Uutiset
Tiedolla johtaminen – Jos haluat johtaa tiedolla, älä toimi näin!
Peukutamme intuitiota, mutta se minkä puolesta tosissaan tuuletamme Sematilla, on tiedolla johtaminen. Tiedolla johtaminen on merkittävä voimavara, joka antaa organisaatiolle mahdollisuuden tehdä oikeita päätöksiä ja kohdata haasteet faktaan pohjautuvalla lähestymistavalla.
Tiedolla johtaminen ei ole kapulakielinen termi tai teoreettinen konsepti, vaikka se siltä voi alkuun kuulostaa. Se on käytännönläheinen ja dynaaminen prosessi, joka luo perustan yrityksen menestykselle ja jonka pitäisi olla yhtä sujuvaa ja rutinoitua kuin vessapaperin tilaamisen!
Tiedon kerääminen ei kuitenkaan ole itsestäänselvyys; monet yritykset kamppailevat paikkansapitävän datan puutteen kanssa, vaikka se on olennainen osa tehokasta päätöksentekoa.
Tiedon keruuseen, säilyttämiseen ja jakamiseen kannattaisi kuitenkin jokaisen nykyaikaisen organisaation panostaa. Lue eteenpäin niin ymmärrät miksi!
Mistä tiedolla johtamisessa oikein on kyse?
Jos pitäisi yhdellä lauseella kuvata, mistä tiedolla johtamisessa on kyse ja miksi tämä artikkeli on aikasi arvoinen, niin se tulee tässä:
Tiedolla johtamisen ydinajatus on pyrkiä tuottamaan niin hyvää dataa, että sen pohjilta saadaan oikeita päätöksiä tehtyä ja projektit johdettua menestyksekkäästi maaliinsa.
Tiedolla johtaminen ei ole pelkkää datan keruuta; se on myös sen ymmärtämistä ja soveltamista. Se on taito erottaa olennainen epäolennaisesta, tunnistaa mahdollisuudet sekä ennustaa tulevat haasteet. Se auttaa organisaatiota tekemään oikeita valintoja, olipa kyseessä vaikkapa strategian muutosprojekti, tuotekehitysprojekti tai uuden laitoksen käyttöönottoprojekti.
Me Sematilla ymmärrämme, että menestyksen avain on tehokas tietovirta. Projektin kivijalan luo projektisuunnitelma, jossa määritellään tavoitteet ja toimintatavat. Resurssien suunnittelusta aina budjetin hallintaan, tiedon virtaus on kaiken lähtökohta. Kaikki tulisi suunnitella huolella parhaan käytössä olevan tiedon mukaan.
Tieto ei ole vain johdon käytettävissä, vaan se kulkee läpi koko organisaation. Käytännön tasolla tämä tarkoittaa, että eri osapuolet raportoivat ja kirjaavat tietoa systemaattisesti järjestelmään, johon kaikilla projektiin kuuluvilla henkilöillä on pääsy. Jokaisen päätöksen tulee olla perusteltu ja perustua saatavilla oleviin faktoihin.
Artikkelin asiantuntija: Pasi Niemi, VP Project Business
Tätä artikkelia varten on haastateltu Pasi Niemeä, joka johtaa operatiivista toimintaa ja toimii virallisesti projektiliiketoiminnan vetäjänä meillä Sematilla.
Pasi on pitkän linjan ammattilainen, joka on hionut johtamistaitoaan huippuunsa vuosien varrella.
Ennen Sematille liittymistä Pasi kerrytti vankan kokemuksen puolustusvoimissa ja puolustusvälineteollisuuden parissa, toimien operatiivisissa johtotehtävissä yhteensä yli 30 vuotta. Tämä kokemus heijastuu hänen projektijohtamisen lähestymistapaansa, jossa yhdistyvät strateginen näkemys, käytännön osaaminen sekä erittäin vahva faktaan ja dataan nojaaminen.
Pasi on toiminut myös johtamistaidon opettajana 8 vuotta. YAMK-opinnoissa puhutaan paljon tiedolla johtamisesta teoriatasolla, mutta liike-elämässä kaikki on yhdistettävä käytäntöön.
”Tiedon avulla voidaan tehdä perusteltuja päätöksiä, välttää virheitä ja kehittää toimintaa jatkuvasti. Yrityksen kulttuuri rehellisyydestä ja realismin arvostamisesta auttaa varmistamaan, että kaikki päätökset perustuvat tosiasioihin, ei harhakuviin”, Pasi pohjustaa itselleen tärkeään aiheeseen.
– Pasi Niemi, VP Project Business
Yleisimmät karikot tiedolla johtamisessa: lue nämä tarkkaan ja kierrä kaukaa!
Tiedolla johtaminen ei ole mikään kaikista simppelein taiteenlaji. Aiheesta ei turhan usein keskustella, vaikka todellakin pitäisi. Väärälle tielle saatetaan eksyä turhan helposti, kun sitä tietoa ei tiedolla johtamisesta ole.
Kehotamme siksi lämpimästi ottamaan vaikkapa kahvikupin seuraksi ja lukemaan artikkelimme loppuun asti. Voit säästää sievoisen summan, kun et kopsahda näihin yleisimpiin kompastuskiviin:
1. Tilannekuvan perustaminen mututuntumaan
”Olen saanut sellaisen käsityksen, että…”
”Olen siinä uskossa, että…”
”Fiilikseni on…”
”Pidetään sormet ristissä, jotta…”
Jos kuulet tällaisia lauseenaloituksia projektipalaverissa, tiedät, että nyt voidaan olla menossa metsään.
Projektin tilannekuvaa käsitellessä ei sormien ristiminen auta, vaikka muuten emme ota kantaan uskon asioihin. Paitsi toteamalla, että uskominen projektien maaliin menoon on tärkeää. Jos onnistumista ei pidetä mahdollisena, ja nähdään vain kauhukuvia, ei pitkälle pötkitä. On tärkeää nähdä horisontissa siintävä projektin onnistunut lopputulos.
Mutta: jotta projekti saadaan vietyä maaliin sovituissa raameissa, on oltava brutaalin raakaa faktaa siitä, miten projektissa aikuisten oikeasti menee. Korulauseet ja mututuntumat on syytä jättää pois, kun tarkastellaan projektin tilannekuvaa.
Tilannekuva tarkoittaa siis realistista, faktoihin ja tietoon perustuvaa statuskatsausta siihen, missä projektissa mennään; niin aikataulun, resurssoinnin kuin budjetinkin suhteen. Tilannekuvassa käydään läpi myös onnistumiset, haasteet ja riskit. Katsotaan hieman taaksepäin, keskitytään eniten nykyhetkeen ja vilkaistaan aavistuksen verran myös tulevaan.
2. Fiilispohjainen päätöksenteko
Päätöksentekoon liittyy usein intuitiivista näkökulmaa – varsinkin, jos omaa kokemuksen syvän rintaäänen aiheesta X.
Projektissa työskentelevän henkilön päätöksentekoon vaikuttaa yllättävän usein hänen omat vaikuttimensa, motiivit ja tunteet.
”Todella moni päätös syntyy alitajuisesti, perustuen päättäjän omakohtaiseen kokemukseen. Oma pää saattaa olla pölkyllä tai vähintään maine vaarassa. Saatetaan ”seivailla” omaa tai kaverin tonttia, ja jättää totuus kohtaamatta. Helposti suolletaan selityksiä ja annetaan mielikuva- ja fiilispohjaisia vastauksia. On erittäin inhimillistä, että ihminen tekee päätöksiä tunteella – vaikka luulisi järjen olevan vallassa”, Pasi kuvailee.
Mutta: pelkällä intuitiolla ei voi projekteissa päätöksiä tehdä. Tarvitaan oikeaa dataa, koska se ei ole väärässä. Sillä ei ole mielipidettä, se vain on.
Kun arvailun ja mututuntuman sijaan aletaan perustaa päätökset vankkoihin tosiasioihin, luodaan luottamusta organisaation päätöksentekoprosessiin niin sisäisesti kuin ulkoisestikin.
Tiedolla johtaminen ei ole vain yksilön työkalu, se on koko organisaation voimavara.
3. Tiedon keräämättömyys
Niin: vaikka yllä olevat seikat sisäistettäisiinkin, ei siitä ole hyötyä, jollei tietoa systemaattisesti ja aktiivisesti kerätä!
Tiedon kerääminen ei olekaan lainkaan itsestäänselvyys; monet yritykset kamppailevat oikeanlaisen datan puutteen kanssa, vaikka tänä päivänä voisi ajatella, että hukumme tietoon.
Tuiki tärkeää onkin ymmärtää, millaista tietoa on olennaista kerätä ja luoda selkeät prosessit ja toimintatavat sille, miten tiedon keruu yrityksen arjessa tapahtuu. Ihmisiä on opastettava ja osallistettava tiedolla johtamisen talkoisiin.
”Käytännössä laajat projektit on syytä palastella ja osavastuuttaa osaprojektipäälliköille, joilla on hyvä substanssiosaaminen omasta osa-alueestaan. Heidän pitäisi vastata oman tonttinsa datasta ja sen kirjaamisesta. Kannattaa myös huomata, ettei projektipäälliköillä ole aikaa juosta joka asian perässä. Tiedon pitää löytyä helposti ja nopeasti, jotta tiedolla johtaminen onnistuu”, Pasi kertoo.
Voisi myös luulla, että tiedon keräämättömyys on pienten firmojen ongelma, mutta todellisuudessa monella suuryritykselläkin voisi olla peiliin katsomisen paikka. Joskus yrityksen tuote tai palvelu voi olla niin vetävä, että menestys sokeuttaa, ja vasta myöhemmin haasteita kohdatessa huomataan, että tietoa olisikin pitänyt kerätä ahkerammin ja aikaisemmin.
4. Anna potkut ratkaistaksesi ongelman
Jos projektissa sakkaa, asiat laahaavat tai virheitä syntyy, potkujen antaminen ei monestikaan ole tehokas ratkaisu. Vaikka näin saatetaan erehtyä kuvittelemaan, sillä on aina paljon helpompi lähteä syyttämään yksittäistä ihmistä, kuin selvittää juurisyyt perusteellisesti. Harvoin kukaan osaava, motivoitunut ja tunnollinen työntekijä huvikseen tekee virheitä tai myöhästyy aikatauluista.
Usein pohjalla on yksinkertaisesti liian iso työtaakka tai jaksamishaasteet. Kun asioita lähdetään selvittelemään ja pintaa rapsuttelemaan, voi pinnan alta löytyä esimeriksi mahdoton aikataulu, liian laaja työnkuva, huono johtaminen tai työpaikka, joka ei tue työntekijän hyvinvointia ja kannusta onnistumaan.
Projekteissa todellista vastuunkantoa osoittaa projektinjohto, joka uskaltaa haastaa, mutta katsoa myös peiliin ja lähteä korjaamaan oikeaa asiaa eikä suoriltaan esimerkiksi vaihtamaan ihmistä.
”Ensiarvoisen tärkeää on myös oikeanlainen roolitus ja vastuuttaminen. Projektin johtaminen vaatii ihmistuntemusta. Pitää ymmärtää, millaista osaamista ja millainen tyyppi tarvitaan mihinkäkin tehtävään. Jos ongelmia tulee, voisiko työtehtäviä viilata, selkeyttää tai vaihtaa?
Sekä: jos ja kun projektiin palkataan uusia ihmisiä, on todella tärkeää kertoa mahdollisimman rehellisesti, millaisesta työnkuvasta on kyse. Tällöin ihminen pääsee aidosti arvioimaan omaa soveltuvuuttaan haettavaan tehtävään ja virherekrytoinneilta vältytään.” huomauttaa Pasi.
5. Pidä projektipalavereita, jotka ovat pikemminkin kahvittelutilaisuuksia
Kahvittelulle on omat hetkenä. Projektipalavereiden on tarkoitus olla sopivan tiukkoja kokouksia, joissa käsitellään kunkin projektiosa-alueen tilanteet, onnistumiset ja mahdolliset onnistumisen esteet, sekä käydään läpi, miten menee aikataulullisesti, resurssimielessä ja budjetin puolesta.
Näiden on tarkoitus johdettuja ja suunniteltuja tilaisuuksia, ilman vellovaa keskustelua.
Kenenkään osallistuja ei tulisi päässään ajatella, että ”täällä mä nyt istun mutten tiedä mitä mä täällä teen”.
”Projektipalavareiden on tarkoitus noudattaa tietynlaista protokollaa. Osallistujien on syytä tietää, mitä tietoja heidän pitää ennen palaveria hankkia ja palaveriin tuoda.
Hyvä toimintatapa on esimerkiksi jaettava (yhteisesti muokattavassa pilvipalvelussa, kuten Teamsissä tai Google Drivessa oleva) muistio, jonne jokainen osallistuja etukäteen täyttää oman osa-alueensa tiedot. Tiedolla johtaminen ei ole vaikeaa sitten kun selkeät toimintatavat ja prosessit on luotu”, vinkkaa Pasi.
Huomaathan, että luonnollisesti myös tietojärjestelmien ja tietosuoja-asioiden on oltava kunnossa, ja nämä kannattaa hankkia niihin erikoistuneelta taholta.
6. Älä ota opiksesi
Kuulostaa ehkä kliseeltä, että virheistä kannattaa ottaa opiksi, mutta projektijohtamisen saralla se on äärimmäisen tärkeää. Kun tietoa menneistä projekteista on kertynyt, kannattaa kerättyä tietoa ehdottomasti hyödyntää. Tämä parantaa ennustettavuutta ja vältytään tekemästä samoja virheitä uudestaan ja uudestaan.
Kun haluat, että projektiasi vetää tiedolla johtamisen ammattilainen, ota meihin yhteyttä
Meillä Sematilla on vahva kulttuuri tiedolla johtamisen lisäksi myös realismin arvostamisesta.
Pasi korostaa: ”Realistinen näkökulma on Sematin vuokraprojektipäälliköiden ja -johtajien työssä avainsana. Tämä tarkoittaa sitä, että meidän projektipäällikkömme uskaltavat kohdata epämiellyttäviäkin faktoja ja haasteita sekä nostaa ne esiin. He perustavat johtopäätöksensä aitoon dataan. Tällainen rehellinen ja tosiasialliseen tietoon perustava arvio auttaa paitsi välttämään virheitä myös kehittämään toimintaa jatkuvasti.”
Sematin asiakkaat usein helpottuvat, kun he huomaavat, että sematilaiset ovat kokeneita tekijäihmisiä. Sematilaisilta odotetaankin suunnitelmallisuutta, ennustettavuutta, ja sitä, että saadaan oikeaa tietoa ja paikkansapitäviä tilannekuvia.
Toimintatapamme on rakentaa räätälöidyt projektijohtamisen ratkaisut yhdessä asiakkaan kanssa, asiakasyrityksen näköisesti ja toimintaympäristöön istuvasti. Joskus systeemit ovat jo valmiina ja silloin pitää vaan niin sanotusti kääriä hihat ja mennä kaivamaan ojaa. Tapaammekin sanoa: enemmän tekoja ja vähemmän puhetta. Puku päällä ja solmio suorana yksinpuhelu ei ole meidän juttumme.
Jos tämä resonoi, ja sinulla on tarve projektiammattilaisille, joilla ei helposti mene sormi suuhun ja jotka saavat tiedon laulamaan organisaatiossanne, ota yhteyttä:
Jani Rathgeber
Managing Director
Myynti ja asiakkuudet
Puh. +358 40 506 8116
Pasi Niemi
Vice President, Project Business
Projektiliiketoiminta
Puh. +358 40 869 6745
