Uutiset

Teknologiansiirtoprojekti – 6 vinkkiä vaativan projektin läpivientiin 

Rakkaalla lapsella on monta nimeä: teknologiansiirto on yksi nimi prosessille, jossa teknologiaa tai osaamista siirretään organisaatiosta tai paikasta toiseen. Riippuen, mitä ollaan siirtämässä, voidaan puhua myös valmistuksen tai tieto-taidonsiirrosta. Siirrettävänä on voi olla sekä aineettomia omistusoikeuksia, kuten patentteja ja ohjelmistoja, että aineellisia omistusoikeuksia, kuten laitteita ja materiaaleja. Kokonaisuudessaan teknologiansiirtoprojektit ovat kuitenkin haasteellisia projekteja ja vaativat projektipäälliköltä ja koko projektiryhmältä erityistä osaamista. 

Haastattelimme projektipäällikköjä Tomi Saarta ja Janne Jarvaa teknologiansiirtoon liittyvistä kiemuroista. Kummallakin heistä on vuosien kokemus teknologiansiirtoprojekteista. 

Tomilla on 20 vuoden ajalta kokemusta valmistavan teollisuuden teknologiansiirtoprojekteista erityisesti siirroista maasta toiseen. Tomi on ollut teknologiansiirtoprojekteissa, joissa tuotteen eri osa-alueiden valmistusta siirrettiin toiseen maahan, mutta myös johtamassa projekteja, joissa koko valmistus siirrettiin toiseen maahan. Jannelle teknologiansiirtoprojektit ovat tuttuja erityisesti osaamisen siirtoon liittyvien tehtävien ja kohteessa tapahtuvien tukitoimien osalta. Kummankin tekemät teknologiansiirtoprojektit ovat olleet useita vuosia kestäviä ja vaatineet laajaa osaamista erityisesti valmistavasta teollisuudesta. 

Teknologiansiirtoprojektin suurimmat haasteet  

Teknologiansiirtoprojektit ovat haasteellisia projekteja erityisesti, jos valmistusta siirretään maasta toiseen. Kuten muissakin kansainvälisissä projekteissa, teknologiansiirtoprojekteissakin saatetaan törmätä suuriin toimintakulttuurieroihin puhumattakaan esimerkiksi tietojärjestelmistä, jotka voivat olla täysin erilaiset kuin lähtömaassa. 

“Teknologiansiirtoprojektit vaativat projektipäälliköltä herkkiä tuntosarvia ja hyvää ihmistuntemusta, sillä kulttuurierot tai töiden loppuminen toisaalla saattavat vaikuttaa projektin etenemiseen tai projektissa työskentelevien motivaatioon”, Tomi Saari huomauttaa.  

Teknologiansiirtoprojektit haastavat organisaatiota myös sen suhteen, että siirrettävän palvelun tai tuotteen tiedot ja toiminta sen ympärillä täytyy olla täydellisesti tiedossa ja dokumentoitu. Projektia ei voida siis aloittaa ennen kuin on varmistettu, että omat datamassat, osaamisvaatimukset ja toimintaohjeet ovat kunnossa. Vastapuolena tähän on, että asiakkaan lähtötilanne täytyy olla tiedossa; millaista osaamista organisaatiosta löytyy, ovatko fasiliteetit valmiina, ovatko hankintaverkostot toimivia. Sikaa säkissä ei kannata lähteä ostamaan teknologiansiirtoprojektissakaan.  

Miten sitten selvitä teknologiansiirtoprojektista kuivin jaloin? Kokosimme kuusi oleellisinta asiaa, mitä tulee huomioida.  

Kuusi askelta onnistuneeseen teknologiansiirtoon 

1. Tunne omat tuotteesi ja palvelusi 

Tärkeimpiä asioita teknologiansiirtoprojektissa on oman palvelun tai tuotteen läpikotainen tuntemus. 

“Projektia ennen ns. oma pää pitää olla kunnossa. Teknologiansiirto vaatii täydellisen tiedon tuotteesta ja toiminnasta sen ympärillä. Esimerkiksi tuoterakenteiden ja nimikkeiden on oltava kunnossa ja viimeisimmät revisiot piirustuksista täytyy olla säntillisesti dokumentoitu ja löydettävissä”, kertoo Janne.  

2. Tunnista asiakkaan vaatimukset ja asiakkaiden toiminnallinen kyvykkyys  

Kun oma pesä on kunnossa ja tiedetään, mitä tuotteen valmistaminen vaatii niin osaamisten, tietojärjestelmien kuin esimerkiksi materiaalien osalta, voidaan katse siirtää vastaanottavaan tahoon. Erittäin tärkeää on selvittää perinpohjaisesti, mikä on asiakkaan toiminnallinen kyvykkyys ja mitkä ovat asiakkaan tavoitteet. Näitä asioita on peilattava siihen, mitä tuotteen valmistus vaatii myös fasiliteettien, hankinnan kuin henkilöstön osalta. 

“Tärkeää on myös rehellisesti tunnistaa vastaanottavan tahon tilanne ja kyvykkyys. Aina näin ei ole tehty ja vaikka sopimuksessa olevat asiat olisi toteutettu, vastaanottava taho ei pysty tuottamaan esimerkiksi haluttua laatua, koska osaamista ei ole saatu halutulle tasolle. Tämä on hyvä esimerkki, miksi teknologiansiirtoprojekteissa on hyvä olla alusta lähtien niiden kommervenkit osaava projektipäällikkö tai asiantuntija”, Janne huomauttaa. 

3. Analysoi teknologiansiirtoon liittyvät riskit 

Riskien tunnistaminen ja tunnustaminen on oleellista kaikissa projekteissa, mutta erityisesti teknologiansiirtoprojekteissa riskienhallinta korostuu. Suurena riskinä on tiedostamattomuus, joka liittyy yllä mainittuun omaan tilanteeseen ja asiakkaiden tilanteeseen ja kyvykkyyteen. 

“Puutteelliset tiedot lähtötasosta muodostavat valtavan riskin projektin onnistumisen kannalta. Ihmisillä oleva oletus on usein väärä ja puutteelliset selvitykset ajavat projektin väärille urille heti. Tässä kohtaa kokemus puhuu ja mahdolliset haasteet on mahdollista tunnistaa nopeammin, jos aikaisemmista teknologiansiirtoprojekteista on kokemusta”, Tomi kertoo. 

Riskiarviot ovat oleellisia myös kumppanien ja asiakkaiden valinnassa. Erityisesti taloudellisiin tekijöihin kannattaa kiinnittää huomiota. Teknologiansiirtoprojektit ovat hintavia, joten tarkkuuteen on syytä. 

4. Kutsu asiantuntija mukaan neuvotteluihin 

Kaikissa projekteissa laajuuden määrittely on avainasia ja niin on myös teknologiansiirtoprojekteissa. Tärkeää on, että kumpikin osapuoli ymmärtää, mitä on sovittu ja mitä projektiin kuuluu.  

Haasteena ovat usein sopimusneuvotteluiden pituudet ja niihin osallistuvien tiedot teknologiansiirron mutkikkuudesta. Alussa saatetaan hukata kallisarvoista aikaa, kun monimutkaisuutta ei tunnisteta ja aikaa vaikuttaa olevan riittämiin. 

“Parhaaseen lopputulokseen päästään, kun teknologiansiirroista kokemusta omaava projektipäällikkö osallistuu neuvotteluihin alusta alkaen esimerkiksi asiantuntijan roolissa. Tällöin aikataulut, mahdolliset vaaranpaikat ja valmistelut onnistuvat paremmin. Projekti saadaan myös liikkeelle sutjakkaammin”, Tomi summaa. 

5. Tiedonhallinta: yhden luukun periaate 

Tietojärjestelmät ja esimerkiksi ERP ovat valtavia tietovarantoja. Teknologiansiirroissa myös datan hallinta, sen ymmärtäminen ja oikeellisuus ovat entistä kriittisempiä asioita ja tiedonsiirto näyttelee entistä suurempaa roolia. Tässäkin kohtaa oman ja asiakkaan tilanteen ymmärtäminen on oleellista.  

Projektin aikana tiedon- ja muutoksenhallinta korostuu myös ja esimerkiksi revisiohallinta on oltava timanttista. Hyvänä ohjenuorana on sopia yhteyshenkilö, joka huolehtii kommunikoinnista projektin ja asiakkaan välillä. Sama henkilö huolehtii myös dokumenttien oikeellisuudesta, hallinnoimisesta ja toimittamisesta asiakkaalle tai yhteistyökumppaneille. 

6. Ota huomioon logistiikka ja hankinta 

Jos teknologiansiirtoprojektin suuntautuu maasta toiseen, erityisesti hankintaan ja logistiikkaan tulee kiinnittää huomiota.  

Hankinnassa tulee varmistaa, onko asiakkaalla valmiiksi toimittajaverkosto, jota voidaan hyödyntää vai onko sekin luotava projektin aikana. Ennen kaikkea on huolehdittava, että laatuvaatimukset täyttyvät.  

Logistiikassa on huolehdittava niin materiaalien kuin ihmisten saamisesta paikan päälle oikeaan aikaan. Työntekijöiden osalta on järjestettävä mm. majoitukset, vakuutukset ja matkaliput. Paikallistuntemuksella on suuri vaikutus, joten vastaanottavan tahon tietotaitoa kannattaa ehdottomasti hyödyntää. Myös turvallisuuteen vaikuttavat asiat tulee huomioida hyvin tarkasti. 

“Kohteessa projektipäällikön tulee varmistaa, että kaikki työntekijät pärjäävät ja työskentely on turvallista. Tässäkin kohtaa hyvä suunnittelu ja valmistelu on avain”, Tomi sanoo.  

Mitä etua kokenut projektinpäällikkö teknologiansiirtoprojektiin? 

Teknologiansiirtoprojektit ovat vaativia projekteja ja ne vaativat pelkästään kyseiseen projektiin keskittyvän projektipäällikön. Näin varmistetaan, että projekti saadaan läpi vietyä suunnitellusti. Oleellista on myös valita projektipäälliköksi henkilö, jolla on kokemusta teknologiansiirtoprojekteista ja tuntee eri osa-alueet. Aina talon sisältä ei tällaista henkilöä löydy tai ole vapaana ko. projektiin, jolloin on hyvä kartoittaa muita vaihtoehtoja.  

Sematilla on useampia projektipäälliköitä, joilla on vankkaa kokemusta teknologiansiirtoprojekteista. Mitä varhaisemmassa vaiheessa projektipäällikkö tulee osaksi projektia, sitä suurempia positiivisia vaikutuksia itse projektiin, sen kustannushallintaan, aikataulunpitoon ja riskienhallintaan syntyy.  

Ulkoinen projektipäällikkö tuo käyttöön kokemuksensa lisäksi myös ulkopuoliset silmät, jotka tarkastelevat asioita objektiivisemmin. Näin he osaavat tarvittaessa haastaa jämähtäneitä käytänteitä ja vaatia tietoa päätösten tekemisen tueksi. Samalla organisaatio saa myös tarvittavaa kokemusta teknologiansiirtoprojekteista ja oppia, miten hommaa kannattaa viedä eteenpäin, sillä teknologiansiirtoprojektit vaativat onnistuakseen käytännön kokemusta. Projektiammattilainen katsoo myös, että budjetti, aikataulu ja laatuun liittyvät asiat tulevat suunnitelluiksi ja hallituiksi projektin aikana.

Kaipaako projektitiimisi vahvistusta? Ota meihin helposti yhteyttä yhteydenottolomakkeella, soittamalla tai chatin kautta!