Uutiset

Projektivalmennus ja sparraus vahvistavat projektiosaamista

Monissa organisaatioissa toteutetaan projekteja, mutta henkilöstön projektiosaamisessa saattaa olla suuriakin eroja. Osaamistasojen vaihtelevuus aiheuttavat epävarmuutta projektien läpiviennissä alkumetreistä aina jälkiseurantaan asti. Monesti projektin eri vaiheissa saatetaankin oikoa, kun taustalla on puutteellinen ymmärrys projektinhallinnan keskeisistä tekijöistä.

Projekteja toteuttaessa on tärkeää, että projektien sisältö ja laajuus, tavoitteet, roolit ja vastuut ovat kaikille osallisille selkeitä. Mutta vaikka nämä ovat perusasioita, niissä on usein hankaluuksia, ja niistä on erilaisia näkemyksiä organisaation sisällä. Yhteisen käsityksen projektityöskentelystä puuttuessa ja jokaisen tehdessä asioita eri tavalla projektien kokonaishallittavuus kärsii. Paras ratkaisu ylläkuvattuun ongelmaan on henkilöstön projektiosaamisen ja -ymmärryksen kasvattaminen valmennuksin. 

Projektivalmennusta hankittaessa kannattaa kuitenkin olla tarkkana, jotta saa sitä, mitä kuvittelee ostavansa. Kokeneista projektijohtajistamme Vesa Kotiranta ja Heikki Laaksonen ja erityisesti sopimusvalmennuksia pitävä lakimies Heikki Mikkola kertovat, mitä asioita on hyvä ottaa huomioon projektivalmennusta harkittaessa.  

Mitä etuja projektivalmennus tuo yrityksille? 

Yrityksen kannattaa harkita projektivalmennuksen hankkimista, jos esimerkiksi projektien läpivienti tuntuu hankalalta, projektien laajuus tai tilannetietoisuus ei pysy hanskassa. Projektivalmennus kasvattaa henkilöstön osaamista, mikä johtaa tehokkaampaan projektien suunnitteluun ja toteutukseen. Projektivalmennus tuottaa samalla kaikille yhteisen käsityksen esimerkiksi projektitoiminnan perusteista tai vaikkapa projektien ohjausryhmän toiminnasta. Tämä auttaa luomaan ja vahvistamaan yhteisiä käytäntöjä ja prosesseja, jotka vähentävät epäselvyyksiä ja lisäävät osaltaan työn tuottavuutta sekä projektien kokonaisvaltaista onnistumista. 

“Loppupeleissä projektivalmennuksissahan on kyse toiminnan tehostamisesta tai kehittämisestä. Valmennus ei tuo pikatietä onneen, mutta hyvän valmennuksen tulisi herätellä valmennettavia katsomaan asioita uusista näkökulmista”, summaa Sematin projektijohtaja Vesa Kotiranta.  

Myös Sematin Heikki Mikkola korostaa oikeanlaisen valmennusten hyötyjä yritykselle parantuneen tehokkuuden, työviihtyvyyden ja –motivaation kautta:  

“Projektivalmennus myös auttaa yritystä löytämään mahdollisia kehittämiskohteita, joiden havaitsemisessa valmentaja/sparraaja voi oman kokemuksensa kautta avustaa valmennettavia.” 

Projektivalmennuksen lisäksi yrityksen onkin hyvä analysoida projektitoimintansa haasteita ja kehittää toimintaansa pitkäjänteisesti. Projektivalmennus voivat olla lähtölaukaus kehittämiselle tai osa uusien toimintamallien käyttöönottoa toiminnan kehittämisprojektin päätteeksi.  

Projektivalmennus tarjoaa tilaisuuden jakaa kokemuksia  

Haasteet kommunikaatiossa tai tiimityöskentelyssä ovat tyypilliset syyt, jotka aiheuttavat päävaivaa projekteissa. Jos yhteisiä toimintatapoja ei ole aikaisemmin ollut ja ristiriitoja on jo päässyt syntymään, projektivalmennus tarjoaa loistavan tilaisuuden vaihtaa kokemuksia. Avoin keskustelu valmennusten yhteydessä auttaakin myös yhteishengen luomisessa huomauttaa projektijohtaja Heikki Laaksonen.  

“Tärkeä piirre valmennuksissa on tiimiytyminen ja kokemuksien jakaminen yhteisten harjoitusten ja keskusteluiden kautta. On tärkeää, että valmentaja pystyy luomaan tilaisuuteen välittömän, rauhallisen ja avoimen ilmapiirin.” 

Sematin projektijohtaja Vesa Kotirannan mielestä tärkeää onkin, että valmentajalla on käytännön kokemusta projektijohtamisesta ja projektien kiemuroista. Käytännön esimerkkien kautta valmennettavat pystyvät samaistumaan valmentajan kokemuksiin. Myös yleisön haltuun ottaminen on oleellinen taito valmentajalle: “Hyvä valmentaja saa takarivinkin pönöttäjät heräämään ja kertomaan tuskastaan projekteissa.”

Huolellisella valmistelulla paras lopputulos

Mitä enemmän valmentaja tietää millaisten haasteiden parissa valmennettavat painivat, sitä paremmin valmentaja voidaan valita ja valmennuksen sisällöt voidaan valita. Tämä edellyttää yritykseltä haasteiden tunnistamista ja tunnustamista. Projektijohtaja Heikki Laaksonen toteaakin valmennusten olevan yrityksille usein merkittäviä investointeja, joten valmennusten valmisteluun kannattaa panostaa riittävästi aikaa.  

“Mitä enemmän valmennusta räätälöidään ja valmentajat briiffataan, sitä parempaa vastinetta varsinaisessa valmennuksessa saadaan osallistujille.” 

Valmennuksen suunnittelussa, valmennuksen aikana sekä sen jälkeen on hyvä kuunnella henkilöstöä valmennuksen sisällöstä, toteutuksesta sekä tuloksista. 

 “Kun valitaan valmennusta, täytyy olla tarkkana siinä mitä ostetaan ja mikä on kohderyhmä. Perusvalmennukset toimivat monessa tapauksessa, mutta usein hyödyt saadaan mitattua paremmin ulos kattavammalla räätälöinnillä ja tarkalla kohdentamisella”, Heikki Laaksonen kertoo.

Myös Vesa Kotiranta kehottaa miettimään millaisia projekteja yrityksessä tehdään, ja mitkä ovat todelliset haasteet projektien taustalla.  

“Suuryrityksillä ja heidän asiakkaillaan on usein valmiit projektimallit, jotka ohjaavat projektien toteuttamista. Suuryritysten kansainväliset projektit vaativat kuitenkin projektien parissa työskenteleviltä erityisesti erilaisten kulttuurien ymmärrystä, viestintään ja tiedonkulkuun panostamista ja erilaisten toimintatapojen yhteensovittamista.” 

Projektisparraus tuo uusia ulottuvuuksia 

Vaihtoehtona projektivalmennukselle on myös yksittäisten henkilöiden tai pienryhmien projektisparraus. Sparraaja toimii kuuntelijana ja tarvittaessa kyseenalaistajana, jolloin vaikeisiinkin tilanteisiin saadaan uutta näkökulmaa.  Sparrausten aiheena voi olla esimerkiksi johtaminen, johtajuus, kriisijohtaminen, muutosjohtaminen, ohjausryhmätyöskentely tai projektiportfolionhallinta. Henkilökohtaisissa sparrauksissa voidaan keskittyä myös konkreettisiin projekteihin, joissa projektipäällikkö- tai johtaja tarvitsee tukea. Johtoryhmän tai ohjausryhmän sparraus on myös tehokas työväline esimerkiksi salkunhallinnan tueksi.  

Miten valita projektivalmennus tai projektisparraus? 

1. Tiedä, mitkä ovat haasteesi  

Mitä tarkemmin tiedät, mitkä ovat projektitoimintasi haasteet, sitä paremmin valmennus vastaa tarpeesi. Semat auttaakin projektitoimintasi kehittämisessä laaja-alaisesti. Projektivalmennuksen pohjaksi voidaan myös teettää verkkokysely projektitoiminnastanne, joka antaa hyvän katsauksen, millaisia haasteita ja menestystekijöitä projekteissanne henkilöstön näkökulmasta on.  

2. Aseta tavoitteet

Haasteiden ollessa selvillä asetetaan tavoitteet, mitä valmennuksella halutaan saavuttaa. Halutaanko saada yleinen projektiosaaminen uudelle tasolle vai onko tarve keskittyä erityisempään ongelmaan esimerkiksi projektin ohjausryhmätyöskentelyyn?  

3. Valmis valmennuspaketti, räätälöity projektivalmennus vai projektisparraus?

Kun haasteet ja tavoitteet ovat tiedossa, seuraavana on hyvä pohtia kannattaako projektivalmennus olla valmis valmennus vai pitäisikö valmennus olla räätälöitävissä organisaatiollenne sopivaksi. Myös kohdeyleisö on syytä miettiä huolella ja tarvittaessa jakaa henkilöstö pienempiin valmennusryhmiin. Samalla on hyvä pohtia olisiko henkilökohtainen projektisparraus parempi apu tai olisiko se hyvä lisätuki avainhenkilöille.  
 
Usein uusien toimintamallien juurruttaminen vaatii pitkäjänteisempää työskentelyä, jolloin pidempiaikainen ja kattavampi valmennusohjelma on myös harkitsemisen arvoista. Olemme toteuttaneet valmennusohjelmia esimerkiksi Helenille.

4. Etsi sopiva yhteistyökumppani 

 Valmennuksen voi toki tuottaa itsekin, mutta ulkopuoliset silmät näkevät organisaation haasteet usein selkeämmin. Yhteistyökumppanin valinnassa kannattaa miettiä, millaisia asioita haluaa painottaa: tuleeko valmentajilla olla projektijohtokokemusta tai käytännön osaamista tietyltä toimialalta? 

Sematin valmentajat ovat aina täysipäiväisiä projektipäällikköjä ja –johtajia, joilla on rautainen käytännönosaaminen esimerkiksi teollisuuden toimitusprojekteista.  

5. Käytä aikaa projektivalmennuksen valmisteluun  

Mitä paremmin valmentaja on perillä, millaisia haasteita koulutuksella halutaan ratkaista, sitä paremmin se saadaan sopimaan kohdeyleisön tarpeisiin. Yhteiset workshopit ennen valmennusta varmistavat valmennuksen onnistumisen. 

Semat kumppaninasi projektivalmennuksissa ja projektisparrauksissa

Tarjoamme käytännönläheisiä valmennuksia projektipäälliköidemme ja -johtajiemme toimesta. Projektivalmentajamme työskentelevät täyspäiväisinä projektipäälliköinä ja –johtajina, joilla on vankka käytännön osaaminen ja ymmärrys erilaisista projekteista eri toimialoilla.

Painotamme projektivalmennuksissamme käytännön esimerkkejä ja projektipäälliköidemme omakohtaisia kokemuksia projektijohtamisesta – varoittavia esimerkkejä unohtamatta. Valmentajat valitaan aina kohderyhmän mukaan. Ota helposti yhteyttä soittamalla, yhteydenottolomakkeella ja chatin kautta.