Uutiset
Tehokkaampi ja tuloksellisempi projektinhallinta: onnistu tämän tarkistuslistan avulla
Projektinhallinta on jotain, minkä osaamisesta ja kokemuksesta me Sematilla voimme olla hyvin ylpeitä. Asiakkaidemme projektit voivat olla laajuudeltaan, budjetiltaan ja kompleksisuudeltaan hyvinkin mittavia. Palkkalistoillamme on Suomen taitavimpia projektijohtajia ja päälliköitä, joilla on kivenkova kokemus projektien menestyksekkäästä hallinnasta.
Projektinhallinta koostuu useasta vaiheesta, kuten suunnittelusta, toteutuksesta ja seurannasta. Jokaisella vaiheella on projektikokonaisuuteen liittyvät omat tehtävänsä ja tavoitteensa, ja niiden tehokas hallinta on ratkaisevan tärkeää projektin onnistumisen kannalta. Tutustutaan ensin artikkelin asiantuntijaan ja pureudutaan sitten kuuden kohdan tarkistuslistaan, jonka avulla projektit viedään kunnialla maaliin asti!
Senior Project Manager Ville Mustanoja: Olen aina sanonut kyllä uusille mahdollisuuksille
Haastattelimme tätä artikkelia varten Senior Project Manageriamme Ville Mustanojaa. Ville on työskennellyt Sematilla jo 6 vuotta samassa asiakastoimeksiannossa. Kuuden vuoden aikana hän on ehtinyt vetää läpi huimat viitisenkymmentä tehdasautomaatiojärjestelmien toimitusprojektia! Haastatteluhetkelläkin Villellä oli samaan aikaan käynnissä kymmenen projektia.
Ennen kuin sukelletaan projektinhallinnan syvään päähän, selvitetään, millaisen matkan Ville on nykyiseen tehtävään kulkenut.
”Ennen Sematin listoille liittymistä työskentelin noin 12 vuotta kiinalaisomisteisessa yrityksessä, jossa valmistettiin nestepakkauskoneita. Olin paljon aasialaisten kanssa tekemisissä, mikä on luontevasti jatkunut nykyisessä toimeksiannossa. On tullut reissattua Kiinat, Singaporet, Malesiat ja Taiwanit useampaan otteeseen.
Aloitin huoltoinssinä, siirtyen käyttöönottoihin, ja siitä vetämään toimituksia sekä projektiliiketoimintaa. Etenin aina operatiiviseksi ja tekniseksi johtajaksi asti.
Koulutustaustaltani olen alun perin paperiteollisuuden laitosasentaja. Jatkoin opiskeluja kone- ja tuotantotekniikan parissa ja nyt aikuisiällä opiskelin vielä maisteritutkinnon.
Tuotantotalouden opinnoissa oli jonkin verran projektijohtamisen opintoja, mutta vankka projektihallinnan osaamiseni on kyllä kertynyt käytännön kautta. Olen aina sanonut kyllä, kun on tarjottu uutta työmahdollisuutta tai vastuualuetta”, Ville kertoo.
Tsekkaa nämä kohdat ja onnistu projektinhallinnassa
TARKASTUSKOHTA 1 – Selkeät tavoitteet
Jokaisen projektin on oltava selkeästi määritelty, ja sen tavoitteet on oltava ymmärrettäviä kaikille osapuolille. Tavoitteiden tulisi noudattaa SMART-periaatetta (suomeksi tavoitteiden tulisi olla spesifejä, mitattavia, saavutettavia, relevantteja ja aikarajoitettuja).
”Projektipäällikön olisi tärkeää olla keskusteluissa mukana jo siinä vaiheessa, kun myynti alkaa olla lopuillaan. Projektipäällikön on ehdottoman tärkeää osallistua tavoitteiden asetantaan ja suunnitteluun”, Ville toteaa.
Ville starttaa projektit kutsumalla kaikki sidosryhmät ja projektin osanottajat kokoon kick off -palaveriin.
Sitä ennen Ville miettii itsenäiset milestonet eli virstanpylväät tai tarkastuspisteet projektin matkalle ja merkitsee ne kalenteriinsa. Tarkastuspisteiden avulla Ville hahmottaa, mitä pitää olla valmiina missäkin vaiheessa ja isommat tavoitteet ovat helpompi palastella pienempiin hallittaviin osiin ja vaiheisiin.
Tavoitteiden määrittelyn lisäksi yhtä tärkeää projektinhallinnan kannalta alkuvaiheessa on tunnistaa mahdolliset riskitekijät. Näistä lisää kohdassa 4.
TARKASTUSKOHTA 2 – Projektisuunnitelma
”Projektin ensimetreillä on tehtävä hyvä kädenpuristus ja kapulanvaihto myynnin kanssa. Jatkan siitä, mihin he jäivät, laatimalla käytännön suunnitelman projektille”, Ville kertoo.
Projektinhallintaa auttaakin huomattavasti mahdollisimman tarkka suunnitelma, joka sisältää projektin aikataulun, resurssit ja budjetin. Hyvin tehty projektisuunnitelma auttaa pitämään projektin raameissaan ja varmistamaan sen etenemisen suunnitellusti kohti maaliviivaa.
Tämänhetkisessä toimeksiannossa käyttöönottovaihetta saatetaan suunnitella puolisenkin vuotta etukäteen. Suunnitteluun vaadittava aika riippuukin hyvin paljon projektin luonteesta.
TARKASTUSKOHTA 3 – Viestintä
Hyvä viestintä on avainasemassa onnistuneen projektinhallinnan kannalta, ja siksi tämä kohta onkin kaikista pitkäsanaisin tällä kuuden kulmakiven listallamme!
Heti projektin kärkeen on varmistettava, että kaikki projektin osapuolet ovat ajan tasalla projektin tilanteesta, sekä matkan varrella mahdollisesti (no, melko varmasti) ilmenevistä muutoksista ja ongelmista. Tehokas viestintä parantaa ymmärrystä ja vähentää mahdollisia epäselvyyksiä.
Sano asiat ääneen
”Mitä enemmän projektin alussa sanotaan ääneen asioita, sen parempi. Uskon avoimuuteen ja pidänkin porukkaa luupissa mieluummin liikaa kuin liian vähän. En oikein perusta kahdenkeskisistä juttutuokioista, vaan haluan jakaa aina asioita kaikkien avainhenkilöiden tietoisuuteen. Samoin kuin pidän huolta tarkasta dokumentaatiosta.
Tämä luo myös itselleni turvaa. Jälkikäteen ei tule sanomista siitä, ettei tästä tai tästä kerrottu mitään. Kaikilla projektin osallisilla on oikeus ajantasaiseen tietoon.”
Ville on tiheästi yhteydessä niin asiakkaan suuntaan kuin työstökonevalmistajiinkin.
Viestintää helpottaakseen Ville määrittelee eri projektin osa-alueille osaprojektipäälliköt eli vastuuhenkilöt. Nykyisen toimeksiannon tapauksessa näitä osa-alueita ovat mekaniikka, sähkö ja softa. Lisäksi projekteissa on nimettynä asennusvastaava, käyttöönottovastaava ja koulutusvastaava.
…ja toisaalta, pidä huolta, että asioista jää mustaa valkoiselle.
”Projektinhallinnan kannalta suosin viestinnässä sähköposteja, jotta asioista jää kirjallinen jälki. Olen opetellut tietynlaisen tehokkaan viestintätavan asiakkaiden suuntaan.
Ehdotan asioita tyylillä ”me olemme ajatelleet tehdä asian X näin, käykö tämä teille?” sen sijaan että esittäisin paljon avoimia kysymyksiä. Pyrin suomalaiseen tapaan aika jämptiin viestintään, jottei aikaa kulu esimerkiksi turhiin aivoriihiin, joista saattaisi tulla 10 vastakysymystä”, Ville kuvailee hyväksi havaittua mallia.
Ville kirjaa asioita projektin varrella jatkuvasti muistioihin projektia varten perustetulla Teams-kanavalla.
Villelle on muodostunut omanlainen palaverikäytäntö, jonka hän on havainnut toimivaksi.
”Pidän projektipalaverin joko viikoittain tai joka toinen viikko. Palaveria varten on aina seurantalista, mistä voi pitää silmällä projektin edistymistä. Palavereissa käydään usein läpi budjettia, projektin etenemistä mutta myös mahdollisesti tunnistettuja riskejä.”
Palaverit ovat tehokkaita, ja kestävät noin 30–45 minuuttia.
TARKASTUSKOHTA 4 – Resurssien hallinta
Tarkkaile projektin resursseja, kuten työntekijöitä, laitteita ja materiaaleja. Varmista, että resurssit ovat saatavilla silloin kun niitä tarvitaan, ja optimoi niiden käyttö.
”Aina kuunvaihteessa minulla on intensiivinen vaihe kalenterissa, kun teen raportoinnit ja käyn kaikki budjetit ja projektien statukset läpi. Haluan olla jatkuvasti kartalla siitä, missä mennään niin ihmisten kuin rahapuolenkin suhteen. Ja tietysti aina ihmiset ensin”, Ville painottaa.
Ville jatkaa muistuttamalla, että ei ole ketään ”jokua”, joka voisi tehdä asioita. Jokaiselle asialle on aina oltava resurssoituna vastuuhenkilö ja mieluiten myös varahenkilö. Viime kädessä projektipäällikkö on vastuussa ja hoitaa asian tarvittaessa itse.
”Minulle voi aina soittaa, jos on hätä. Näin ohjeistan aina kaikkia projekteissani. Toisaalta, kun laitan koneen kiinni illalla, niin sitten se pysyy kiinni. Olen kuitenkin aina puhelimen päässä.”
TARKASTUSKOHTA 5 – Riskienhallinta
Identifioi projektin mahdolliset riskit ja laadi suunnitelma niiden hallitsemiseksi. Ennakoimalla ja varautumalla riskeihin voidaan välttää monia ongelmia projektin aikana. Riskienhallinta kulkee koko projektin läpi. Jo kick-offissa pitää miettiä, tunnistetaanko jotain vaaranpaikkoja ja miten niitä ennaltaehkäistään. Jokaiselle osa-alueelle on myös mietittävä vastuuhenkilöt: kuka ottaa koppia, jos jotain ikävää tapahtuu? Ja ennen kaikkea: kuka vastaa taloudellisesti mistäkin?
Riskienhallintaan liittyy myös tietoturvariskit ja tietosuoja. Arkaluontoisia asioita on aina käsiteltävä ehdottoman luottamuksellisesti, ja mietittävä alun alkaenkin sekä tietosuojariskejä minimoiden, kenelle kuuluu mikäkin tieto. Projektinhallinnan ammattilainen osaa luoda ja suodattaa erilaisia jakelulistoja.
”Jo projektin alkutaipaleella on tärkeää osata ennakoida niin henkilöihin, tiloihin, koneisiin tai vaikka IT-puoleenkin liittyvät riskit, ja tehdä suunnitelma niiden ehkäisemiseksi”, Ville huomauttaa.
TARKASTUSKOHTA 6 – Seuranta, arviointi ja palaute
Projektinhallinnasta vastaavan on syytä seurata projektin edistymistä ja arvioida sen tuloksia säännöllisesti. Tarvittaessa matkan varrella voi tehdä muutoksia suunnitelmaan ja resurssien jakamiseen. Ihmiset tarvitsevat motivoituakseen palautetta; sekä rakentavaa että positiivista. Suomalaisessa kulttuurissa on usein niin, että hiljaisuus on hyvä merkki. Kun asiat sujuvat, ei ylimääräistä palautetta anneta. Voisimme oppia paljon kulttuureista, joissa annetaan positiivista palautetta useammin kuin kerran vuodessa pakollisena osana kehityskeskustelua.
Ville nostaakin projektipäällikön tärkeimmäksi ominaisuudeksi sen, että ihmisten kanssa on tultava hyvin toimeen:
”Ihmisten kanssa toimeentulo on projektinhallinnan kannalta kriittistä. Se on ehkä vielä tärkeämpää kuin avoimuus. On kyettävä puhumaan kaikesta, myös hankalammista aiheista kuten esimerkiksi rahasta.”
Projekteista tulee aina ottaa opiksi, jotteivat mahdolliset virheet toistuisi jatkossa. Projektin viimeinen vaihe ennen sen sulkemista onkin lessons learned, jonka tulemana projektissa ilmenneitä tärkeitä asioita nostetaan kehityskohteiksi ja huomioon otettavaksi seuraavissa projekteissa. Mukana olleille henkilöille on myös tärkeää antaa palautetta, ja käydä läpi projektin onnistumiset ja opit henkilökohtaisellakin tasolla.
Parasta Villen työssä: vapaus ja lopputulokseen vaikuttaminen
Loppuun Ville kertoo, mikä on parasta hänen työssään:
”Projektinhallinnassa nautin eniten siitä, että minulla on tietynlainen vapaus tehdä asioita ja pääsen vaikuttamaan suuresti projektin lopputulokseen. Nimittäin: sen näköinen projekti ja lopputulema kuin projektitiimikin. Jos laistetaan asioissa, ei lopputulos ole hyvä. Jos tehdään interaktiivisesti asioita, saatetaan saavuttaa jopa parempi lopputulos, mitä olisi osattu odottaa.”
Ville kiittelee myös Sematia työnantajana, että Sematin listoilla on hyvä olla projektinhallinnan ammattilaisena:
”Kun Sematilla työskentelee, on myös omanlainen vapaus. Vähän kuin yrittäjänä olisi. Voin lämpimästi suositella Sematia sellaisille projektinhallinnan erityisasiantuntijoille, jotka haluavat työllistyä mielekkäisiin ja sopivan haastaviin projekteihin, aina kunkin omaa kokemustaustaa ja osaamista mukaillen.”
Mikromanageeraamista ei Sematilla harrasteta. Ammattilaisten osaamista kunnioitetaan. Kun asiat tekee parhaansa mukaan ja tunnollisesti, se riittää. Aina jos tarvitsee tukea ja sparrausta, sitä saa”, Ville jatkaa.
Hyvin hallittujen projektien avulla voidaan saavuttaa halutut tavoitteet, säästää resursseja ja vähentää riskejä. Projektinhallinta ei ole stressaavaa nuoralla tanssimista tai tulipalojen sammuttelua silloin, kun asiat on suunniteltu hyvin, projektille on asetettu realistiset tavoitteet, eri osa-alueille on nimetyt vastuuhenkilöt ja kun projektissa viestitään aktiivisesti sekä avoimesti. Projektinhallinta voidaan monessa toimintaympäristössä nähdä myös ennen kaikkea ihmisten johtamisena.
Jos organisaatiossasi on tarvetta vahvalle projektinhallinnan ammattilaiselle, ole yhteydessä! Sematin henkilöstöstä löydät Suomen parhaita projektinhallinnan osaajia. Katso tästä ihmisemme.
