, jotka voi kampittaa hyvällä suunnittelulla.
Tässä artikkelissa annamme vuosikymmenten kokemuksemme syvällä rintaäänellä 5 parasta vinkkiämme siihen, miten vältät katastrofit ja varmistat projektisi saumattoman jatkumon myllerrysten aikana.
Mutta ensin: mikäli nyt hiki nousee otsalle ja toteat tulipalon jo syttyneen, ei hätää. Semat palvelee ja auttaa sammuttamaan tulipalot. Pikainen tarve ja sen täyttäminen on meille arkipäivää, myös kesäisin.
Kun projektipäällikkö tai projektijohtaja sairastuu yllättäen tai ilmoittaa ottaneensa vastaan uuden pestin, ei aikaa ole hukattavaksi. Korvaajan rekrytointi kestää yksinkertaisesti liian kauan, koko rekryprosessi ja irtisanomisajat huomioiden. Ratkaisu on vuokraprojektipäällikkö tai -johtaja.
Sematin listoilla ovat Suomen kokeneimmat, ihmisjohtajuustaidoista tunnetut projektipäälliköt ja projektijohtajat. Ulkoinen projektipäällikkö tai -johtaja on mahdollista saada aloittamaan niinkin pian, että huokaiset helpotuksesta aiemmin kuin arvaatkaan. Olemme vain yhden puhelinsoiton päässä – oli lomasesonki tai ei. Löydät suorat puhelinnumerot ja meiliosoitteet artikkelin lopusta.
Ja nyt, kun tiedät avun oleva lähellä, vedetään hetki syvää henkeä, ja otetaan haltuun viisi konkreettista vinkkiä, joiden avulla henkilöstövaihdostilanteet yms. muuttujat projekteissa hoidetaan mahdollisimman kivuttomasti jatkoa ajatellen.
1. Asioiden dokumentointi
Valitettavan usein tärkeät asiat ovat lähtevän/lomailevan/sairastavan henkilön sähköpostissa. Ja pahimmillaan vain kyseisen henkilön päässä. Projekteissa on syytä varmistaa, että tapana on dokumentoida kaikki, palaverimuistioista alkaen. Kaikki oleellinen tieto kannattaa tallentaa pilvipalveluun, verkkolevyille tms. turvalliseen paikkaan, jotta tiedostoihin pääsee tarvittaessa käsiksi muutkin. Myös tietosuoja pitää huomioida.
Mikäli henkilöstövaihdostilannetta voi ennakoida, kannattaa saman tien varmistaa tiedon eteenpäin kulku.
2. Kattava perehdytys
Kun ulkoinen projektipäällikkö, projektijohtaja tai muu henkilö aloittaa, paras toimintatapa olisi, jos hän ehtisi hetken työskennellä vanhan tekijän kanssa yhtä aikaa. Tällöin tiedon siirto tapahtuu luontevimmin. Limittäin tapahtuvasta henkilöstövaihdoksesta on paljon hyviä kokemuksia, mutta tämä edellyttää tietysti lähtevän henkilön yhteistyökykyä ja -halukkuutta.
Perehdytystä tarvitaan muiltakin organisaation funktioilta, jotta talo, sen toimintamallit, kulttuuri, järjestelmät yms. tulevat heti alussa mahdollisimman tutuiksi. Selkeä perehdytyssuunnitelma ja -aikataulu on järkevä toimintatapa.
3. Käytännön asiat
Tilaa kone ja tunnukset asap. IT-osastoon kannattaa olla saman tien yhteydessä, kun on tiedossa uusi henkilö. Tietokoneen, puhelimen ja eri tunnusten tilaus ja luonti voi kestää yllättävän kauan.
4. Projektijohdon ja avainhenkilöiden sijaisten nimeäminen
Kukaan ei ole korvaamaton. Ihan kuten monessa projektinkin osasessa tai vaiheessa on plan B, niin jos vain suinkin mahdollista, olisi kaikille kriittisille projektissa mukana oleville henkilöille mietittävä mahdollinen korvaaja tai varahenkilö.
Kun vuokraat projektipäällikön tai -johtajan Sematilta, sinun ei itse tarvitse huolehtia tästä. Meillä on aina nimetty back up olemassa. Elämä voi yllättää ja heitellä, ja koskaan ei tiedä mitä huominen tuo tullessaan; varsinkaan projektin usein hyvin jännittävillä ja tapahtumarikkailla taipaleilla.
Mutta kun hankit ulkoisen projektipäällikön tai projektijohtajan Sematilta, sinulla on yksi stressinaihe vähemmän.
5. Ripeä toiminta
Viimeinen muttei missään nimessä vähäisin vinkki: kun korviisi kantautuu tieto henkilön lomasta, lähtemisestä tai sairastumisesta, toimi heti. Tartu puhelimeen ja soita saman tien Sematin Janille tai Pasille. Suorat numerot ja meiliosoitteet löydät artikkelin lopusta.
Mitä nopeammin otat yhteyttä, sitä ripeämmin me aloitamme oman prosessimme täydellisen mätchin löytämiseksi. Meillä on palkkalistoilla 22 projektinjohdon ja projektinhallinnan konkaria, ja näiden lisäksi laaja pool profiililtaan samantasoisia henkilöitä, jotka ovat vain puhelinsoiton päässä.
Nopeimmillaan uusi henkilö starttaa teillä jo ensi viikolla. Esimerkiksi viime vapun aikaan tapahtui seuraavaa: esittelimme kandidaatin asiakkaalle vappua edeltävänä torstaina. Asiat etenivät ja perjantaina tehtiin sopimukset. Henkilö aloitti asiakkaalla vapun jälkeisenä tiistaina.
Emme kuitenkaan voi tietenkään taata aina yhtä salamannopeaa toimintaa. Asiat sujuvat kuten vappuna silloin, kun kaikki tähtimerkit ovat kohdallaan. Joskus juuri sopivan henkilön löytäminen kestää kauemmin.
Meille Sematilla nopeuttakin tärkeämpi arvo on nimittäin laadukkuus kaikessa. Emme koskaan tee matchejä ripeys edellä, vaan priorisoiden sopivuuden, oikeanlaisen taustan ja profiilin. Emme kuitenkaan tuijota substanssiosaamista, vaan enemmän henkilön ihmisten- ja projektinjohtotaitoja. Monilla listoillamme onkin jopa toimitusjohtajatason kokemusta.
Tarvetta ulkoiselle projektinjohdolle?
Siinä parhaat vinkkimme pienten ja suurten kriisien välttämiseksi projektinjohdossa! Ja vaikka nyt olisitkin jo myrskyn silmässä, me lupaamme, että valoa on näkyvissä ja juuri teille sopiva vuokraprojektipäällikkö tai -johtaja siintää jo kiikarissamme.
Ota yhteyttä, kun haluat vähemmän puhetta, enemmän tekoja ja tuloksia.
Jani Rathgeber
Managing Director
Myynti ja asiakkuudet
Puh. +358 40 506 8116
Pasi Niemi
Vice President, Project Business
Projektiliiketoiminta
Puh. +358 40 869 6745
