Uutiset
Projektijohtaja Pasi Niemen ajatuksia projektijohtamisesta kriisin aikana
Pasi Niemellä on 30 vuoden kokemus johtamisesta ja erilaisista kriisitilanteista. Uransa ensimmäiset 16 vuotta hän työskenteli Puolustusvoimissa, muun muassa opetusupseerina. Puolustusvoimat kouluttaa kriisitilanteen johtamisen ammattilaisia varsin laaja-alaisesti.
Puolustusvoimilta Pasi siirtyi yksityiselle sektorille, teollisuuden tuotantojohtajan tehtäviin. Kriiseiltä ei siviilitehtävissäkään voinut välttyä: ”Olen johtajana kohdannut hyvinkin haastavia tilanteita, kuten työntekijän menehtymisen työpaikalla, organisaatioon kohdistuneet vakavat rikosepäilyt ja siitä seuranneen ikävän julkisuuden, suuret vaihtelut markkinakysynnässä sekä kysynnän laskusta seuranneet sopeutustoimet lomautuksineen ja irtisanomisineen”, kertoo Pasi. ”Voisikin sanoa, että ne kuuluisat ”heinäsirkatkin” on tässä omakohtaisesti koettu ja nähty”.
Tällä hetkellä Pasi työskentelee Sematilla projektijohtajana erilaisissa asiakastoimeksiannoissa. Projekteja suunniteltaessa hän korostaa riskienhallinnan näkökulmaa. ”Parasta varautumista on ehdottomasti kaikki se, mitä on tehty etukäteen” hän painottaa.
”Jos organisaatio vasta kriisitilanteessa alkaa selvittää perusasioita, ollaan huolestuttavassa tilanteessa. Kriisitilannejohtamisessa korostuu henkilöiden ammattitaito, tilannekuvan oikeellisuus ja viestinnän laatu. Toivoa sopii, että erilaisissa projekteissa on nyt varauduttu riskeihin esimerkiksi laadukkaalla ja käytännönläheisellä riskienhallintasuunnittelulla, budjeteissa riskivarauksin ja tietysti varamiessuunnitelmin.”
Koronakriisi on muuttanut projektien toimintaympäristöä selvästi ja lyhyessä ajassa. Pasi kuvaa nykytilannetta siirtymänä suunnitelmallisesta toimintaympäristöstä sellaiseen, jossa muutoksenhallinta korostuu. ”Oman haasteensa johtamiselle ja tilanteen hallinnalle tuovat jatkuvasti muuttuvat viranomaismääräykset. On myös selvää, että kansainvälisissä projekteissa on valtavia haasteita senkin takia, että tämänkertainen pandemia on todellakin globaali ja etenee eri vaiheissa eri maanosissa ja maissa. Kerrannaisvaikutukset kestävät pitkään. Nyt tärkeää on nopea reagointi muuttuneeseen toimintaympäristöön ja tietysti yhteistyö sekä toiminnan mahdollisimman suuri läpinäkyvyys, jolla sitä yhteistyötä ja luottamusta parannetaan.”
Kriisitilanteesta selviytyy Pasin mukaan parhaiten kiinnittämällä huomiota johtamisen laatuun ja pitämällä pään kylmänä:
”Johtamisessa päätöksenteon sykli muuttuu nopeammaksi, kommunikointi suoraviivaistuu ja päätöksiä joudutaan usein tekemään vajavaisemmin tiedoin ja lyhyemmässä aikaikkunassa. Päätöksenteon ja paineensietokyvyn merkitys korostuu – vahingollisinta kriisitilanteessa on, ettei päätöksiä synny lainkaan.”
Nopean ja laadukkaan päätöksenteon keskeinen edellytys on vahva tilannetietoisuus. ”Kriisitilanteissa ei ole tilaa johtajille, jotka haluavat paistatella omassa erinomaisuudessaan”, kertoo Pasi. ”Tarvitaan johtamista, joka on vaikuttavaa nimenomaan organisaation toiminnan jatkumisen kannalta. Kriisistä on tarkoitus selvitä mahdollisimman pienin vaurioin, mikä on tärkeää pitää koko ajan mielessä.”
Käytännön tasolla tämä tarkoittaa vahvaa panostusta projektitiimin johtamiseen. Pasin mukaan tärkeimmät asiat ovat aktiivinen johtaminen, aktiivinen kommunikointi ja luottamusta ylläpitävä toiminnan läpinäkyvyys. Erinomainen tilannetietoisuus ei synny ilman tiimin aktiivista ja rehellistä toimintaa. Tiimin sisäinen viestintä ja tehokkaat viestintämenetelmät vaikuttavat siihen, että kaikille tiimin jäsenille muodostuu oikea kuva tilanteesta, ja sitä kautta perusteet oikeiden päätösten tekemiseen. ”On seurattava jatkuvasti eri kanavia, joista tietoa on saatavilla ja pohdittava, miten muutokset vaikuttavat kunkin tiimiläisen vastuualueisiin ja toimintaan. Tämä, yhdistettynä selkeään, avoimeen viestintään, antaa ryhmän toiminnalle parhaat edellytykset, kun pandemian vaikutukset alkavat hellittää. Silloin meillä kaikilla on nimittäin kiire!”
Pasin teesit kriisijohtamiseen
- Tee päätöksiä, mahdollisimman yksiselitteisiä ja tilanteen kannalta oleellisia. Mikään ei ole yhtä vahingollista kuin se, että päätöksiä ei synny tai ne ovat kryptisiä.
- Tilannetietouden merkitystä oikeiden päätösten tekemiseen ei voi korostaa liikaa. Ota viimeistään nyt käyttöösi kaikki menetelmät, keinot ja kanavat ajantasaisen tiedon saamiseksi. Älä panttaa tietoa, vaan tuo se kaikkien tarvitsijoiden saataville.
- Käytössäsi on myös muuta ammattitaitoa kuin omasi. Luota tiimiisi ja asiantuntijoihin, älä eristäydy!
- Nyt on aika ottaa varautumissuunnitelmat käyttöön! Perehdy niihin ja toimi niiden mukaan. Huolehdi varamiesjärjestelyistä ja ole luova. Varaudu nopeisiin muutoksiin, toteuta ne tiimisi kanssa hallitusti. Pidä pyörät pyörimässä!
- Älä elä vain tässä hetkessä, vaan suunnittele toiminnan sujuva jatkuminen kriisin laannuttua. Kaikilla on silloin kova kiire.
